De concurrentiegerichte dialoog is een bijzondere aanbestedingsprocedure voor complexe opdrachten. De aanbestedende dienst gaat hierbij in gesprek met geselecteerde kandidaten om samen tot de beste oplossingsrichting te komen. Pas na deze dialoogfase doen de deelnemers een definitieve inschrijving. Deze procedure wordt relatief weinig gebruikt, maar is uiterst waardevol bij projecten waar innovatie, maatwerk of technische complexiteit een grote rol speelt.

Wat is een concurrentiegerichte dialoog?

De concurrentiegerichte dialoog is een procedure die is opgenomen in de Aanbestedingswet 2012 en wordt ingezet wanneer een aanbestedende dienst te maken heeft met een bijzonder complexe opdracht. Het gaat om situaties waarin de opdrachtgever niet in staat is om vooraf de technische specificaties, juridische voorwaarden of financiële structuur van de opdracht eenduidig vast te stellen. Denk aan grote infrastructurele werken, complexe ICT-projecten, publiek-private samenwerkingen of innovatieve oplossingen waar de markt beter weet wat mogelijk is dan de opdrachtgever zelf.

De procedure verloopt in drie fasen. Eerst vindt een selectiefase plaats, vergelijkbaar met de niet-openbare procedure. Geïnteresseerde ondernemers melden zich aan en worden beoordeeld op basis van selectiecriteria uit de selectieleidraad. Minimaal drie kandidaten worden uitgenodigd voor de dialoogfase. Tijdens de dialoogrondes bespreekt de aanbestedende dienst met elke geselecteerde kandidaat afzonderlijk mogelijke oplossingen, technische benaderingen en commerciële voorwaarden. Deze gesprekken zijn vertrouwelijk: de aanbestedende dienst mag oplossingen van de ene kandidaat niet delen met de andere.

Na afronding van de dialoog stelt de aanbestedende dienst de definitieve aanbestedingsdocumenten op en nodigt de overgebleven kandidaten uit om hun finale inschrijving in te dienen. De beoordeling vindt vervolgens plaats op basis van de vooraf bekendgemaakte gunningscriteria, doorgaans op basis van Beste Prijs-Kwaliteitverhouding of Best Value Procurement. Na de gunningsbeslissing geldt de gebruikelijke Alcatel-termijn.

Waarom is dit belangrijk bij aanbestedingen?

De concurrentiegerichte dialoog biedt kansen die bij andere procedures niet bestaan. Als inschrijver krijg je de unieke mogelijkheid om direct met de opdrachtgever in gesprek te gaan over jouw visie en oplossingsrichting. Dit betekent dat je invloed kunt uitoefenen op de uiteindelijke opdrachtvormgeving. Voor bedrijven met innovatieve oplossingen of specialistische kennis is dit een uitgelezen kans om zich te onderscheiden van de concurrentie.

Tegelijkertijd is de concurrentiegerichte dialoog een intensief proces. De doorlooptijd is aanzienlijk langer dan bij een openbare procedure en de investering in tijd en middelen is navenant hoger. Je moet experts beschikbaar hebben voor de dialoogrondes, presentaties voorbereiden en conceptoplossingen uitwerken zonder garantie op gunning. Voor mkb-bedrijven is het daarom essentieel om vooraf een realistische inschatting te maken van de slagingskans en de benodigde investering. Overweeg of combinatievorming met andere partijen de haalbaarheid vergroot en of de potentiële opdrachtwaarde de investering rechtvaardigt.

Tips voor inschrijvers

• Verdiep je in de behoeften van de opdrachtgever – De kracht van de concurrentiegerichte dialoog zit in het gesprek. Bereid je grondig voor door de achtergrond van het project te onderzoeken, eerdere marktconsultaties te raadplegen en de organisatie van de opdrachtgever te begrijpen. Hoe beter je de werkelijke behoefte begrijpt, hoe waardevolder je bijdrage in de dialoog.
• Bescherm je intellectuele eigendom – Tijdens de dialoogrondes deel je mogelijk innovatieve ideeën en oplossingsrichtingen. Hoewel de wet voorschrijft dat de aanbestedende dienst vertrouwelijke informatie niet mag delen met andere kandidaten, is het verstandig om bewust om te gaan met wat je deelt. Markeer expliciet welke informatie je als vertrouwelijk beschouwt en leg dit vast in het gespreksverslag.
• Stel de juiste vragen – De dialoog is tweerichtingsverkeer. Gebruik de dialoogrondes niet alleen om je oplossing te presenteren, maar ook om kritische vragen te stellen over de randvoorwaarden, risicoverdeling en verwachtingen van de opdrachtgever. De antwoorden helpen je om een scherpere en realistischere inschrijving te doen.
• Houd rekening met de tijdsinvestering – Een concurrentiegerichte dialoog kan maanden duren, met meerdere dialoogrondes. Plan de benodigde capaciteit ruim van tevoren in. Zorg dat je kernteam beschikbaar blijft gedurende het hele traject en betrek eventuele onderaannemers vroegtijdig bij het proces.
• Vertaal dialooginzichten naar je inschrijving – De inzichten die je opdoet tijdens de dialoog zijn goud waard voor je finale inschrijving. Verwerk de feedback van de opdrachtgever expliciet in je Plan van Aanpak. Laat zien dat je hebt geluisterd en dat je oplossing is geëvolueerd op basis van de dialoog.

Veelgestelde vragen

Wanneer mag een aanbestedende dienst de concurrentiegerichte dialoog toepassen?

De aanbestedende dienst mag deze procedure toepassen wanneer de opdracht bijzonder complex is en een openbare of niet-openbare procedure niet geschikt is om tot een goede oplossing te komen. Dit is het geval wanneer de opdrachtgever niet in staat is om vooraf de technische middelen, juridische of financiële voorwaarden te specificeren. De keuze voor deze procedure moet worden gemotiveerd in de aankondiging.

Hoeveel dialoogrondes zijn er?

Het aantal dialoogrondes is niet wettelijk vastgelegd. De aanbestedende dienst bepaalt zelf hoeveel rondes nodig zijn om tot een helder beeld te komen. In de praktijk vinden vaak twee tot vier rondes plaats. De aanbestedende dienst mag tijdens het proces het aantal deelnemers reduceren, mits dit vooraf is aangekondigd en er minimaal drie kandidaten overblijven voor de definitieve inschrijving.

Wat is het verschil met een innovatiepartnerschap?

Bij een concurrentiegerichte dialoog resulteert de procedure in een opdracht voor een bestaande of te ontwikkelen oplossing. Bij een innovatiepartnerschap gaat de samenwerking verder: de geselecteerde partner ontwikkelt samen met de opdrachtgever een geheel nieuwe oplossing die nog niet op de markt bestaat. Het innovatiepartnerschap omvat zowel de ontwikkelfase als de daaropvolgende aanschaf, terwijl de concurrentiegerichte dialoog eindigt bij de gunning van een reguliere opdracht.

Wil je meer weten over de concurrentiegerichte dialoog en hoe je je kansen maximaliseert? TenderGrowth helpt mkb-bedrijven bij het succesvol inschrijven op aanbestedingen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.