Marktconsultatie voorbereiden: praktische handleiding

Marktconsultatie voorbereiden: praktische handleiding

Een marktconsultatie voorbereiden lijkt eenvoudig, maar in de praktijk gaat het vaak mis door onduidelijke doelen en rommelige vragenlijsten. Met een goede voorbereiding haalt u maximale waarde uit de markt.

Wat is een marktconsultatie en waarom is het belangrijk?

Een marktconsultatie is een gestructureerd onderzoek bij marktpartijen, voorafgaand aan een aanbesteding, om kennis en inzichten op te halen. Een marktconsultatie voorbereiden helpt u om realistische eisen te stellen.

Juridisch kader: wat mag wel en wat niet?

Bij een marktconsultatie voorbereiden moet u altijd rekening houden met de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsbeginselen. Transparantie en non-discriminatie zijn leidend.

Stap 1: bepaal het doel

Formuleer een hoofdvraag en concrete subdoelen. Voorbeelden:

• Toetsen of de gewenste doorlooptijd realistisch is

• Inzicht krijgen in innovatieve oplossingen

• Beoordelen of contractduur marktconform is

• Inventariseren welke risicos marktpartijen zien

Stap 2: analyseer uw interne behoefte

Voordat u naar buiten gaat, moet u intern helder hebben wat uw organisatie nodig heeft. Maak een korte interne notitie met aanleiding, doelstellingen en randvoorwaarden.

Stap 3: kies de juiste vorm

• Schriftelijke marktconsultatie - u publiceert vragen en ontvangt schriftelijke reacties

• Plenaire bijeenkomst - presentatie met ruimte voor vragen

• Individuele gesprekken - een-op-een gesprekken op basis van vooraf gedeelde vragen

• Combinatievorm - start schriftelijk, verdiep in sessies

Stap 4: stel een helder document op

Het marktconsultatiedocument bevat:

• Inleiding en doel

• Beschrijving van de behoefte

• Randvoorwaarden

• Vragenlijst

• Werkwijze en planning

• Juridische disclaimer

Stap 5: formuleer slimme vragen

Voorbeelden van goede marktconsultatievragen:

• Welke oplossingsrichtingen ziet u?

• Welke risicos ziet u bij de planning?

• Welke contractvormen zijn gebruikelijk?

• Welke eisen acht u disproportioneel?

Stap 6: bepaal planning en communicatie

Plan minimaal twee tot drie weken reactietijd. Publiceer via TenderNed of vergelijkbaar platform.

Stap 7: borg transparantie

Gebruik een standaardvragenlijst voor alle gesprekken. Deel informatie gelijkwaardig met alle deelnemers.

Stap 8: analyseer de input

Voorbeelden van aanpassingen na een marktconsultatie:

• Verruimen van de doorlooptijd

• Aanpassen van disproportionele eisen

• Kiezen voor een andere contractvorm

• Toevoegen van functionele eisen

Veelgemaakte fouten

• Onvoldoende intern afgestemd

• Te vage vragen

• Te weinig tijd

• Geen duidelijke terugkoppeling

• Onvoldoende vastlegging

Checklist: marktconsultatie voorbereiden in 10 stappen

• 1. Formuleer helder doel en onderzoeksvragen

• 2. Stem intern af

• 3. Kies passende vorm

• 4. Stel concept-document op

• 5. Laat juridisch toetsen

• 6. Bepaal publicatiestrategie

• 7. Plan realistische termijnen

• 8. Richt analyseproces in

• 9. Documenteer inzichten en keuzes

• 10. Koppel uitkomsten terug aan de markt

Hoe TenderGrowth u kan helpen

TenderGrowth ondersteunt aanbestedende diensten bij het opzetten, uitvoeren en analyseren van marktconsultaties. Neem contact op voor een vrijblijvende kennismaking.