Cascadering is een systematiek die aanbesteders toepassen bij raamovereenkomsten met meerdere leveranciers. Na de gunning worden de deelnemende partijen gerangschikt op basis van hun eindscore: nummer 1, nummer 2, nummer 3, enzovoort. Wanneer er een concrete opdracht beschikbaar komt, gaat die eerst naar de hoogst gerangschikte partij. Alleen als die afzegt, wordt de partij op positie 2 benaderd. En zo verder, in volgorde.
Het woord "cascade" is hier letterlijk: de opdracht valt als water van trap naar trap omlaag, totdat iemand hem aanneemt. Wie bovenaan staat, heeft het grootste voordeel. Wie onderaan staat, wacht.
Cascadering is populair bij overheidsorganisaties die willen voorkomen dat ze steeds opnieuw een minicompetitie moeten organiseren voor elke kleine opdracht. Het bespaart inkoopinspanning. Voor inschrijvers heeft het model echter grote gevolgen die lang niet altijd goed worden doorzien bij het uitbrengen van een inschrijving.
De positie die je behaalt op de raamovereenkomst bepaalt direct hoeveel werk je de komende jaren kunt verwachten. Positie 1 betekent dat je bij elke nieuwe opdracht als eerste wordt benaderd. Positie 3 of 4 betekent dat je in veel gevallen niets hoort, tenzij de partijen boven jou afhaken.
Dat klinkt simpel. Het is ook simpel. En precies daarom onderschatten inschrijvers soms de impact van hun score op de raamovereenkomst. Een verschil van 2 punten op 100 kan je van positie 1 naar positie 2 duwen, met als gevolg dat je in vier jaar misschien 30% minder opdrachten ontvangt dan verwacht.
Een Rijksdienst past cascadering toe op een raamovereenkomst voor organisatieadvies. Na de gunning staan er vijf bureaus in de cascade. Bureau A staat op positie 1 met een score van 87,4 punten. Bureau B volgt met 85,1. Elke opdracht onder 90.000 euro die de dienst wil uitzetten, gaat eerst naar bureau A. Pas als bureau A aangeeft de opdracht niet te kunnen of willen uitvoeren, belt de inkoper bureau B.
Bureau A kan die opdracht afwijzen. Redenen kunnen zijn: te weinig capaciteit, een conflict of interest, of een opdracht die buiten hun expertise valt. De raamovereenkomst bevat vaak spelregels over hoe vaak een positie-1-partij mag afwijzen voor ze worden gepasseerd of zelfs van de overeenkomst worden verwijderd. Maar die regels variëren sterk per aanbesteder.
Sommige aanbesteders combineren cascadering met een drempelbedrag. Opdrachten boven een bepaald bedrag gaan alsnog via minicompetitie, ook al is er een cascade. Dat geeft lagere posities toch kansen bij grotere klussen.
Er is ook een variant waarbij de cascade niet geldt voor alle opdrachttypes, maar alleen voor bepaalde percelen of dienstcategorieen. Lees het raamcontract dus altijd grondig voordat je de cascade als simpel mechanisme afdoet.
Bereken de verwachte omzetimpact van je positie. Als de aanbesteder een indicatie geeft van het totale volume op de raamovereenkomst, kun je schatten wat positie 1 versus positie 2 oplevert. Die berekening maakt duidelijk hoeveel het waard is om extra te investeren in de kwaliteit van je inschrijving.
Vraag jezelf bij elke raamovereenkomst met cascadering af: wil ik hier wel op inschrijven als ik positie 3 of lager behaalde? In sommige gevallen is het antwoord nee. Een plek op een raamovereenkomst kost namelijk tijd en geld, ook als je er vervolgens weinig werk uit haalt. Verwijzen naar je raamovereenkomstpositie als referentie kan nuttig zijn, maar zorg dat je de rekensom maakt.
Als je al op een raamovereenkomst staat, zorg dan dat je zichtbaar en bereikbaar bent voor de inkoper. Positie 2 die altijd snel reageert en meedenkt, wordt onthouden. Positie 1 die traag is of kwaliteit levert die tegenvalt, verliest de volgende raamovereenkomst. Reputatie binnen een cascadestructuur telt zwaarder dan de papieren score.
Houd ook de looptijd van de raamovereenkomst in de gaten. Een cascade van vier jaar met verlengingsopties kan in totaal zes of acht jaar lopen. Wat jouw concurrenten op dit moment kunnen bieden, zegt weinig over wat ze over drie jaar kunnen. Investeer in je positie voor de verlenging, niet alleen voor de initiële gunning.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012