Wat zijn gunningscriteria?

Gunningscriteria zijn de maatstaven waarmee een aanbestedende dienst bepaalt welke inschrijving de opdracht wint. Ze beschrijven waarop wordt beoordeeld en hoe zwaar elk onderdeel meetelt in de eindscore.

Hoe werken gunningscriteria?

Bij elke aanbesteding legt de opdrachtgever vooraf vast op welke onderdelen inschrijvingen worden beoordeeld. Dat kunnen inhoudelijke criteria zijn (plan van aanpak, risicobeheersing, duurzaamheid) en een prijscriterium. Elk criterium krijgt een gewicht, uitgedrukt in een percentage of punten. De inschrijving met de hoogste gewogen totaalscore krijgt de opdracht gegund.

Gunningscriteria zijn iets anders dan geschiktheidseisen. Geschiktheidseisen bepalen of je mag meedoen. Gunningscriteria bepalen wie wint. Eerst toetst de beoordelingscommissie of je aan de geschiktheidseisen voldoet, daarna beoordeelt zij je inschrijving op de gunningscriteria.

Checklist: gunningscriteria analyseren

Gebruik deze checklist zodra je de aanbestedingsstukken hebt ontvangen.

• Inventariseer alle criteria en subcriteria. Schrijf ze op met hun gewicht. Mis je er een, dan mis je punten.
• Bekijk de beoordelingsmethodiek. Wordt er gewerkt met een puntenschaal (1-10), een fictieve korting of een scoretabel (onvoldoende/voldoende/goed/uitstekend)? Dit bepaalt hoe je je tekst opbouwt.
• Bepaal per criterium je onderscheidend vermogen. Waar kun je bovengemiddeld scoren? Waar is de concurrentie sterk? Richt je energie op de zwaarst wegende criteria waar je echt iets extra's kunt bieden.
• Controleer of er knock-outcriteria zijn. Sommige criteria hebben een minimale score. Haal je die niet, dan wordt je volledige inschrijving terzijde gelegd, ongeacht je score op andere onderdelen.
• Lees de toelichting op de beoordelingssystematiek. Staat er beschreven wat het verschil is tussen een 6 en een 8? Gebruik die omschrijvingen als schrijfkader voor je plan.
• Stel gerichte vragen als criteria onduidelijk zijn. Doe dit in de Nota van Inlichtingen. Vraag om concrete voorbeelden van wat een maximale score oplevert.

Voorbeelden van gunningscriteria per sector

De inhoud van gunningscriteria verschilt sterk per sector. Hieronder concrete voorbeelden uit de Nederlandse aanbestedingspraktijk.

Bouw en infrastructuur

• Plan van aanpak risicobeheersing (hoe ga je om met onvoorziene bodemgesteldheid, vertragingen, omgevingshinder?)
• Duurzaamheidsmaatregelen en CO2-reductie (vaak gekoppeld aan de CO2-Prestatieladder)
• Planning en fasering (minimale hinder voor verkeer en omwonenden)
• Kwaliteit van sleutelpersoneel (cv's van projectleider en uitvoerder)

ICT en dienstverlening

• Implementatieaanpak (migratiestrategie, testfasen, opleidingsplan)
• Serviceniveaus en beschikbaarheid (responstijden, uptime-garanties)
• Informatiebeveiliging en privacy (ISO 27001, verwerkersovereenkomst)
• Doorontwikkeling en innovatie (roadmap voor functionele uitbreiding)

Facilitair en schoonmaak

• Kwaliteitsborgingssysteem (inspectiefrequentie, meetmethoden)
• SROI-plan (aantal werkplekken voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt)
• Duurzaam materialengebruik (biologisch afbreekbare middelen, circulaire producten)
• Communicatie en klachtenafhandeling (reactietijd, escalatieprocedure)

De relatie tussen gunningscriteria en EMVI/BPKV

EMVI en BPKV zijn gunningsmethoden. De gunningscriteria zijn de concrete invulling daarvan. EMVI/BPKV is het kader dat zegt: "we beoordelen op prijs en kwaliteit." De gunningscriteria specificeren welke kwaliteitsonderdelen dat zijn en hoeveel elk onderdeel weegt.

Bij Best Value Procurement worden gunningscriteria anders ingevuld. Daar gaat het om prestatie-informatie uit het verleden, een risicodossier en een kansendossier, aangevuld met interviews. Het principe blijft hetzelfde: de criteria bepalen wie wint.

Strategisch omgaan met gunningscriteria

De gunningscriteria bepalen je volledige inschrijfstrategie. Bij een aanbesteding met 70% kwaliteit en 30% prijs ligt het zwaartepunt op inhoud. Dan kun je een iets hogere prijs verantwoorden als je plan sterk scoort. Bij 30% kwaliteit en 70% prijs moet je juist scherp prijzen en efficient schrijven.

De weging vertelt je ook of het zinvol is om in te schrijven. Als de zwaarst wegende criteria buiten je specialisme vallen, is de kans klein dat je wint. Gebruik de gunningscriteria dus als strategische filter: besteed je schaarse tenderuren aan aanbestedingen waar de criteria aansluiten bij je sterkste punten.

Veelgestelde vragen over gunningscriteria

Mogen gunningscriteria tijdens de procedure worden gewijzigd?

In principe niet. De aanbestedende dienst mag criteria verduidelijken via de Nota van Inlichtingen, maar inhoudelijke wijzigingen na publicatie zijn alleen onder strikte voorwaarden toegestaan. Bij substantiele wijzigingen moet de inschrijftermijn worden verlengd. Worden criteria na de inschrijving feitelijk aangepast, dan is dat grond voor bezwaar.

Wat als een gunningscriterium te vaag is om goed op te scoren?

Stel een concrete vraag in de Nota van Inlichtingen. Vraag bijvoorbeeld: "Kunt u toelichten wat het verschil is tussen een score 'goed' en 'uitstekend' op het criterium omgevingsmanagement?" De aanbestedende dienst is verplicht transparant te zijn over de beoordeling. Blijft het vaag, dan is dat een risico waar je rekening mee moet houden in je strategie.

Hoe verhouden gunningscriteria zich tot geschiktheidseisen?

Geschiktheidseisen zijn de toegangsdrempel: voldoe je eraan, dan mag je meedoen. Gunningscriteria bepalen vervolgens wie wint. Een inschrijver die niet aan de geschiktheidseisen voldoet, wordt uitgesloten voordat de gunningscriteria worden beoordeeld.

Meer lezen over hoe je optimaal scoort op gunningscriteria? Bekijk ons blog of neem contact op via ons contactformulier.