Bij aanbestedingen komt het voor dat een aanbestedende dienst op zoek is naar een oplossing die nog niet op de markt bestaat. Het innovatiepartnerschap is speciaal ontworpen voor die situatie: een bijzondere aanbestedingsprocedure waarbij de ontwikkeling van een nieuw product, nieuwe dienst of nieuw werk én de daaropvolgende aankoop in één procedure worden gecombineerd. Dit maakt het voor overheden mogelijk om samen met marktpartijen te innoveren, zonder dat er een aparte aanbesteding nodig is voor de uiteindelijke aankoop.

Wat is een innovatiepartnerschap?

Een innovatiepartnerschap is een aanbestedingsprocedure die is geïntroduceerd met de Europese aanbestedingsrichtlijnen van 2014 en is opgenomen in de Aanbestedingswet 2012. Het is bedoeld voor situaties waarin een aanbestedende dienst een behoefte heeft die niet kan worden vervuld door bestaande producten, diensten of werken op de markt. In plaats van eerst een apart R&D-traject te doorlopen en vervolgens een nieuwe aanbesteding uit te schrijven voor de aankoop, combineert het innovatiepartnerschap beide fasen in één procedure.

De procedure begint met een aankondiging op TenderNed, waarna geïnteresseerde ondernemers een verzoek tot deelname indienen. De aanbestedende dienst selecteert geschikte kandidaten op basis van vooraf vastgestelde geschiktheidseisen en selectiecriteria. Met de geselecteerde partijen wordt vervolgens onderhandeld over de voorwaarden van het partnerschap. Het partnerschap zelf bestaat uit opeenvolgende fasen: een onderzoeks- en ontwikkelfase, eventueel gevolgd door een testfase, en tot slot de commerciële levering van het eindresultaat.

Een belangrijk kenmerk is dat de aanbestedende dienst tussentijds het aantal partners kan terugbrengen, mits dit vooraf in de aanbestedingsstukken is aangekondigd. Zo kan er na elke fase worden geëvalueerd welke partners het beste presteren. De gunningscriteria voor het innovatiepartnerschap richten zich vaak op de beste prijs-kwaliteitverhouding, waarbij innovatief vermogen en de aanpak van het ontwikkeltraject zwaar meewegen. De procedure verschilt wezenlijk van een openbare procedure of niet-openbare procedure, omdat het partnerschap een langdurige samenwerking behelst waarin het eindresultaat gaandeweg vorm krijgt.

Waarom is dit belangrijk bij aanbestedingen?

Het innovatiepartnerschap vult een belangrijke leemte in het aanbestedingsrecht. Voorheen moesten overheden die behoefte hadden aan innovatieve oplossingen vaak creatief omgaan met bestaande procedures, zoals de concurrentiegerichte dialoog of de onderhandelingsprocedure. Het probleem daarbij was dat na de ontwikkelfase een nieuwe aanbesteding nodig was voor de daadwerkelijke aankoop, waardoor de partij die de innovatie had ontwikkeld niet verzekerd was van de opdracht. Dit vormde een rem op de bereidheid van bedrijven om te investeren in innovatie voor de publieke sector.

Met het innovatiepartnerschap krijgen ondernemers de zekerheid dat zij, als hun ontwikkelde oplossing aan de vooraf gestelde minimumeisen voldoet, ook de leveringsopdracht kunnen krijgen zonder een nieuwe procedure te doorlopen. Dit verlaagt de drempel voor met name mkb-bedrijven en innovatieve startups om mee te doen. Voor aanbestedende diensten biedt het de mogelijkheid om maatwerk te krijgen dat perfect aansluit bij hun behoeften. Denk bijvoorbeeld aan slimme mobiliteitsoplossingen, duurzame bouwtechnieken, nieuwe vormen van afvalverwerking of digitale innovaties in de zorg. De opdrachtgever kan de voortgang van de ontwikkeling nauwgezet volgen en bijsturen waar nodig, wat leidt tot betere resultaten en minder faalkosten.

