Past performance is de beoordeling van hoe een inschrijver eerder heeft gepresteerd bij vergelijkbare opdrachten. Het gaat niet om wat je belooft te gaan doen, maar om wat je aantoonbaar hebt gedaan.
De term komt oorspronkelijk uit de Amerikaanse aanbestedingspraktijk, waar het al decennia een vast onderdeel is van overheidsinkoop. In Nederland groeit de toepassing, maar het gebruik is nog niet overal even volwassen.
Past performance raakt je als MKB-inschrijver op twee manieren. Ten eerste kan het een selectiecriterium zijn. Ten tweede kan het een gunningscriterium zijn, waarbij je eerdere prestaties meewegen in de beoordeling van je aanbieding.
Dat klinkt redelijk. Wie goed presteert, verdient een streepje voor. Toch?
Ja en nee. Het probleem is dat past performance starters en nieuwe toetreders benadeelt. Als je nog geen track record hebt in de publieke sector, sta je meteen 0-1 achter. Dat wringt met het gelijkheidsbeginsel dat de Aanbestedingswet 2012 voorschrijft.
De Gids Proportionaliteit waarschuwt hier ook voor. Referentie-eisen moeten proportioneel zijn.
Er zijn grofweg drie manieren waarop past performance wordt toegepast in Nederlandse aanbestedingen.
De eerste en meest voorkomende is via referentie-eisen bij de selectie. Je levert twee of drie referentieprojecten aan die qua aard, omvang en complexiteit vergelijkbaar zijn met de uitgevraagde opdracht.
De tweede manier is een prestatieregister. Rijkswaterstaat werkt bijvoorbeeld met het Prestatieladder-systeem, waarbij aannemers worden beoordeeld op hun prestaties tijdens lopende contracten.
De derde variant is het meewegen van past performance als gunningscriterium. Stel, een waterschap besteedt het maaibeheer van dijken aan. Partij A heeft de afgelopen vijf jaar het maaibeheer gedaan en kreeg steeds goede beoordelingen. Partij B is nieuw. Het waterschap kent partij A. Partij B biedt een beter plan, maar scoort lager op past performance omdat er simpelweg geen historie is.
Is dat eerlijk? Formeel misschien. Maar het creert een gesloten markt.
De Aanbestedingswet 2012 staat referentie-eisen toe als geschiktheidseis (artikel 2.93). Maar er zijn grenzen. De eisen moeten verband houden met het voorwerp van de opdracht. Ze moeten proportioneel zijn. En ze mogen niet onnodig beperkend werken.
Het gebruik van past performance als gunningscriterium is juridisch complexer. Het Europese Hof heeft benadrukt dat gunningscriteria betrekking moeten hebben op de aangeboden prestatie, niet op de inschrijver als zodanig.
Bouw actief aan je referentieportfolio. Veel MKB-bedrijven vergeten na afloop van een project een evaluatie of tevredenheidsverklaring te vragen. Doe het meteen.
Schrijf je referenties op maat. Koppel je referentie expliciet aan de eisen in de aanbesteding.
Heb je weinig of geen referenties in de publieke sector? Wees daar eerlijk over, maar laat zien dat je ervaring uit de private sector direct vertaalbaar is.
En als je vindt dat referentie-eisen disproportioneel zijn, stel dan vragen via de nota van inlichtingen. Soms leidt een goede vraag tot een aanpassing die de markt opent.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012