.svg)
Waarom gaan inschrijvingen mis?
De meeste inschrijvingen die fout gaan, zijn niet slecht van kwaliteit. Ze worden uitgesloten vanwege procedurefouten die inschrijvers zichzelf aandoen. De druk van een naderende deadline, meerdere aanbestedingen tegelijk en onduidelijke instructies in de leidraad vormen een combinatie die fouten in de hand werkt.
Opdrachtgevers zijn in de meeste gevallen verplicht om inschrijvers gelijk te behandelen. Dat betekent dat zij een ontbrekend document niet zomaar mogen opvragen, zelfs als het gaat om een kleine administratieve omissie. Proportionaliteit speelt hierbij een rol, maar in de praktijk wordt een inschrijving met een ontbrekend verplicht document vrijwel altijd terzijde gelegd.
PIANOo, het kenniscentrum voor overheidsinkopers, benoemt administratieve fouten consequent als een van de voornaamste redenen voor ongeldige inschrijvingen. Voor inschrijvers is het daarom net zo belangrijk om het proces goed in te richten als om een sterk inhoudelijk plan te schrijven.
Fout 1: Te laat indienen
De meest fatale fout is tegelijk de meest voorkomende: indiening na de deadline. TenderNed werkt op servertijd, niet op de klok van jouw computer. Als de deadline om 12:00 uur is en jouw upload is om 12:00:03 voltooid, is jouw inschrijving te laat. Er is geen discretionaire ruimte voor de opdrachtgever om dit te accepteren.
Grote bestanden kosten uploadtijd die moeilijk te voorspellen is. Een PDF-bundel van 50 MB kan op een drukke ochtend vier minuten nodig hebben om te uploaden. Als je dat niet hebt ingecalculeerd, sta je buitenspel. Dien altijd in met minimaal twee uur marge voor grote bestanden en minimaal dertig minuten voor kleine dossiers.
Technische storingen aan het platform van de opdrachtgever zijn de enige situatie waarbij een verlate indiening soms wordt geaccepteerd. Maar ook dan moet je aantonen dat de storing aantoonbaar aan de kant van het platform lag, niet bij jouw eigen verbinding of apparatuur. Bewaar dus altijd een screenshot van de foutmelding met tijdstempel.
Fout 2: Ontbrekende documenten
Elke aanbesteding heeft een lijst met verplichte bijlagen: de UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument) of een eigen verklaring, referentieformulieren, een Gedragsverklaring Aanbesteden, eventueel certificaten. Deze lijst staat in de checklist van de leidraad. Veel inschrijvers lezen die checklist globaal door en gaan ervan uit dat ze alles hebben. Dat is een vergissing.
De UEA is een bijzonder aandachtspunt. Het document bestaat uit meerdere delen en niet alle onderdelen zijn altijd verplicht. De leidraad geeft aan welke secties moeten worden ingevuld. Als jij de UEA te summier invult of een sectie weglaat die de opdrachtgever heeft vereist, kan dat leiden tot uitsluiting. Gebruik de officiële UEA-tool van de Europese Commissie of het formulier dat de opdrachtgever zelf aanlevert.
Referentieformulieren zijn een andere valkuil. Sommige opdrachtgevers eisen een vast format met contactpersoon, contractwaarde en een handtekening van de referentgevende partij. Als jij een vrije beschrijving aanlevert in plaats van het voorgeschreven format, is dat in strijd met de eisen. Controleer altijd of er een verplicht format bestaat en lever dat exact aan.
Fout 3: Niet voldoen aan minimumeisen
Minimumeisen zijn absolute knock-outcriteria. Als jij er niet aan voldoet, wordt jouw inschrijving terzijde gelegd, ongeacht hoe sterk jouw kwaliteitsplan of prijs is. Typische minimumeisen zijn: een omzeteis van minimaal tweemaal de opdrachtwaarde per jaar, een specifieke ISO-certificering, of een referentieproject van minimale omvang binnen een bepaalde periode.
De fout die hier het meest voorkomt, is dat inschrijvers de eis lezen maar verkeerd interpreteren. Een eis als "aantoonbare ervaring met opdrachten van vergelijkbare aard en omvang" klinkt subjectief, maar de leidraad definieert verderop wat "vergelijkbaar" betekent in termen van budget, scope of CPV-code. Lees de hele leidraad, niet alleen de samenvatting.
Als je twijfelt of jouw situatie voldoet aan een minimumeis, dien dan een vraag in via de Nota van Inlichtingen. Dat is de aangewezen weg voor verduidelijking. Gok niet op basis van een eigen interpretatie, want je kunt pas na indiening van de gunningsbeslissing achterhalen dat je was uitgesloten op dit punt.
