Voordat een aanbestedende dienst je inschrijving inhoudelijk beoordeelt, vindt er een belangrijke voorselectie plaats: de toets op uitsluitingsgronden. Dit zijn wettelijk vastgelegde redenen waarom een ondernemer kan worden geweerd van deelname aan een aanbesteding. Het kennen en begrijpen van deze gronden is essentieel voor elke inschrijver, want uitsluiting betekent dat je kans op de opdracht onmiddellijk vervalt.

Wat zijn uitsluitingsgronden?

Uitsluitingsgronden zijn in de Aanbestedingswet 2012 vastgelegde omstandigheden op grond waarvan een aanbestedende dienst een ondernemer kan of moet uitsluiten van deelname aan een aanbestedingsprocedure. Ze zijn bedoeld om te waarborgen dat alleen integere en betrouwbare partijen meedingen naar overheidsopdrachten. De uitsluitingsgronden worden getoetst aan de hand van de eigen verklaring of het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).

Er zijn twee categorieen uitsluitingsgronden: verplichte en facultatieve. De verplichte uitsluitingsgronden zijn dwingend: als een van deze gronden van toepassing is, moet de aanbestedende dienst de ondernemer uitsluiten. Het gaat hierbij om onherroepelijke veroordelingen voor ernstige strafbare feiten, zoals deelname aan een criminele organisatie, corruptie, fraude, terrorisme, witwassen, kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel. Deze gronden gelden voor de inschrijver zelf, maar ook voor bestuurders, vennoten en andere personen met vertegenwoordigingsbevoegdheid.

De facultatieve uitsluitingsgronden zijn optioneel: de aanbestedende dienst kan ervoor kiezen deze toe te passen, maar is daartoe niet verplicht. Voorbeelden zijn: schending van milieu-, sociaal of arbeidsrecht, faillissement of surseance van betaling, het niet betalen van belastingen of sociale premies, ernstige beroepsfouten, het verstrekken van valse informatie, of ongeoorloofde beinvloeding van het aanbestedingsproces. De aanbestedende dienst moet in de aanbestedingsdocumenten vermelden welke facultatieve gronden worden gehanteerd. Bij een openbare procedure, niet-openbare procedure of concurrentiegerichte dialoog worden de gehanteerde uitsluitingsgronden opgenomen in de selectieleidraad of het beschrijvend document.

Waarom is dit belangrijk bij aanbestedingen?

Uitsluitingsgronden vormen de eerste horde in elke aanbestedingsprocedure. Als een uitsluitingsgrond op jou van toepassing is en je dit niet hebt gemeld in je eigen verklaring, riskeer je niet alleen uitsluiting van de lopende aanbesteding, maar ook reputatieschade en mogelijk strafrechtelijke vervolging wegens valsheid in geschrifte. Het is daarom van cruciaal belang dat je volledig transparant bent over je situatie. Twijfel je of een bepaalde omstandigheid als uitsluitingsgrond geldt? Win dan juridisch advies in voordat je de verklaring ondertekent.

Tegelijkertijd biedt de wet een belangrijke ontsnappingsroute: het self-cleaning mechanisme. Als er een uitsluitingsgrond op je van toepassing is, kun je aantonen dat je voldoende maatregelen hebt genomen om je betrouwbaarheid te herstellen. Denk aan het betalen van schadevergoedingen, het treffen van compliance-maatregelen, het vervangen van betrokken medewerkers, of het instellen van een integriteitsprogramma. De aanbestedende dienst beoordeelt of deze maatregelen afdoende zijn. Is dat het geval, dan mag je alsnog deelnemen aan de aanbesteding. Het proportionaliteitsbeginsel speelt hierbij een rol: de zwaarte van de uitsluiting moet in verhouding staan tot de ernst van de overtreding.

