Een minicompetitie is een hernieuwde mededinging tussen de leveranciers die op een raamovereenkomst staan. De opdrachtgever heeft eerder een Europese aanbesteding gehouden en daarin meerdere leveranciers geselecteerd. Voor elke concrete opdracht die daarna volgt, organiseert de opdrachtgever een kleine interne competitie. Wie de minicompetitie wint, voert de opdracht uit.
Soms ook "mini-competition" of "nadere opdrachtverlening" genoemd. De officiële term in de Aanbestedingswet 2012 is hernieuwde mededinging.
Dat hangt af van hoe de raamovereenkomst is ingericht. Er zijn twee varianten. Bij een raamovereenkomst met meerdere leveranciers en vaste voorwaarden kan de opdrachtgever opdrachten verlenen zonder minicompetitie, op basis van de rangschikking die bij de oorspronkelijke aanbesteding is vastgesteld. Maar als de voorwaarden niet volledig vaststaan, of als er meer dan drie leveranciers op de raamovereenkomst staan, is een minicompetitie in principe verplicht.
De opdrachtgever is vrij om altijd een minicompetitie te houden, ook als dat niet verplicht is. Dat geeft leveranciers de kans mee te dingen op elke concrete opdracht en zorgt voor concurrentiedruk die de prijzen en kwaliteit scherp houdt.
De opdrachtgever stuurt een uitvraag naar alle leveranciers op de raamovereenkomst. Die uitvraag bevat de specificaties van de concrete opdracht. Alle leveranciers mogen reageren met een aanbieding. Wie op basis van de gunningscriteria het best scoort, wint.
De gunningscriteria van een minicompetitie mogen afwijken van de oorspronkelijke raamovereenkomst, maar mogen niet fundamenteel anders zijn. Je mag de prijs-kwaliteitverhouding aanpassen, maar niet ineens een totaal nieuw gunningsmodel introduceren. De essentie van de raamovereenkomst blijft leidend.
Termijnen zijn korter dan bij een reguliere aanbesteding. Leveranciers krijgen soms maar enkele dagen tot enkele weken om te reageren. Snelheid en een goed voorbereid antwoord zijn daardoor extra belangrijk.
Staan op een raamovereenkomst is de helft van het werk. De andere helft is de minicompetities winnen die erop volgen. Wie dat laatste onderschat, staat op de raamovereenkomst maar voert weinig opdrachten uit.
Een goede minicompetitie-strategie begint bij kennis van de gunningscriteria. Lees het raamcontract zorgvuldig. Welke criteria tellen mee? Hoe wordt prijs gewogen ten opzichte van kwaliteit? Bij elke minicompetitie kun je die weging opnieuw lezen en je aanpak aanpassen.
Bouw sjablonen op. Wie regelmatig minicompetities invult voor vergelijkbare opdrachten, kan vaste beschrijvingen van aanpak, referenties en teamsamenstelling klaarleggen en per keer aanpassen. Dat bespaart tijd en verlaagt de drempel om consequent mee te doen.
Vraag feedback als je een minicompetitie verliest. De opdrachtgever is verplicht te motiveren. Die informatie is goud voor de volgende ronde.
Sluit je in bij elke minicompetitie die past. Wie consequent niet reageert, valt op in negatieve zin en loopt het risico van de raamovereenkomst te worden verwijderd als de opdrachtgever het contract evalueert.
Zorg dat je contactpersoon bij de opdrachtgever weet wie jij bent. De relatie is minder formeel dan bij een Europese aanbesteding. Informeel contact mag, zolang het niet over de inschrijving zelf gaat.
Bereid je voor op korte doorlooptijden. Een minicompetitie met een week responstijd is geen uitzondering. Wie dan pas begint, verliest kostbare tijd. Zorg dat je sjablonen en referenties altijd actueel zijn.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012