Fout 4: De verkeerde prijs of prijsopbouw
Prijsfouten komen in twee varianten voor. De eerste is een abnormaal lage inschrijving, waarbij jouw prijs zo ver onder het marktniveau ligt dat de opdrachtgever verplicht is om opheldering te vragen. Als jij die opheldering niet overtuigend kunt geven, wordt jouw inschrijving uitgesloten. Dit klinkt als een theoretisch risico, maar het komt in de praktijk voor bij bedrijven die vergeten zijn een kostenpost mee te rekenen.
De tweede variant is een onvolledig prijzenblad. Opdrachtgevers leveren soms gedetailleerde Excel-bestanden met tientallen regels die allemaal moeten worden ingevuld. Een lege cel, een nul waar een prijs moet staan, of een formule die niet klopt, kan leiden tot een ongeldige inschrijving. Controleer het prijzenblad cel voor cel voor indiening.
Een specifiek aandachtspunt bij raamovereenkomsten: de eenheidsprijzen die je opgeeft in het prijzenblad zijn bindend voor de gehele looptijd van de overeenkomst. Als je te laag prijst voor een bepaald onderdeel omdat je dacht dat dat onderdeel zelden wordt opgevraagd, kan dat later voor problemen zorgen in de uitvoering.
Fout 5: Kopieer-plakfouten en generieke teksten
Kwaliteitsplannen, plannen van aanpak en EMVI-beschrijvingen worden door veel bedrijven grotendeels gekopieerd van een eerdere inschrijving. Dat is begrijpelijk gezien de tijdsdruk, maar het leidt tot een van de meest gevreesde fouten: de tekst noemt de verkeerde opdrachtgever, de verkeerde locatie of de verkeerde opdrachtnaam.
De beoordelingscommissie merkt dit altijd op. Het signaleert niet alleen onzorgvuldigheid, maar wekt ook de indruk dat jij de specifieke opdracht niet serieus neemt. In aanbestedingen waar kwaliteit op inhoud wordt beoordeeld, kost dit direct punten. In sommige gevallen kan het zelfs aanleiding zijn voor diskwalificatie als de commissie oordeelt dat de inschrijving niet op de juiste opdracht is gericht.
Maak het jezelf makkelijk: maak een sjabloon met markeringen voor alle specifieke details die per inschrijving moeten worden aangepast. Naam opdrachtgever, locatie, projectnaam, deadline, contactpersoon. Doorzoek elk document voor indiening op de naam van de vorige opdrachtgever als extra veiligheidscheck.
Fout 6: Geen back-up indieningsstrategie
Technische problemen zijn zeldzaam maar komen voor. Een internetstoring, een platform dat tijdelijk onbereikbaar is, een laptop die crasht op de ochtend van de deadline. Als je geen back-upplan hebt, kun je niets anders dan toekijken terwijl de deadline verstrijkt.
Een eenvoudige voorzorgsmaatregel is het bewaren van alle documenten op een cloudoplossing zodat je vanaf een ander apparaat kunt werken. Zorg dat minimaal twee personen in jouw organisatie weten hoe het indieningsplatform werkt en toegang hebben tot de account. Bij TenderNed kun je meerdere gebruikers koppelen aan een dossier.
Documenteer ook je indiening: bewaar de bevestigingsmail van het platform, maak een screenshot van de succesvol afgeronde upload met tijdstempel. Als er later een dispuut ontstaat over de tijdigheid of volledigheid van jouw indiening, zijn deze bewijsstukken onmisbaar.
Hoe voorkom je deze fouten?
De meest effectieve maatregel is een gestructureerde inschrijvingschecklist die je voor elke aanbesteding opnieuw doorloopt. Begin de checklist zodra de aanbestedingsdocumenten beschikbaar zijn, niet pas een dag voor de deadline. Zet alle verplichte bijlagen in een aparte kolom en streep ze af zodra ze klaar zijn en gecontroleerd door een tweede persoon.
Plan een vaste controlemoment in op twee dagen voor de deadline. Op dat moment zijn alle documenten compleet, het prijzenblad is gecontroleerd, alle namen en verwijzingen zijn geverifieerd en de upload is getest. Die twee dagen buffer zijn bedoeld voor herstelwerk, niet voor last-minute schrijven.
Gebruik de debriefing na elke aanbesteding actief om te achterhalen of er formele of inhoudelijke tekortkomingen waren in jouw inschrijving. Opdrachtgevers zijn verplicht om op verzoek een toelichting te geven op de beoordeling. Die feedback is goud waard voor de volgende inschrijving.
Wil je meer zekerheid dat jouw inschrijving volledig en sterk is? TenderGrowth begeleidt MKB-bedrijven van de eerste leidraadanalyse tot aan de definitieve indiening. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw aanbestedingsdossier.
