De openbare procedure is de meest gebruikte aanbestedingsprocedure in Nederland. Elke geïnteresseerde ondernemer kan een inschrijving indienen, zonder dat er eerst een selectieronde plaatsvindt. Dit maakt de openbare procedure bij uitstek geschikt voor opdrachten waarbij de aanbestedende dienst zoveel mogelijk marktpartijen de kans wil geven om mee te dingen. Of je nu een groot bedrijf bent of een mkb-onderneming: bij een openbare procedure sta je op gelijke voet met alle andere inschrijvers.

Wat is een openbare procedure?

Een openbare procedure is een aanbestedingsprocedure waarbij iedere belangstellende ondernemer een inschrijving mag indienen. De procedure is geregeld in de Aanbestedingswet 2012 en wordt vooral toegepast bij opdrachten boven de Europese drempelwaarden. Het belangrijkste kenmerk is dat er geen voorselectie plaatsvindt: de aanbestedende dienst beoordeelt alle ontvangen inschrijvingen op basis van vooraf vastgestelde gunningscriteria.

De procedure verloopt in een vast stramien. Eerst publiceert de aanbestedende dienst de aankondiging op TenderNed, het digitale platform voor aanbestedingen in Nederland. Vervolgens kunnen ondernemers de aanbestedingsdocumenten downloaden, vragen stellen via de Nota van Inlichtingen, en hun inschrijving indienen voor de sluitingsdatum. Na beoordeling volgt de gunningsbeslissing, waarna de Alcatel-termijn van twintig kalenderdagen ingaat. Tijdens deze termijn kunnen afgewezen inschrijvers bezwaar maken tegen de gunningsbeslissing.

Het verschil met de niet-openbare procedure is fundamenteel: bij een niet-openbare procedure vindt eerst een selectiefase plaats op basis van een selectieleidraad, waarna alleen geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd om in te schrijven. Bij de openbare procedure ontbreekt deze voorselectie volledig. Dat betekent dat de aanbestedende dienst soms tientallen inschrijvingen moet beoordelen, maar het biedt maximale transparantie en gelijke kansen voor alle marktpartijen.

Waarom is dit belangrijk bij aanbestedingen?

De openbare procedure is het werkpaard van het Nederlandse aanbestedingsrecht. Uit cijfers van TenderNed blijkt dat een groot deel van alle Europese aanbestedingen in Nederland via deze procedure verloopt. Voor mkb-bedrijven is dit goed nieuws: je hoeft geen uitgebreide selectieprocedure te doorlopen voordat je überhaupt mag inschrijven. Je kunt direct laten zien wat je te bieden hebt. Dat maakt de openbare procedure een laagdrempelige route naar overheidsopdrachten, mits je voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen en minimumeisen.

Tegelijkertijd vraagt de openbare procedure om zorgvuldigheid. Omdat er geen voorselectie is, moet je inschrijving in één keer raak zijn. Er is geen ruimte voor een vrijblijvend gesprek of nadere toelichting vooraf. Je Plan van Aanpak moet overtuigend zijn, je Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) correct ingevuld, je referenties relevant, en je prijsaanbieding scherp. Daarnaast moet je extra alert zijn op uitsluitingsgronden: als je daar niet aan voldoet, word je direct uitgesloten, ongeacht de kwaliteit van je inhoudelijke inschrijving.

Tips voor inschrijvers

• Start vroeg met je voorbereiding – De doorlooptijd van een openbare procedure is relatief kort. Zodra de aankondiging op TenderNed verschijnt, begint de klok te tikken. Begin direct met het analyseren van de aanbestedingsdocumenten en het verzamelen van benodigde bewijsstukken. Wacht niet tot de laatste week met het schrijven van je Plan van Aanpak.
• Stel gerichte vragen via de Nota van Inlichtingen – De Nota van Inlichtingen is je enige kans om onduidelijkheden in de aanbestedingsstukken op te helderen. Stel concrete, specifieke vragen die je helpen om een betere inschrijving te doen. Vermijd te algemene vragen en wees niet bang om kritische vragen te stellen over tegenstrijdigheden in de documenten.
• Focus op de gunningscriteria – Lees de gunningscriteria en de beoordelingsmethodiek uiterst zorgvuldig. Bij EMVI-aanbestedingen of Beste Prijs-Kwaliteitverhouding is het niet alleen de prijs die telt. Stem je inhoudelijke inschrijving precies af op de subgunningscriteria en de wegingsfactoren die de aanbestedende dienst hanteert.
• Controleer de eigen verklaring en uitsluitingsgronden – Vul de Eigen Verklaring of het UEA nauwkeurig in. Controleer of je bedrijf geen uitsluitingsgronden heeft, zoals belastingschulden of een strafrechtelijk verleden. Een foutief ingevulde verklaring kan leiden tot uitsluiting.
• Dien ruim op tijd in – Technische problemen met TenderNed komen voor. Plan je indiening minstens 24 uur voor de deadline. Een te late inschrijving wordt onherroepelijk terzijde gelegd, ongeacht de reden. Maak vooraf een proefindiening als het platform die mogelijkheid biedt.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een openbare en een niet-openbare procedure?

Bij een openbare procedure kan elke ondernemer direct een inschrijving indienen. Bij een niet-openbare procedure vindt eerst een selectieronde plaats op basis van een selectieleidraad. Alleen de geselecteerde kandidaten worden vervolgens uitgenodigd om een inschrijving in te dienen. De openbare procedure is transparanter en laagdrempeliger; de niet-openbare procedure geeft de aanbestedende dienst meer controle over het aantal inschrijvingen.

Wanneer moet een aanbestedende dienst de openbare procedure gebruiken?

Boven de Europese drempelwaarden moet een aanbestedende dienst kiezen uit de wettelijk voorgeschreven procedures, waarvan de openbare procedure er een is. Er is geen verplichting om specifiek de openbare procedure te kiezen, maar het is wel de standaardkeuze voor veel organisaties vanwege de eenvoud en transparantie. Bij opdrachten onder de drempelwaarde zijn de regels soepeler en kan ook een meervoudig onderhandse procedure worden gevolgd.

Kan ik als kleine ondernemer meedoen aan een openbare procedure?

Ja, juist de openbare procedure biedt kansen voor mkb-bedrijven. Er is geen voorselectie die kleinere partijen op voorhand uitsluit. Let wel op het proportionaliteitsbeginsel: de eisen die de aanbestedende dienst stelt, moeten in verhouding staan tot de omvang van de opdracht. Als de eisen disproportioneel zijn, kun je dit aankaarten via de Nota van Inlichtingen. Overweeg ook om samen te werken via combinatievorming of onderaanneming als je als individueel bedrijf niet aan alle eisen kunt voldoen.

Wil je meer weten over de openbare procedure en hoe je hierop succesvol kunt inschrijven? TenderGrowth helpt mkb-bedrijven bij het succesvol inschrijven op aanbestedingen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.