.svg)
UEA invullen voor MKB-bedrijven: voorbeeld en checklist
De meeste MKB-bedrijven verliezen hun tender niet op EMVI, maar al op het UEA. Vormfout. Verkeerde versie. Onvolledig. Zonde van je tijd en je scorepotentieel.
Goed nieuws: het UEA is geen juridisch mijnenveld, maar een gestructureerde Go/No-Go-check. Met een helder format, een vast proces en een concreet uea invullen voorbeeld mkb haal je de spanning eruit.
Waarom het UEA voor MKB-bedrijven vaak onnodig spannend voelt
De meeste MKB-organisaties hebben geen vaste tenderdesk. Kennis over UEA invullen zit bij een commercieel manager, een projectleider of een externe adviseur. Valt die weg of is die druk, dan wordt het improviseren.
Het UEA voelt vaak als juridische rompslomp. In werkelijkheid is het een gestructureerde check: mag je meedoen, voldoe je aan de basisvoorwaarden, klopt je profiel. Zie het als de licentiecontrole voor je de competitie in mag.
De pijn: een fout in het UEA en je ligt eruit. Nog voor je EMVI-plan is gelezen. Dat gebeurt vaker dan je denkt: verkeerde CPV-code, oude referenties, niet-ondertekend document, verkeerde inschrijver.
Met een vast UEA-format en een checklist gaat je foutmarge omlaag. Je winrate gaat omhoog, simpelweg omdat je niet meer uit de wedstrijd wordt gehaald op formele gronden.
Voorbeeld uit de praktijk
Een installatiebedrijf met 35 medewerkers werd drie keer achter elkaar uitgesloten op vormfouten in het UEA. Na het inrichten van een standaard UEA-profiel en een interne checklist haalde dezelfde organisatie in het jaar erna 100% formele geldigheid op 9 ingediende tenders. Meer voorbeelden vind je bij onze projecten.
Zo lees je de aanbesteding en UEA-instructies scherp
De grootste fout: direct TenderNed openen en beginnen met invullen. Start niet in het UEA, maar in de aanbestedingsleidraad en het selectiedocument. Daar staat wat echt telt.
Loop de leidraad per paragraaf langs en noteer alle eisen die terugkomen in het UEA: uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, referenties, minimale omzetten, verplichte certificaten.
Maak daarna een korte UEA-voorbereidingstabel:
- Eis - omschrijving uit de leidraad
- Bron document - waar vind je het bewijs
- Wie levert aan - finance, HR, directie, projectleider
UEA invullen per deel: basisgegevens en uitsluitingsgronden
Deel I - Informatie over de aanbesteding. Dit deel is vaak al ingevuld door de aanbestedende dienst. Gebruik exact de benamingen en referentienummers uit de documenten.
Deel II - Informatie over de ondernemer. Hier gaat het vaak mis. Vul de juridisch juiste, statutaire naam in, niet alleen de handelsnaam.
Deel III - Uitsluitingsgronden. Dit deel vraagt om discipline. Loop alle vragen systematisch door en beantwoord elke vraag met Ja of Nee, conform de werkelijkheid.
Geschiktheidseisen en referenties
In Deel IV gaat het om geschiktheid. Voor MKB is referentiestrategie cruciaal. Kies 2-3 projecten die qua scope, omvang en CPV-codes maximaal matchen met de aanbesteding.
Gebruik een vast referentieformat:
- Projectnaam en korte omschrijving
- Opdrachtgever en contactpersoon
- Scope en CPV-codes
- Contractwaarde en looptijd
- Jouw rol
- Resultaat
Veelgemaakte fouten bij UEA invullen door MKB
- Verkeerde of verouderde UEA-versie
- Inconsistente Ja/Nee-antwoorden bij uitsluitingsgronden
- Onduidelijkheid bij combinaties en onderaannemers
- Bijlagen vergeten of verkeerd koppelen
- Ondertekening niet op orde
Praktisch UEA-invulvoorbeeld voor MKB
Stap 1 - Maak een master UEA met alle vaste gegevens.
Stap 2 - Volg altijd dezelfde volgorde: Deel I-V.
Stap 3 - Gebruik interne screenshots van eerdere goedgekeurde UEAs.
Stap 4 - Vier-ogen-principe: laat een tweede persoon controleren.
Stap 5 - Archiveer per tender een volledige UEA-set.
Wil je zien hoe wij dit inrichten? Kijk bij onze werkwijze.
Checklist: controleer jouw UEA voor je indient
- Identiteit - Statutaire naam, KvK, BTW kloppen
- Aanbestedingsgegevens - Juiste referentie, geen oude namen
- Uitsluitingsgronden - Alle vragen beantwoord
- Geschiktheid - Referenties sluiten aan op de eisen
- Bijlagen - Alle verklaringen toegevoegd
- Ondertekening - Juiste tekenbevoegde, juiste datum
- Archief - Volledige UEA-set opgeslagen
Van UEA-stress naar vaste routine
UEA invullen hoeft geen loterij te zijn. Met een helder proces, een masterprofiel en een praktische checklist haal je de spanning eruit.
Gratis UEA-check voor jouw MKB-profiel
Wil je een keer samen door jouw UEA lopen? Plan een consult en we zetten in een sessie jouw basis strak.
Lees meer over ons team of bekijk meer blogs over tenderstrategie.