Tips voor inschrijvers

• Doe een interne screening voordat je inschrijft – Controleer voor elke aanbesteding of er uitsluitingsgronden op jouw onderneming van toepassing kunnen zijn. Dit geldt niet alleen voor het bedrijf zelf, maar ook voor bestuurders, aandeelhouders met zeggenschap en eventuele onderaannemers. Een strafrechtelijke veroordeling van een bestuurder kan het hele bedrijf raken.
• Ken het verschil tussen verplicht en facultatief – Verplichte uitsluitingsgronden leiden altijd tot uitsluiting; hier is geen onderhandelingsruimte. Bij facultatieve gronden heeft de aanbestedende dienst beoordelingsruimte. Controleer in de aanbestedingsstukken welke facultatieve gronden de opdrachtgever toepast, zodat je weet waarop je wordt getoetst.
• Bereid een self-cleaning dossier voor als dat nodig is – Als er een uitsluitingsgrond op je van toepassing is, betekent dat niet automatisch het einde. Het self-cleaning mechanisme biedt de mogelijkheid om aan te tonen dat je voldoende herstelmaatregelen hebt genomen. Stel een overtuigend dossier samen met concrete bewijzen van de getroffen maatregelen en laat dit bij voorkeur beoordelen door een jurist.
• Let op de terugkijkperiode – Uitsluitingsgronden gelden niet voor onbepaalde tijd. Voor verplichte gronden is de terugkijkperiode vijf jaar na de onherroepelijke veroordeling. Voor facultatieve gronden geldt doorgaans een periode van drie jaar na de relevante gebeurtenis. Controleer of een eventuele grond nog binnen deze termijn valt.
• Meld combinatievorming en onderaanneming – Als je inschrijft als combinatie of met onderaannemers, worden de uitsluitingsgronden ook getoetst bij je partners. Elke combinant en elke onderaannemer waarop je een beroep doet voor het voldoen aan geschiktheidseisen, moet een eigen verklaring indienen. Zorg ervoor dat je samenwerkingspartners ook schoon zijn.

Veelgestelde vragen

Wat zijn de meest voorkomende uitsluitingsgronden in de praktijk?

In de praktijk zijn de meest voorkomende facultatieve uitsluitingsgronden: het niet betalen van belastingen of sociale premies, faillissement of surseance van betaling, en ernstige beroepsfouten. De verplichte gronden (strafrechtelijke veroordelingen) komen minder vaak voor maar hebben grotere consequenties. Daarnaast wordt steeds vaker de uitsluitingsgrond 'valse verklaring' toegepast wanneer inschrijvers onjuiste informatie in hun eigen verklaring of UEA opnemen. Zorg er altijd voor dat je verklaringen volledig en waarheidsgetrouw zijn.

Geldt de uitsluiting ook voor mijn onderaannemers?

Dat hangt af van de rol van de onderaannemer. Als je een beroep doet op de capaciteiten van een onderaannemer om te voldoen aan de geschiktheidseisen (een zogeheten derdenverklaring), dan worden de uitsluitingsgronden ook bij die onderaannemer getoetst. Als de onderaannemer alleen uitvoerend werk verricht zonder dat je een beroep doet op zijn capaciteiten voor de geschiktheidseisen, dan hoeft dit niet, hoewel sommige aanbestedende diensten dit wel eisen. Raadpleeg altijd de specifieke aanbestedingsdocumenten.

Hoe werkt het self-cleaning mechanisme precies?

Bij self-cleaning toont de ondernemer aan dat hij, ondanks een toepasselijke uitsluitingsgrond, voldoende maatregelen heeft genomen om zijn integriteit en betrouwbaarheid te herstellen. Dit kan bestaan uit: het vergoeden van schade aan benadeelde partijen, volledige medewerking aan onderzoeksinstanties, het implementeren van compliance-programma's en integriteitssystemen, en het nemen van personeelsmaatregelen tegen betrokken medewerkers. De aanbestedende dienst beoordeelt de toereikendheid van deze maatregelen. Als de aanbestedende dienst de maatregelen onvoldoende acht, moet zij dit gemotiveerd meedelen aan de ondernemer. Een goed onderbouwd self-cleaning dossier kan het verschil maken tussen uitsluiting en deelname.

Wil je meer weten over uitsluitingsgronden en hoe je hiermee omgaat bij aanbestedingen? TenderGrowth helpt mkb-bedrijven bij het succesvol inschrijven op aanbestedingen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.