BPKV staat voor Beste Prijs-Kwaliteitverhouding. Het is de gunningsmethode waarbij een aanbestedende dienst inschrijvingen beoordeelt op zowel prijs als kwaliteit, en de opdracht gunt aan de partij die de beste balans tussen beide biedt.

BPKV en EMVI: twee termen, een verwant principe

Wie zich verdiept in aanbestedingen, stuit al snel op twee termen die door elkaar worden gebruikt: BPKV en EMVI. Toch zijn ze niet identiek. De Aanbestedingswet 2012 kent drie manieren om de economisch meest voordelige inschrijving te bepalen: de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV), de laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit en de laagste prijs. EMVI is daarmee het overkoepelende begrip; BPKV is de meest gebruikte variant daarvan.

In de praktijk merk je het verschil vooral in de documentatie. Oudere aanbestedingen spreken vaak van "EMVI-criteria" terwijl ze eigenlijk BPKV bedoelen. Sinds de herziening van de Aanbestedingswet is BPKV de juridisch correcte term wanneer prijs en kwaliteit samen worden gewogen. Let hier goed op bij het lezen van aanbestedingsstukken: de term die de opdrachtgever hanteert, bepaalt welke wettelijke kaders van toepassing zijn.

Hoe werkt BPKV in de praktijk?

Bij een BPKV-aanbesteding publiceert de opdrachtgever vooraf de gunningscriteria met bijbehorende wegingsfactoren. Een veelvoorkomende verdeling is bijvoorbeeld 60% kwaliteit en 40% prijs, of 70/30. De kwaliteitscriteria worden uitgesplitst in subcriteria zoals plan van aanpak, duurzaamheid, risicobeheersing of personele inzet.

De beoordelingssystematiek verschilt per aanbesteding. Drie veel gebruikte modellen zijn:

• Puntensysteem: elke inschrijving krijgt per criterium een score (bijvoorbeeld 0 tot 10). De gewogen scores worden opgeteld tot een totaalscore. De prijs wordt apart gescoord, vaak met de laagste prijs als referentiepunt.
• Fictieve korting: kwaliteitsscores worden vertaald naar een geldwaarde die van de inschrijfprijs wordt afgetrokken. De inschrijving met de laagste fictieve prijs wint.
• Gunnen op waarde: een combinatie waarbij de opdrachtgever berekent welke inschrijving de hoogste waarde per euro oplevert, rekening houdend met levenscycluskosten.

Neem als voorbeeld een gemeente die het groenbeheer aanbesteedt met 60% kwaliteit en 40% prijs. Bedrijf A schrijft in voor 800.000 euro met een sterke aanpak voor biodiversiteit en omgevingsmanagement, en scoort 8,5 op kwaliteit. Bedrijf B biedt 720.000 euro maar scoort 6,0 op kwaliteit. In een puntensysteem kan bedrijf A met de hogere kwaliteitsscore toch bovenaan eindigen, ondanks de hogere prijs. De rekenmethode maakt hier het verschil.

Wanneer kies je voor een BPKV-strategie?

BPKV is de standaard gunningsmethode bij Europese aanbestedingen en veel nationale procedures. Je komt het tegen bij vrijwel alle sectoren: bouw, ICT, facilitair, advies, zorg en groenvoorziening. Alleen wanneer de opdrachtgever kan motiveren waarom uitsluitend op prijs of kosteneffectiviteit wordt gegund, mag worden afgeweken.

Voor jou als inschrijver is het essentieel om te beoordelen of de kwaliteitscriteria aansluiten bij je sterke punten. Bij een BPKV-aanbesteding met zware weging op duurzaamheid heeft een partij met aantoonbare ervaring op dat vlak een voordeel dat een lage prijs niet compenseert. Omgekeerd geldt: als de kwaliteitsweging laag is (bijvoorbeeld 30%), domineert de prijs en moet je daar je strategie op afstemmen.

Vijf praktijktips voor een sterke BPKV-inschrijving

• Ontleed de rekenmethode: Voordat je begint met schrijven, simuleer je de beoordelingssystematiek. Reken uit wat een extra punt op kwaliteit "waard" is in vergelijking met een lagere prijs.
• Schrijf per (sub)criterium: Volg exact de structuur van de aanbestedingsleidraad. Gebruik dezelfde kopjes en terminologie als de opdrachtgever.
• Onderbouw met feiten: Vermijd algemeenheden als "wij leveren hoge kwaliteit". Gebruik in plaats daarvan concrete resultaten.
• Stem prijs en kwaliteit samen af: Bereken bij verschillende prijsniveaus wat je verwachte totaalscore is.
• Vraag door in de Nota van Inlichtingen: Onduidelijke beoordelingsschalen of vage subcriteria zijn een risico.

Veelgemaakte fouten bij BPKV

Een terugkerend probleem is dat inschrijvers alle kwaliteitscriteria even zwaar behandelen, terwijl de wegingsfactoren sterk verschillen. Besteed je schrijftijd evenredig aan het gewicht van elk criterium.

Een tweede valkuil is het negeren van de beoordelingsmethodiek. Bij een fictieve-kortingmodel heeft een extra kwaliteitspunt een andere waarde dan bij een puntensysteem. Zonder die doorrekening schrijf je blind.

Ten slotte onderschatten veel partijen het belang van de debriefing na afloop. Vraag altijd om een nadere toelichting op je scores.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen BPKV en gunnen op laagste prijs?

Bij BPKV worden prijs en kwaliteit gecombineerd tot een eindscore. Bij gunnen op laagste prijs telt alleen de prijs, mits je aan de minimale kwaliteitseisen voldoet.

Kan een BPKV-aanbesteding alsnog vooral op prijs worden beslist?

Ja. Als de opdrachtgever de prijs zwaar laat wegen (bijvoorbeeld 70%) of de kwaliteitscriteria weinig onderscheidend formuleert, convergeert de uitkomst naar een prijsgedreven competitie.

Hoe bereid ik me voor op mijn eerste BPKV-aanbesteding?

Begin met het lezen van gepubliceerde gunningsbeslissingen en beoordelingsrapporten van vergelijkbare aanbestedingen op TenderNed.

Meer lezen over gunningsmethoden en tenderstrategieen? Bekijk onze artikelen op het blog voor praktijkvoorbeelden en verdieping.

Hulp nodig bij een BPKV-inschrijving? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over je aanpak.