De gunningsbeslissing is het formele moment waarop een aanbestedende dienst bekendmaakt aan welke inschrijver de opdracht wordt gegund. Dit is een van de meest cruciale momenten in het aanbestedingsproces, zowel voor de winnaar als voor de verliezende partijen. De gunningsbeslissing bepaalt niet alleen wie de opdracht krijgt, maar opent ook de deur voor bezwaar en juridische toetsing.

Wat is een gunningsbeslissing?

Een gunningsbeslissing is de schriftelijke mededeling van een aanbestedende dienst aan alle inschrijvers over het voornemen om de opdracht te gunnen aan een specifieke partij. Deze beslissing wordt genomen op basis van de vooraf bekendgemaakte gunningscriteria en bevat de motivering waarom de winnende inschrijving als beste is beoordeeld. De Aanbestedingswet 2012 schrijft voor dat deze beslissing aan strenge eisen moet voldoen.

In de gunningsbeslissing moet de aanbestedende dienst elke inschrijver informeren over de relevante redenen voor de beslissing. Dit betekent dat je als afgewezen inschrijver inzicht krijgt in je eigen scores, de kenmerken en voordelen van de winnende inschrijving, en de naam van de winnende partij. Deze transparantie is essentieel zodat je kunt beoordelen of de beoordeling correct en eerlijk is verlopen, en of je eventueel bezwaar wilt maken.

De gunningsbeslissing is nog geen definitieve gunning. Het is een voornemen tot gunning, ook wel de voorlopige gunning genoemd. Na verzending van de gunningsbeslissing start de zogenaamde Alcatel-termijn, een standstill-periode van minimaal twintig kalenderdagen. Gedurende deze periode mag de aanbestedende dienst het contract nog niet ondertekenen, zodat afgewezen inschrijvers de mogelijkheid hebben om de beslissing aan te vechten.

Waarom is dit belangrijk bij aanbestedingen?

De gunningsbeslissing is het scharnierpunt tussen het beoordelingsproces en de contractsluiting. Voor winnende inschrijvers bevestigt het de toewijzing van de opdracht, hoewel het contract pas na afloop van de Alcatel-termijn definitief wordt. Voor verliezende inschrijvers is dit het moment waarop zij kunnen beoordelen of de procedure correct is verlopen en of de beoordeling transparant en eerlijk was. Een goed gemotiveerde gunningsbeslissing voorkomt onnodige juridische procedures.

Voor mkb-bedrijven is het essentieel om de gunningsbeslissing grondig te analyseren. De motivering geeft je waardevolle feedback over hoe je inschrijving is beoordeeld ten opzichte van de concurrentie. Zelfs als je niet wint, kun je deze informatie gebruiken om je toekomstige inschrijvingen te verbeteren. Let daarbij specifiek op de scores per BPKV-criterium of EMVI-onderdeel, want die tonen precies waar je sterke en zwakke punten liggen. Als je twijfelt aan de correctheid van de beoordeling, is het verstandig om binnen de Alcatel-termijn juridisch advies in te winnen.

Tips voor inschrijvers

• Lees de gunningsbeslissing direct en volledig - Zodra je de gunningsbeslissing ontvangt, neem je deze zorgvuldig door. Controleer of alle vooraf aangekondigde gunningscriteria zijn meegewogen en of de motivering specifiek genoeg is. Een te vage motivering kan een grond voor bezwaar zijn.
• Noteer de datum van ontvangst - De Alcatel-termijn van twintig kalenderdagen begint te lopen op de dag na verzending van de gunningsbeslissing. Als je bezwaar wilt maken, moet je binnen deze termijn een kort geding aanhangig maken. Mis deze deadline niet, want daarna verlies je in principe je recht om de beslissing aan te vechten.
• Vraag om een debriefing - Veel aanbestedende diensten bieden de mogelijkheid voor een debriefing of nabeschouwing. Maak hier gebruik van, ook als je niet van plan bent bezwaar te maken. Een debriefing geeft je dieper inzicht in de beoordeling en helpt je om je plan van aanpak en inschrijvingsstrategie te verbeteren voor volgende aanbestedingen.
• Vergelijk je scores met de beoordelingsmatrix - Leg de gunningsbeslissing naast het oorspronkelijke aanbestedingsdocument en de selectieleidraad. Controleer of de beoordelingsmethodiek correct is toegepast en of de scores logisch volgen uit de vooraf gepubliceerde criteria en wegingen.
• Bewaar alles voor je leerproces - Maak van elke gunningsbeslissing een dossier met je eigen inschrijving, de ontvangen scores en de feedback. Na vijf tot tien aanbestedingen heb je een schat aan informatie waarmee je patronen kunt herkennen in je sterke punten en verbeterpunten.

Veelgestelde vragen

Wat moet er in een gunningsbeslissing staan?

Een gunningsbeslissing moet volgens de Aanbestedingswet 2012 de relevante redenen voor de beslissing bevatten. Concreet betekent dit: de naam van de winnende inschrijver, de kenmerken en relatieve voordelen van de winnende inschrijving, je eigen scores per gunningscriterium, en een voldoende specifieke motivering. Als de motivering te algemeen of onduidelijk is, kan dat een grond zijn om bezwaar te maken. De aanbestedende dienst hoeft niet de volledige inhoud van de winnende inschrijving te delen, maar moet wel inzichtelijk maken waarom die inschrijving beter scoorde.

Kan ik bezwaar maken tegen een gunningsbeslissing?

Ja, je kunt bezwaar maken door binnen de Alcatel-termijn van twintig kalenderdagen een kort geding aan te spannen bij de voorzieningenrechter. Gronden voor bezwaar kunnen zijn: een onvoldoende gemotiveerde beslissing, onjuiste toepassing van de gunningscriteria, procedurele fouten, of schending van het gelijkheidsbeginsel. Het is raadzaam om direct na ontvangst van de gunningsbeslissing juridisch advies in te winnen, zodat je tijdig kunt handelen. Na afloop van de Alcatel-termijn wordt de gunning in principe definitief.

Wat is het verschil tussen de gunningsbeslissing en de definitieve gunning?

De gunningsbeslissing is het voornemen om de opdracht te gunnen en markeert het begin van de Alcatel-termijn. De definitieve gunning vindt pas plaats na afloop van deze standstill-periode, mits er geen kort geding is aangespannen. Pas bij de definitieve gunning mag het contract worden ondertekend. Als er wel een kort geding loopt, wordt de definitieve gunning opgeschort totdat de rechter uitspraak heeft gedaan. In de praktijk gebruiken aanbestedende diensten de termen soms door elkaar, maar juridisch is het onderscheid tussen voorlopige en definitieve gunning zeer relevant.

Wil je meer weten over gunningsbeslissingen en hoe je jouw kansen bij aanbestedingen vergroot? TenderGrowth helpt mkb-bedrijven bij het succesvol inschrijven op aanbestedingen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.