Na weken of maanden van voorbereiding en het indienen van je inschrijving komt eindelijk het bericht: de gunningsbeslissing. Maar let op — als je als winnaar wordt aangewezen, is het contract nog niet definitief. Er volgt eerst een fase van voorlopige gunning, een juridisch cruciale periode waarin de overeenkomst nog niet mag worden getekend. In dit artikel leggen we uit wat voorlopige gunning precies inhoudt en waarom deze fase zo belangrijk is.

Wat is een voorlopige gunning?

Een voorlopige gunning is de mededeling van een aanbestedende dienst dat zij voornemens is de opdracht te gunnen aan een bepaalde inschrijver. Het is een voorlopig besluit, geen definitief contract. Na de voorlopige gunning volgt een wettelijke wachtperiode — de zogeheten Alcatel-termijn — van minimaal twintig kalenderdagen, waarin andere inschrijvers bezwaar kunnen maken tegen de beslissing. Pas als deze termijn is verstreken zonder dat er een kort geding is aangespannen, of nadat een rechterlijk oordeel is geveld, mag het definitieve contract worden gesloten.

De voorlopige gunning wordt schriftelijk bekendgemaakt aan alle inschrijvers. In deze mededeling moet de aanbestedende dienst de redenen voor de beslissing vermelden, inclusief de kenmerken en voordelen van de winnende inschrijving ten opzichte van de afgewezen inschrijvingen. Dit is een wettelijk vereiste uit de Aanbestedingswet 2012. De transparantie van deze motivering is essentieel: zonder voldoende onderbouwing kunnen afgewezen inschrijvers hun kansen bij een eventueel bezwaar moeilijk beoordelen.

Het proces van voorlopige gunning geldt bij alle Europese aanbestedingsprocedures: de openbare procedure, de niet-openbare procedure, de concurrentiegerichte dialoog en het innovatiepartnerschap. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen onder de drempelwaarden geldt de Alcatel-termijn formeel niet, hoewel veel aanbestedende diensten deze ook bij nationale procedures toepassen als best practice. De gunningscriteria die zijn gehanteerd — of het nu gaat om EMVI, BPKV of Best Value Procurement — bepalen de uitkomst van de beoordeling.

Waarom is dit belangrijk bij aanbestedingen?

De voorlopige gunning is een fundamenteel rechtsbeschermingsmechanisme in het aanbestedingsrecht. Zonder deze wachtperiode zou een aanbestedende dienst direct na de gunningsbeslissing het contract kunnen tekenen, waardoor afgewezen inschrijvers geen reele mogelijkheid meer zouden hebben om fouten in de beoordeling aan te vechten. De Alcatel-termijn — vernoemd naar een baanbrekende Europese uitspraak — garandeert dat er een venster is waarin benadeelde partijen naar de rechter kunnen stappen.

Voor inschrijvers is het begrip voorlopige gunning in twee opzichten relevant. Als winnaar moet je begrijpen dat je pas na afloop van de standstill-periode daadwerkelijk kunt starten met de uitvoering. Plan je capaciteit en middelen hierop. Als verliezer is de voorlopige gunning het moment waarop je moet beslissen of je de beslissing accepteert of bezwaar wilt maken. Dit vereist snelle actie: de termijn van twintig dagen is kort, en het starten van een kort geding vergt voorbereiding. Analyseer de motivering van de afwijzing zorgvuldig en vraag zo nodig om een debriefinggesprek met de aanbestedende dienst.

Tips voor inschrijvers

• Lees de gunningsbeslissing uiterst zorgvuldig – De motivering in de voorlopige gunningsbeslissing bevat cruciale informatie. Als winnaar: controleer of de beschrijving overeenkomt met wat je hebt aangeboden. Als verliezer: analyseer waarom je lager hebt gescoord en of de beoordeling correct en transparant is uitgevoerd.
• Vraag een debriefinggesprek aan – Na ontvangst van de voorlopige gunning heb je het recht om een nadere toelichting te vragen aan de aanbestedende dienst. Maak hier gebruik van, ook als je niet van plan bent bezwaar te maken. De inzichten die je opdoet zijn waardevol voor toekomstige inschrijvingen en helpen je om patronen in beoordelingen te herkennen.
• Ken de bezwaartermijnen – De Alcatel-termijn bedraagt minimaal twintig kalenderdagen. Als je overweegt bezwaar te maken, schakel dan direct een aanbestedingsadvocaat in. Wacht niet tot de laatste dagen; een kort geding voorbereiden kost tijd. Overschrijding van de termijn betekent in principe dat je recht op bezwaar vervalt.
• Documenteer alles tijdens het inschrijfproces – Mocht je na de voorlopige gunning bezwaar willen maken, dan heb je bewijs nodig. Bewaar alle communicatie, verslagen van de nota van inlichtingen, je eigen inschrijving en eventuele presentaties. Hoe beter je dossier, hoe sterker je positie in een eventuele procedure.
• Bereid je als winnaar voor op de standstill-periode – Plan je projectopstart niet op de dag na de voorlopige gunning. Er kan een kort geding volgen dat de gunning opschort. Zorg voor een realistisch implementatieplan dat rekening houdt met deze onzekerheid. Gebruik de standstill-periode om het contractmanagement voor te bereiden.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen voorlopige gunning en definitieve gunning?

Bij de voorlopige gunning deelt de aanbestedende dienst mee aan wie zij de opdracht wil gunnen. De definitieve gunning vindt plaats na afloop van de Alcatel-termijn, wanneer er geen bezwaar is ingediend of wanneer een rechterlijke uitspraak de gunning bevestigt. Pas bij de definitieve gunning wordt het contract ondertekend en ontstaat een juridisch bindende overeenkomst. In de tussenliggende periode mag de aanbestedende dienst het contract niet sluiten — dit wordt de standstill-verplichting genoemd.

Wat kan ik doen als ik het niet eens ben met de voorlopige gunning?

Je hebt binnen de Alcatel-termijn de mogelijkheid om een kort geding aan te spannen bij de civiele rechter. Gronden voor bezwaar kunnen zijn: een onjuiste toepassing van de gunningscriteria, onvoldoende motivering van de beslissing, schending van het gelijkheidsbeginsel, of procedurele onregelmatigheden. Het is raadzaam om eerst een debriefinggesprek te voeren en de motivering grondig te analyseren voordat je besluit tot een procedure. Een aanbestedingsadvocaat kan je helpen bij het inschatten van je kansen.

Kan de aanbestedende dienst de voorlopige gunning nog intrekken?

Ja, dat is mogelijk. Een aanbestedende dienst kan de voorlopige gunning intrekken als blijkt dat er fouten zijn gemaakt in de beoordeling, als de winnende inschrijver niet aan de gestelde geschiktheidseisen blijkt te voldoen, of als er nieuwe informatie aan het licht komt. In zeldzame gevallen kan de aanbestedende dienst besluiten de gehele aanbesteding in te trekken. Intrekking van de voorlopige gunning moet altijd gemotiveerd worden en de aanbestedende dienst moet de beginselen van proportionaliteit en transparantie in acht nemen.

Wil je meer weten over voorlopige gunning en de rechtsbescherming bij aanbestedingen? TenderGrowth helpt mkb-bedrijven bij het succesvol inschrijven op aanbestedingen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.