Tips voor inschrijvers

• Toon je innovatieve vermogen aan – Bij een innovatiepartnerschap draait het om het ontwikkelen van iets nieuws. Zorg dat je in je inschrijving helder uiteenzet hoe je aanpak tot een innovatieve oplossing leidt en welke ervaring je hebt met vergelijkbare ontwikkeltrajecten. Verwijs naar concrete resultaten uit eerdere R&D-projecten.
• Plan de ontwikkelfase realistisch – Stel een gedetailleerd faserings- en plan van aanpak op met duidelijke mijlpalen, tussenresultaten en go/no-go-momenten. Aanbestedende diensten willen vertrouwen dat je het ontwikkeltraject beheerst en dat risico's beheersbaar zijn.
• Let op intellectueel eigendom – Maak vooraf duidelijke afspraken over wie eigenaar wordt van de ontwikkelde innovatie. Dit is een cruciaal onderhandelingspunt dat grote impact kan hebben op de waarde van het partnerschap voor jouw organisatie. Laat je juridisch adviseren over de verdeling van IE-rechten.
• Overweeg combinatievorming – Innovatie vereist vaak verschillende expertises. Door samen te werken met andere bedrijven, kennisinstellingen of universiteiten kun je een sterker voorstel indienen dat alle benodigde competenties dekt. Onderaanneming is hierbij ook een optie.
• Begrijp de beoordelingsfasen – Het innovatiepartnerschap kent tussentijdse evaluatiemomenten waarbij partners kunnen afvallen. Zorg dat je bij elke fase aantoont dat jouw oplossing de juiste richting opgaat en dat je de gestelde prestatie-eisen haalt. Documenteer je voortgang zorgvuldig en communiceer proactief met de opdrachtgever.

Veelgestelde vragen

Wanneer mag een aanbestedende dienst een innovatiepartnerschap gebruiken?

Een innovatiepartnerschap mag alleen worden ingezet als de aanbestedende dienst kan aantonen dat er geen bestaand product, dienst of werk op de markt beschikbaar is dat aan de behoefte voldoet. Er moet dus sprake zijn van een echte innovatiebehoefte. De aanbestedende dienst moet dit ook kunnen onderbouwen, bijvoorbeeld door middel van een marktconsultatie voorafgaand aan de procedure. De procedure mag niet worden gebruikt als omweg om de reguliere aanbestedingsprocedures te omzeilen. De drempelwaarden die gelden voor Europese aanbestedingen zijn ook van toepassing op het innovatiepartnerschap.

Hoe worden de kosten van de ontwikkelfase vergoed?

De aanbestedende dienst betaalt de innovatiepartners voor het ontwikkelwerk op basis van vooraf overeengekomen vergoedingen. Deze vergoedingen moeten conform het proportionaliteitsbeginsel in verhouding staan tot de geleverde inspanningen en resultaten. Het is belangrijk om hierover goede afspraken te maken tijdens de onderhandelingsfase, zodat je als inschrijver niet onevenredig veel risico draagt. De totale waarde van het partnerschap, inclusief de latere aankoop, moet in verhouding staan tot de benodigde investering in R&D. Zorg ervoor dat betalingsschema's en mijlpalen helder zijn vastgelegd in het contract.

Kan een innovatiepartnerschap worden aangegaan met meerdere partners tegelijk?

Ja, een aanbestedende dienst kan het innovatiepartnerschap aangaan met meerdere partners, die elk aan hun eigen oplossing werken. Dit stimuleert concurrentie en vergroot de kans op een succesvol eindresultaat. Na elke ontwikkelfase kan het aantal partners worden teruggebracht, mits de criteria hiervoor vooraf transparant zijn gecommuniceerd in de aanbestedingsstukken. Uiteindelijk kan er één of kunnen er meerdere partners overblijven voor de commerciële leveringsfase. De gunningsbeslissing wordt genomen op basis van de vooraf vastgestelde criteria.

Wil je meer weten over innovatiepartnerschappen bij aanbestedingen? TenderGrowth helpt mkb-bedrijven bij het succesvol inschrijven op aanbestedingen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.