Wat is een aanbesteding?

Een aanbesteding is de formele inkoopprocedure waarmee overheden en publieke organisaties opdrachten in de markt zetten. Bedrijven worden uitgenodigd om een voorstel in te dienen, waarna de opdrachtgever de beste inschrijving selecteert volgens vooraf vastgestelde regels.

Het aanbestedingsproces in vijf stappen

Elke aanbesteding volgt een vaste structuur, ongeacht het type procedure. Hieronder de belangrijkste fasen.

Stap 1: Voorbereiding en publicatie

De aanbestedende dienst stelt de opdracht samen: wat moet er worden geleverd, aan welke eisen moet de leverancier voldoen, op welke criteria wordt beoordeeld? Dit wordt vastgelegd in het aanbestedingsdocument. Bij Europese procedures publiceert de dienst de aankondiging op TenderNed en in het Europese publicatieblad.

Stap 2: Nota van Inlichtingen

Na publicatie kunnen bedrijven vragen stellen over de aanbestedingsstukken. De antwoorden worden gebundeld in de Nota van Inlichtingen en aan alle gegadigden verstrekt. Dit is het moment om onduidelijkheden of onredelijke eisen aan te kaarten.

Stap 3: Inschrijving

Bedrijven dienen hun voorstel in voor de deadline. De inschrijving bevat doorgaans een prijsaanbieding, een kwaliteitsplan en bewijsstukken zoals het UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument). Te laat indienen betekent uitsluiting, ongeacht de kwaliteit van het voorstel.

Stap 4: Beoordeling en gunning

De beoordelingscommissie toetst eerst of inschrijvers voldoen aan de geschiktheidseisen. Vervolgens worden de inschrijvingen beoordeeld op de gunningscriteria. De winnaar krijgt een voorlopige gunningsbeslissing.

Stap 5: Standstill en contractsluiting

Na de gunningsbeslissing geldt een wachtperiode van minimaal 20 dagen (de Alcatel-termijn). Afgewezen inschrijvers kunnen in die periode bezwaar maken. Verloopt de termijn zonder bezwaar, dan wordt het contract getekend.

Typen aanbestedingsprocedures

De Aanbestedingswet kent meerdere procedures. De keuze hangt af van de waarde van de opdracht, de complexiteit en de sector.

• Openbare procedure - Alle bedrijven mogen inschrijven. Meest voorkomend bij Europese aanbestedingen.
• Niet-openbare procedure - Twee rondes: eerst selectie op geschiktheid, daarna inschrijving door geselecteerde kandidaten.
• Meervoudig onderhands - De opdrachtgever nodigt een beperkt aantal bedrijven uit (meestal drie tot vijf). Toegestaan onder de Europese drempelbedragen.
• Mededingingsprocedure met onderhandeling - Na een eerste inschrijving mag worden onderhandeld over de voorwaarden.
• Concurrentiegerichte dialoog - De opdrachtgever voert een dialoog met geselecteerde partijen om de oplossing samen te ontwikkelen.

Drempelbedragen: wanneer is Europees aanbesteden verplicht?

De Europese Commissie stelt elke twee jaar drempelbedragen vast. Overschrijdt de geraamde opdrachtwaarde het drempelbedrag, dan moet de opdracht Europees worden aanbesteed. Voor 2024-2025 gelden de volgende bedragen (exclusief btw):

• Diensten en leveringen (centrale overheid): 143.000 euro
• Diensten en leveringen (decentrale overheid): 221.000 euro
• Werken: 5.538.000 euro

Onder deze bedragen gelden nationale regels.

Waar vind je aanbestedingen?

Het centrale platform voor Nederlandse aanbestedingen is TenderNed. Alle aanbestedende diensten zijn verplicht hun Europese aanbestedingen daar te publiceren.

Veelgestelde vragen over aanbestedingen

Wanneer is een aanbesteding verplicht?

Voor overheden en publiekrechtelijke instellingen is een aanbesteding verplicht zodra de geraamde opdrachtwaarde boven de Europese drempelbedragen uitkomt.

Wat is het verschil tussen een aanbesteding en een offerteaanvraag?

Een aanbesteding is juridisch gereguleerd: de regels voor publicatie, beoordeling en rechtsbescherming liggen vast in de wet. Een offerteaanvraag in de private sector kent die wettelijke kaders niet.

Kan ik als klein bedrijf meedoen aan een aanbesteding?

Ja. De Aanbestedingswet verplicht aanbestedende diensten om eisen proportioneel te houden.

Meer lezen over aanbestedingsstrategieen en inschrijftips? Bekijk ons blog of neem contact op via ons contactformulier.