De raming is de schatting die een aanbestedende dienst maakt van de totale waarde van een opdracht, voordat de procedure van start gaat. Die schatting is niet vrijblijvend. Ze bepaalt welke aanbestedingsprocedure verplicht is: enkelvoudig onderhands, meervoudig onderhands of Europees. Bereken je de raming verkeerd, dan kies je mogelijk de verkeerde procedure en loop je juridisch risico.
Als inschrijver zie je de raming zelden op papier. Toch speelt ze een grote rol. De aanbestedende dienst moet de geraamde waarde vergelijken met de Europese drempelwaarden. Daarboven is een Europese openbare of niet-openbare procedure verplicht. Zit de opdracht net onder die grens? Dan is er ruimte voor een nationaal regime, met minder strenge publicatieverplichtingen.
Dat heeft gevolgen voor jou. Nationaal aanbestede opdrachten worden minder breed gepubliceerd, wat betekent dat minder concurrenten erbij zijn. Wie die opdrachten vroeg op het netvlies heeft, heeft een voorsprong.
En er is een addertje. Aanbestedende diensten mogen opdrachten niet kunstmatig laag ramen om onder de Europese drempel te blijven. Dat is verboden. Maar het gebeurt. Toch.
De raming wordt berekend op basis van de totale contractwaarde, inclusief alle verlengingsopties en eventuele raamovereenkomsten. Stel dat een gemeente een raamovereenkomst aanbesteedt voor vier jaar, met twee verlengingen van elk één jaar: dan telt de raming de volledige zes jaar mee. Niet slechts de basisperiode.
Een praktijkvoorbeeld: een provincie besteedt ICT-ondersteuning aan voor een bedrag dat intern op 180.000 euro wordt geraamd. De Europese drempel voor diensten ligt rond de 221.000 euro (voor centrale overheidsinstanties). Dus nationaal. Maar als de provincie vergeet de verlengingsopties mee te tellen, komt de werkelijke waarde misschien op 280.000 euro. Dan had Europees aanbesteed moeten worden.
Dit soort fouten kom je in de praktijk regelmatig tegen. Zeker bij kleine gemeenten of instellingen zonder grote inkoopfunctie. Als inschrijver kun je hier een bezwaarprocedure op baseren als je vermoedt dat een raming bewust of per ongeluk te laag is vastgesteld.
Controleer altijd of de aangekondigde contractwaarde realistisch is. Vergelijk het met vergelijkbare opdrachten op TenderNed. Wijkt het sterk af, dan is er reden voor een inlichtingenvraag.
Weet ook dat de raming gevolgen heeft voor jouw eigen calculatie. Een opdrachtgever die intern met 150.000 euro rekent, reageert waarschijnlijk anders op een aanbieding van 190.000 euro dan eentje van 140.000 euro. Niet vanwege onwil, maar simpelweg omdat budgetten nu eenmaal begrensd zijn.
Let bij raamovereenkomsten op de maximale afnameverplichting. Die is wettelijk niet verplicht, maar de geraamde waarde geeft wel een indicatie van wat de opdrachtgever verwacht uit te geven. Dat helpt je bij je inschatting van de daadwerkelijke kansen en volume.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012