Beoordelingssystematiek

Wat is beoordelingssystematiek?

De beoordelingssystematiek is de vooraf vastgestelde methode waarmee een aanbestedende dienst inschrijvingen onderling vergelijkt en beoordeelt. Het beschrijft hoe scores tot stand komen, welke schalen worden gehanteerd, hoe prijs en kwaliteit worden gewogen en op welke manier de eindscore wordt berekend. De systematiek is een verplicht onderdeel van de aanbestedingsstukken en mag na publicatie niet meer worden gewijzigd.

Je vindt de beoordelingssystematiek doorgaans in de aanbestedingsleidraad of het beschrijvend document, vaak als apart hoofdstuk. Het document beschrijft de gunningscriteria, de wegingsfactoren per criterium, de scoreschaal (bijvoorbeeld 0 tot 10 of onvoldoende/voldoende/goed/uitstekend), de beoordelingsmethodiek en de rekenformule waarmee de eindscore wordt bepaald. Bij complexere aanbestedingen wordt ook beschreven hoe de beoordelingsmatrix is opgebouwd.

Er bestaan verschillende beoordelingsmodellen die in de Nederlandse aanbestedingspraktijk gangbaar zijn. De drie meest voorkomende zijn het puntensysteem (absolute beoordeling tegen een vaste norm), de relatieve beoordeling (inschrijvingen worden ten opzichte van elkaar gescoord) en de methode van fictieve korting (kwaliteitsscores worden vertaald naar een geldwaarde die van de prijs wordt afgetrokken). Elk model heeft consequenties voor je inschrijfstrategie, en het is essentieel dat je het model begrijpt voordat je begint met schrijven.

Waarom is beoordelingssystematiek belangrijk bij aanbestedingen?

De beoordelingssystematiek bepaalt letterlijk hoe je punten scoort. Een inschrijving die inhoudelijk sterk is maar niet aansluit bij de gehanteerde systematiek, kan toch laag eindigen. Neem het voorbeeld van een fictieve-kortingmodel: als elk kwaliteitspunt 10.000 euro "waard" is, kan het strategisch zijn om te investeren in kwaliteit in plaats van de laagste prijs te bieden. Bij een puntensysteem met lage kwaliteitsweging is de prijs juist doorslaggevend. Zonder deze doorrekening schrijf je blind.

Voor mkb-bedrijven is het begrijpen van de beoordelingssystematiek extra belangrijk. De systematiek vertelt je niet alleen waar de punten liggen, maar ook waar je je beperkte schrijftijd het best kunt besteden. Als een subcriterium 5% weegt en een ander 30%, is het duidelijk waar je zwaartepunt moet liggen. Door de systematiek te vertalen naar een concrete schrijfstrategie verhoog je je winstkans aanzienlijk.

Tips voor inschrijvers

• Simuleer de beoordelingsformule vooraf — Bouw een spreadsheet waarin je de rekenformule nabootst en doorrekent wat het effect is van een extra kwaliteitspunt versus een lagere prijs op je eindscore.
• Identificeer het beoordelingsmodel — Bepaal of het gaat om een absoluut puntensysteem, relatieve beoordeling of fictieve korting, want elk model vraagt om een andere schrijf- en prijsstrategie.
• Besteed schrijftijd evenredig aan gewicht — Verdeel je inspanning proportioneel over de subcriteria op basis van hun wegingsfactor in plaats van elk criterium evenveel aandacht te geven.
• Vraag door bij onduidelijke schalen — Als de leidraad niet duidelijk beschrijft wat het verschil is tussen een 6 en een 8, stel dan een gerichte vraag in de Nota van Inlichtingen om interpretatieruimte te verkleinen.

Veelgestelde vragen

Mag de aanbestedende dienst de beoordelingssystematiek wijzigen tijdens de procedure?

Nee, de beoordelingssystematiek moet vooraf vaststaan en mag na publicatie niet meer worden gewijzigd. Dit is een kernbeginsel van transparantie en gelijke behandeling. Alleen via een formele rectificatie en met verlenging van de inschrijftermijn kan de systematiek worden aangepast. Achteraf wijzigen is een veelvoorkomende grond voor bezwaar bij de rechter.

Wat is het verschil tussen een EMVI-beoordeling en een beoordelingssystematiek?

EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) is het overkoepelende gunningscriterium. De beoordelingssystematiek is de concrete uitwerking daarvan: de methode, schalen en formules waarmee de EMVI-score wordt berekend. Je kunt het zien als EMVI is het "wat" en de beoordelingssystematiek is het "hoe".

Meer weten?

Bekijk onze blogs over aanbestedingen voor praktische tips, of neem contact op met TenderGrowth voor persoonlijk advies.