In de wereld van aanbestedingen is flexibiliteit een schaars goed. De meeste procedures sluiten de deelnemersgroep af na de inschrijvingstermijn. Het dynamisch aankoopsysteem (DAS) vormt hierop een uitzondering: het is een volledig elektronisch inkoopinstrument dat gedurende de gehele looptijd openstaat voor nieuwe deelnemers. Voor aanbestedende diensten biedt dit maximale keuze, en voor ondernemers de mogelijkheid om op elk moment in te stappen.

Wat is een dynamisch aankoopsysteem?

Een dynamisch aankoopsysteem is een elektronische aanbestedingsprocedure die wordt opgezet voor de aanschaf van gangbare producten, diensten of werken. Het is geregeld in de Aanbestedingswet 2012 en de Europese aanbestedingsrichtlijnen. In tegenstelling tot een raamovereenkomst, waarbij de deelnemers aan het begin worden geselecteerd en de groep vervolgens vaststaat, kunnen bij een DAS gedurende de gehele looptijd nieuwe ondernemers toetreden, mits zij aan de gestelde geschiktheidseisen voldoen.

De procedure verloopt in twee hoofdfasen. Eerst publiceert de aanbestedende dienst een aankondiging op TenderNed waarin het DAS wordt opgezet. Ondernemers die willen deelnemen, dienen een verzoek tot toelating in. De aanbestedende dienst toetst of zij voldoen aan de geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden, onder meer via de Uniforme Eigen Verklaring of eigen verklaring. Toegelaten ondernemers worden opgenomen in het systeem. In de tweede fase plaatst de aanbestedende dienst specifieke opdrachten binnen het DAS: alle toegelaten ondernemers (of, bij een in percelen verdeeld DAS, alle ondernemers in het relevante perceel) worden uitgenodigd om een inschrijving te doen.

Het DAS wordt volledig elektronisch afgewikkeld via een aanbestedingsplatform. De looptijd is in principe onbeperkt, hoewel aanbestedende diensten doorgaans een termijn vaststellen met de mogelijkheid tot verlenging. Het systeem is bijzonder geschikt voor terugkerende inkopen van producten of diensten die algemeen op de markt beschikbaar zijn, zoals ICT-apparatuur, kantoorbenodigdheden, detacheringsdiensten, schoonmaakdiensten of bouwmaterialen. Het verschilt van een reguliere openbare procedure doordat het een doorlopend systeem is in plaats van een eenmalige procedure.

Waarom is dit belangrijk bij aanbestedingen?

Het dynamisch aankoopsysteem biedt aanzienlijke voordelen voor zowel aanbestedende diensten als inschrijvers. Voor opdrachtgevers betekent het dat zij altijd toegang hebben tot de breedst mogelijke pool van leveranciers, omdat nieuwe toetreders zich op elk moment kunnen aanmelden. Dit stimuleert concurrentie, wat doorgaans leidt tot betere prijzen en hogere kwaliteit. Daarnaast is het DAS flexibeler dan een raamovereenkomst: de opdrachtgever hoeft niet op voorhand de volledige scope vast te leggen en kan per opdracht maatwerk gunningscriteria hanteren.

Voor mkb-bedrijven is het DAS bijzonder toegankelijk. Je hoeft je niet bij de start aan te melden; ook als je het DAS pas later ontdekt, kun je alsnog toetreden. De drempel is relatief laag: je hoeft alleen aan te tonen dat je voldoet aan de gestelde eisen, en zodra je bent toegelaten, word je automatisch uitgenodigd voor alle relevante opdrachten. Dit maakt het DAS een uitstekend instrument voor bedrijven die willen groeien in de publieke markt, zonder meteen een grote investering in één aanbesteding te hoeven doen. Het proportionaliteitsbeginsel vereist bovendien dat de toelatingseisen niet onnodig zwaar zijn.

Tips voor inschrijvers

• Meld je zo vroeg mogelijk aan – Hoe eerder je bent toegelaten tot het DAS, hoe meer opdrachten je meekrijgt. Zodra je een interessant DAS ziet op TenderNed, dien dan direct je verzoek tot toelating in. De aanbestedende dienst moet binnen tien dagen beslissen over je toelating.
• Houd je documenten actueel – Zorg ervoor dat je eigen verklaring, referenties en certificeringen altijd up-to-date zijn. Als je gegevens veranderen (bijvoorbeeld een nieuw certificaat of een gewijzigd uittreksel KvK), werk dit dan direct bij in het systeem.
• Reageer snel op uitnodigingen – Binnen het DAS gelden doorgaans kortere inschrijftermijnen dan bij reguliere Europese aanbestedingen. Zorg dat je organisatie is ingericht om snel te reageren. Bereid standaard bouwstenen voor je inschrijvingen voor, zodat je niet elke keer vanaf nul hoeft te beginnen.
• Focus op je niche – Als het DAS in percelen is verdeeld, meld je dan aan voor de percelen waar je het sterkst bent. Kwaliteit gaat boven kwantiteit: het is beter om uitstekende inschrijvingen te doen op vijf opdrachten dan middelmatige op twintig.
• Monitor de nota van inlichtingen – Bij elke specifieke opdracht binnen het DAS kan een nota van inlichtingen worden gepubliceerd. Stel vragen als iets onduidelijk is en lees de antwoorden op vragen van anderen zorgvuldig door. Dit kan het verschil maken in de kwaliteit van je inschrijving.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een dynamisch aankoopsysteem en een raamovereenkomst?

Het belangrijkste verschil is dat een DAS gedurende de gehele looptijd openstaat voor nieuwe deelnemers, terwijl bij een raamovereenkomst de deelnemers bij de start worden geselecteerd en de groep daarna vaststaat. Daarnaast wordt elk specifiek contract binnen een DAS gegund via een aparte minicompetitie met volledige toepassing van de gunningscriteria, terwijl bij een raamovereenkomst de voorwaarden grotendeels vooraf zijn vastgelegd. Een DAS is altijd volledig elektronisch.

Kan ik als mkb-bedrijf worden uitgesloten van een DAS?

Je kunt alleen worden geweigerd als je niet voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen of als er uitsluitingsgronden op je van toepassing zijn. De eisen moeten proportioneel zijn conform het proportionaliteitsbeginsel. Als je wordt afgewezen, moet de aanbestedende dienst dit motiveren en heb je de mogelijkheid om je aanmelding aan te passen en opnieuw in te dienen. De Alcatel-termijn is van toepassing bij de gunning van individuele opdrachten binnen het DAS.

Hoe lang duurt een dynamisch aankoopsysteem?

De looptijd van een DAS wordt bepaald door de aanbestedende dienst en vermeld in de aankondiging. Er is geen wettelijk maximum, maar de looptijd moet proportioneel zijn ten opzichte van het voorwerp van de opdracht. In de praktijk duren de meeste DAS-systemen drie tot vijf jaar, met de mogelijkheid tot verlenging. Belangrijk is dat de aanbestedende dienst de looptijd niet mag gebruiken om de mededinging te beperken. Bij een wijziging van de looptijd moet dit tijdig worden aangekondigd op TenderNed.

Wil je meer weten over het dynamisch aankoopsysteem en hoe je hieraan kunt deelnemen? TenderGrowth helpt mkb-bedrijven bij het succesvol inschrijven op aanbestedingen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.