Bij vrijwel elke aanbesteding word je gevraagd om een eigen verklaring in te dienen. Dit formulier is een van de eerste documenten waarmee je als inschrijver te maken krijgt, en het correct invullen ervan is cruciaal om niet al in de beginfase te worden uitgesloten. In dit artikel leggen we uit wat de eigen verklaring precies is, hoe deze zich verhoudt tot het Europese Uniform Europees Aanbestedingsdocument, en waar je op moet letten.

Wat is een eigen verklaring?

Een eigen verklaring is een door de inschrijver ondertekend document waarin deze verklaart te voldoen aan de gestelde eisen en voorwaarden van een aanbesteding. Het gaat om een voorlopig bewijsmiddel: je geeft aan dat er geen uitsluitingsgronden op jou van toepassing zijn en dat je voldoet aan de geschiktheidseisen. Pas de winnende inschrijver hoeft achteraf de daadwerkelijke bewijsstukken aan te leveren, zoals een Verklaring Omtrent het Gedrag Rechtspersonen (VOG RP), een verklaring van de Belastingdienst of een bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel.

De eigen verklaring vindt zijn wettelijke basis in de Aanbestedingswet 2012. Bij Europese aanbestedingen boven de drempelwaarden wordt de eigen verklaring vervangen door het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), een gestandaardiseerd formulier dat in alle EU-lidstaten wordt gebruikt. Het UEA is in feite de Europese variant van de eigen verklaring, met dezelfde functie maar een geharmoniseerd format. Bij nationale aanbestedingen onder de drempelwaarden gebruiken veel aanbestedende diensten het model Eigen Verklaring zoals opgesteld door PIANOo (het Expertisecentrum Aanbesteden).

In de eigen verklaring bevestig je onder meer dat je bedrijf niet is veroordeeld voor bepaalde strafbare feiten (de verplichte uitsluitingsgronden), dat er geen sprake is van faillissement of surseance van betaling, dat je alle verschuldigde belastingen en sociale premies hebt betaald, en dat je voldoet aan eventuele technische bekwaamheidseisen zoals referentie-eisen of certificeringsvereisten. De verklaring bevat ook een machtiging aan de aanbestedende dienst om de gegevens te verifieren bij relevante instanties. Bij een niet-openbare procedure of concurrentiegerichte dialoog wordt de eigen verklaring al in de selectiefase ingediend, samen met de selectieleidraad-documentatie.

Waarom is dit belangrijk bij aanbestedingen?

De eigen verklaring dient een dubbel doel. Ten eerste verlaagt het de administratieve lasten voor inschrijvers aanzienlijk. In het verleden moesten alle inschrijvers bij elke aanbesteding stapels bewijsstukken aanleveren, ongeacht of zij kans maakten op de opdracht. Dankzij de eigen verklaring hoeft alleen de beoogde winnaar die documenten te overleggen. Dit bespaart kosten en tijd, wat met name voor mkb-bedrijven een groot voordeel is conform het proportionaliteitsbeginsel.

Ten tweede garandeert de eigen verklaring de integriteit van het aanbestedingsproces. Door inschrijvers te laten verklaren dat zij voldoen aan de eisen, wordt een eerste zeef gecreeerd die ongeschikte of niet-integere partijen buiten de deur houdt. Het afleggen van een valse verklaring heeft ernstige consequenties: het kan leiden tot uitsluiting van de lopende aanbesteding, toekomstige aanbestedingen, en mogelijk zelfs strafrechtelijke vervolging wegens valsheid in geschrifte. Het is daarom van het grootste belang dat je de eigen verklaring naar waarheid invult en goed controleert of alle verklaringen kloppen voordat je ondertekent.

Tips voor inschrijvers

• Controleer de eigen verklaring ruim voor de deadline – Vul de eigen verklaring niet op het laatste moment in. Neem de tijd om elke verklaring te controleren. Als je bij een combinatie inschrijft, moet elke combinant een eigen verklaring indienen. Bij inzet van onderaannemers kan ook van hen een eigen verklaring worden gevraagd.
• Weet welke uitsluitingsgronden gelden – Bestudeer zorgvuldig welke verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden de aanbestedende dienst hanteert. Dit staat vermeld in de aanbestedingsdocumenten. Twijfel je of een bepaalde grond op jou van toepassing is? Win juridisch advies in voordat je de verklaring ondertekent.
• Houd je bewijsstukken paraat – Hoewel je bij de inschrijving alleen de eigen verklaring hoeft in te dienen, moet je als winnaar de bewijsstukken snel kunnen overleggen. Zorg ervoor dat je VOG RP, uittreksel KvK, verklaring Belastingdienst en eventuele referenties actueel en beschikbaar zijn. Verouderde documenten kunnen tot vertraging of zelfs uitsluiting leiden.
• Gebruik het juiste format – Bij Europese aanbestedingen gebruik je het UEA. Bij nationale aanbestedingen kan het model-eigen-verklaring van PIANOo worden gebruikt, maar raadpleeg altijd de aanbestedingsdocumenten voor het specifiek vereiste formulier. Het indienen van het verkeerde format kan leiden tot ongeldigheid van je inschrijving.
• Meld wijzigingen proactief – Als er na het indienen van de eigen verklaring iets verandert in je situatie (bijvoorbeeld een nieuw strafrechtelijk onderzoek, een belastingschuld of een wijziging in je bedrijfsstructuur), meld dit dan direct aan de aanbestedende dienst. Transparantie wordt gewaardeerd en kan een beroep op self-cleaning mogelijk maken, terwijl verzwijging tot uitsluiting en reputatieschade leidt.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen de eigen verklaring en het UEA?

De eigen verklaring is de Nederlandse term voor het voorlopige bewijsmiddel bij aanbestedingen. Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) is de Europese gestandaardiseerde versie die verplicht is bij Europese aanbestedingen boven de drempelwaarden. Beide dienen hetzelfde doel: een voorlopige verklaring dat je voldoet aan de eisen. Bij nationale aanbestedingen onder de drempelwaarden wordt vaak het Nederlandse model-eigen-verklaring gebruikt, dat eenvoudiger is dan het UEA.

Wat gebeurt er als ik een fout maak in de eigen verklaring?

Een onopzettelijke fout hoeft niet fataal te zijn. De aanbestedende dienst kan je de gelegenheid geven om een fout te herstellen, mits dit niet leidt tot een wezenlijke wijziging van je inschrijving. Het opzettelijk onjuist invullen van de eigen verklaring is echter een ernstige overtreding die kan leiden tot uitsluiting op grond van ernstige beroepsfout. Wees daarom altijd eerlijk en volledig. Als je twijfelt over een specifieke verklaring, stel dan een vraag via de nota van inlichtingen.

Moet ik als zzp'er ook een eigen verklaring indienen?

Ja, ook als zzp'er of eenmanszaak moet je een eigen verklaring indienen als je meedoet aan een aanbesteding. De uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen gelden voor alle ondernemingsvormen. Als zzp'er ben je zelf verantwoordelijk voor het voldoen aan alle vereisten. Als je de gevraagde ervaring niet zelfstandig kunt aantonen, kun je overwegen om via combinatievorming of onderaanneming deel te nemen.

Wil je meer weten over de eigen verklaring en hoe je deze correct invult? TenderGrowth helpt mkb-bedrijven bij het succesvol inschrijven op aanbestedingen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.