Een inschrijving is het formele aanbod dat je als ondernemer indient bij een aanbesteding. Het is het moment waarop je je kaarten op tafel legt: je laat zien wat je kunt, wat je oplossing is en wat het kost. Een goede inschrijving is het verschil tussen winnen en verliezen. In dit artikel lees je wat een inschrijving precies inhoudt, waar je op moet letten en hoe je je kansen vergroot.

Wat is een inschrijving?

Een inschrijving is het geheel van documenten dat je als ondernemer indient als reactie op een aanbestedingsprocedure. Dit omvat doorgaans een Plan van Aanpak, een prijsaanbieding, het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) of Eigen Verklaring, referenties en eventuele bijlagen die in de aanbestedingsdocumenten worden gevraagd. Je inschrijving vormt de basis waarop de aanbestedende dienst jouw aanbod beoordeelt en vergelijkt met die van andere inschrijvers.

De inschrijving moet volledig voldoen aan alle eisen die in de aanbestedingsdocumenten zijn gesteld. Dit betreft zowel de inhoudelijke eisen, zoals geschiktheidseisen en minimumeisen, als de procedurele eisen, zoals het juiste bestandsformaat, maximaal aantal pagina's en de indieningstermijn. Bij Europese aanbestedingen verloopt de indiening vrijwel altijd digitaal via TenderNed. Een inschrijving die te laat wordt ingediend of niet aan de vormvereisten voldoet, wordt onherroepelijk terzijde gelegd, ook als de inhoud excellent is.

Het is belangrijk om het verschil te begrijpen tussen een aanmelding en een inschrijving. Bij een niet-openbare procedure dien je eerst een aanmelding in voor de selectiefase. Pas als je bent geselecteerd, word je uitgenodigd om een inschrijving in te dienen. Bij een openbare procedure vallen aanmelding en inschrijving samen: je dient in één keer alles in.

Waarom is dit belangrijk bij aanbestedingen?

De kwaliteit van je inschrijving bepaalt direct of je de opdracht wint. In tegenstelling tot commerciële verkooptrajecten krijg je bij aanbestedingen geen tweede kans. Er is geen ruimte voor een aanvullend gesprek, een herzien voorstel of een nadere toelichting. Wat je indient, is wat wordt beoordeeld. Daarom is het cruciaal dat je inschrijving niet alleen inhoudelijk sterk is, maar ook formeel foutloos. Denk aan het correct beantwoorden van alle knock-outvragen, het aanleveren van gevraagde bewijsstukken en het respecteren van paginalimiet en bestandsformaten.

Daarnaast is het essentieel om je inschrijving af te stemmen op de gunningscriteria. Als de aanbestedende dienst werkt met EMVI of Beste Prijs-Kwaliteitverhouding, dan telt niet alleen de prijs mee. Je kwalitatieve aanbod, bijvoorbeeld je aanpak voor Social Return, duurzaamheid via de CO2-prestatieladder of de kwalificaties van je sleutelpersoneel, kan doorslaggevend zijn. Begrijp de wegingsfactoren, scoor maximaal op de onderdelen die het zwaarst wegen en zorg dat je prijs marktconform is.

Tips voor inschrijvers

• Lees de aanbestedingsdocumenten drie keer – Bij de eerste lezing krijg je een globaal beeld. Bij de tweede lezing noteer je alle eisen, vragen en aandachtspunten. Bij de derde lezing check je of je alles hebt geadresseerd. Deze gestructureerde aanpak voorkomt dat je eisen over het hoofd ziet die tot uitsluiting of puntenverlies leiden.
• Beantwoord precies wat er gevraagd wordt – Een veelgemaakte fout is het geven van een generiek antwoord dat niet aansluit bij de specifieke vraagstelling. Als de aanbestedende dienst vraagt om je aanpak voor risicomanagement bij dit specifieke project, schrijf dan niet over je algemene risicomanagementmethodiek. Maak het concreet, projectspecifiek en meetbaar.
• Gebruik de Nota van Inlichtingen strategisch – De Nota van Inlichtingen is je kans om onduidelijkheden weg te nemen. Stel vragen die je helpen om een scherpere inschrijving te doen. Let ook op de vragen en antwoorden van andere inschrijvers: deze geven vaak waardevolle inzichten in de interpretatie van eisen door de aanbestedende dienst.
• Laat je inschrijving reviewen door een buitenstaander – Iemand die niet bij het schrijfproces betrokken was, leest met frisse ogen. Deze persoon ontdekt inconsistenties, onduidelijkheden en aannames die voor jou vanzelfsprekend lijken maar voor de beoordelaar niet. Plan deze review minstens drie werkdagen voor de deadline in.
• Controleer de checklist twee keer – Maak een checklist van alle gevraagde documenten, bijlagen, formulieren en verklaringen. Loop deze twee keer door: een keer bij het samenstellen van de inschrijving en een keer vlak voor de indiening. Controleer of alle bestanden openen, de juiste versies zijn en de bestandsnamen kloppen met wat is voorgeschreven.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er als mijn inschrijving te laat is?

Een te late inschrijving wordt onherroepelijk terzijde gelegd. De aanbestedende dienst heeft hierin geen discretionaire bevoegdheid: de wet schrijft voor dat te late inschrijvingen niet in behandeling worden genomen. Dit geldt ook als de vertraging wordt veroorzaakt door technische problemen met TenderNed, tenzij het aantoonbaar een systeemstoring aan de kant van TenderNed betreft. Plan je indiening daarom altijd minimaal 24 uur voor de deadline.

Kan ik mijn inschrijving na indiening nog wijzigen?

Nee, na het sluiten van de indieningstermijn kun je je inschrijving niet meer wijzigen. De aanbestedende dienst mag wel om verduidelijking vragen, maar dit mag niet leiden tot een wezenlijke wijziging van je aanbod. In de praktijk betekent dit dat je fouten in je prijsaanbieding, ontbrekende bijlagen of inhoudelijke tekortkomingen niet meer kunt herstellen. Zorgvuldigheid vooraf is daarom essentieel.

Moet ik op alle percelen inschrijven?

Nee, bij een aanbesteding die is opgedeeld in percelen kun je zelf kiezen op welke percelen je inschrijft. Let wel op de aanbestedingsdocumenten: soms geldt een maximumaantal percelen waarop je mag inschrijven, of zijn er combinatieregels die bepalen welke percelen wel of niet samen gegund kunnen worden aan dezelfde inschrijver. Maak een strategische afweging: schrijf alleen in op percelen waar je daadwerkelijk sterk staat.

Wil je meer weten over het succesvol indienen van inschrijvingen? TenderGrowth helpt mkb-bedrijven bij het succesvol inschrijven op aanbestedingen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.