Combinatievorming is het gezamenlijk inschrijven op een aanbesteding door twee of meer bedrijven. Door de krachten te bundelen kun je als mkb-bedrijf voldoen aan eisen die je alleen niet zou kunnen waarmaken. Het is een krachtig instrument, maar brengt ook specifieke juridische en organisatorische aandachtspunten met zich mee die je goed moet begrijpen voordat je deze stap zet.

Wat is combinatievorming?

Bij combinatievorming dienen twee of meer ondernemingen gezamenlijk een inschrijving in op een aanbesteding. In tegenstelling tot onderaanneming, waarbij er een hierarchische relatie bestaat tussen hoofd- en onderaannemer, zijn de partners in een combinatie in beginsel gelijkwaardig en gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van de opdracht. Een combinatie wordt ook wel aangeduid als consortium, bouwcombinatie of samenwerkingsverband.

De Aanbestedingswet 2012 waarborgt het recht van ondernemingen om in combinatie in te schrijven. Een aanbestedende dienst mag combinatievorming niet op voorhand uitsluiten, maar kan wel eisen dat de combinatie na gunning een bepaalde rechtsvorm aanneemt, bijvoorbeeld een vennootschap onder firma (vof), mits dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht. De combinatiepartners kunnen hun ervaring, omzet, personeel en technische capaciteiten combineren om samen te voldoen aan de geschiktheidseisen en referentie-eisen.

Een essentieel kenmerk van combinatievorming is de hoofdelijke aansprakelijkheid. De aanbestedende dienst kan doorgaans elke combinatiepartner aanspreken voor de volledige uitvoering van de opdracht, niet slechts voor het eigen deel. Dit betekent dat als een van je partners in gebreke blijft, jij als mede-combinant aansprakelijk kunt worden gesteld voor de volledige schade. Dit maakt het cruciaal om vooraf goede onderlinge afspraken te maken in een combinatieovereenkomst.

Waarom is dit belangrijk bij aanbestedingen?

Combinatievorming opent deuren die voor individuele mkb-bedrijven gesloten zouden blijven. Veel aanbestedingen stellen eisen aan minimale omzet, aantal medewerkers, specifieke certificeringen of aantallen referentieprojecten die een enkel mkb-bedrijf niet kan waarmaken. Door samen te werken in een combinatie kun je deze drempels overwinnen. Je referenties worden samengevoegd, je capaciteit verdubbelt, en je kunt een breder dienstenpakket aanbieden. Dit is bijzonder waardevol bij grotere opdrachten boven de drempelwaarden.

Tegelijkertijd vraagt combinatievorming om een zorgvuldige afweging. De administratieve lasten zijn hoger dan bij een individuele inschrijving. Je moet een combinatieovereenkomst opstellen, interne governance regelen, afspraken maken over de verdeling van werkzaamheden en risico's, en je plan van aanpak moet een overtuigend beeld schetsen van hoe de samenwerking in de praktijk functioneert. Aanbestedende diensten beoordelen de geloofwaardigheid van je samenwerkingsmodel vaak als onderdeel van de kwalitatieve gunningscriteria. Een goed georganiseerde combinatie kan juist positief scoren doordat je complementaire expertise combineert.

Tips voor inschrijvers

• Stel een gedegen combinatieovereenkomst op - Leg vooraf vast hoe de samenwerking is georganiseerd: wie is penvoerder, hoe worden kosten en opbrengsten verdeeld, wat gebeurt er bij geschillen, en hoe ga je om met aansprakelijkheid. Schakel juridische expertise in voor dit document, want het vormt de basis van je samenwerking.
• Kies complementaire partners - De kracht van een combinatie zit in de aanvulling op elkaars expertise. Kies partners die andere specialismen, certificeringen of referenties inbrengen dan jijzelf. Twee bedrijven die precies hetzelfde doen voegen minder toe dan twee bedrijven die elkaar aanvullen. Denk strategisch na over welke combinatie de sterkste inschrijving oplevert.
• Wijs een duidelijke penvoerder aan - De penvoerder is het aanspreekpunt voor de aanbestedende dienst en coordineert de inschrijving en de uitvoering. Kies de partner die de meeste ervaring heeft met aanbestedingen of het grootste aandeel van de opdracht uitvoert. Duidelijk leiderschap voorkomt verwarring bij de opdrachtgever en verhoogt het vertrouwen in je combinatie.
• Zorg dat alle partners voldoen aan de uitsluitingsgronden - Elke combinatiepartner moet afzonderlijk voldoen aan de uitsluitingsgronden en een eigen UEA of Eigen Verklaring indienen. Als een partner niet door de screening komt, wordt de gehele combinatie uitgesloten. Controleer dit dus vooraf grondig.
• Weeg af: combinatie of onderaanneming? - Bij een combinatie zijn alle partners hoofdelijk aansprakelijk. Bij onderaanneming draagt alleen de hoofdaannemer de verantwoordelijkheid richting de opdrachtgever. Als de samenwerking niet gelijkwaardig is of als een partner slechts een klein deel uitvoert, is onderaanneming vaak praktischer. Kies de vorm die het beste past bij de verhouding tussen de partijen en de aard van de opdracht.

Veelgestelde vragen

Mag een aanbestedende dienst combinatievorming verbieden?

Nee, een aanbestedende dienst mag combinatievorming niet op voorhand uitsluiten. Dit volgt uit de Europese aanbestedingsrichtlijnen en de Aanbestedingswet 2012. Wel mag de aanbestedende dienst eisen stellen aan de organisatievorm van de combinatie, bijvoorbeeld dat er na gunning een gezamenlijke rechtsvorm wordt opgericht. Ook mag de aanbestedende dienst in de geschiktheidseisen vastleggen hoe de capaciteiten van combinatiepartners worden meegeteld, mits dit proportioneel is conform het proportionaliteitsbeginsel.

Hoe werkt de beoordeling van geschiktheidseisen bij een combinatie?

Bij een combinatie worden de capaciteiten van de partners in beginsel samengevoegd voor het toetsen aan de geschiktheidseisen. Dit betekent dat de omzet, het personeel en de technische middelen van alle partners bij elkaar worden opgeteld. Voor referentie-eisen geldt dat de referenties van alle individuele partners mogen worden ingebracht, maar een referentie van partner A telt niet als referentie van partner B. De aanbestedende dienst kan in de aanbestedingsstukken nadere regels stellen over de wijze waarop combinatiecapaciteiten worden beoordeeld.

Kan ik tegelijkertijd als combinatie en als individuele inschrijver inschrijven?

In principe is het niet toegestaan om op dezelfde aanbesteding zowel als individuele inschrijver als in een combinatie in te schrijven. Dit levert een risico op van belangenverstrengeling en schending van het mededingingsrecht. De aanbestedende dienst kan dubbelinschrijvingen uitsluiten. Wel kun je bij een aanbesteding die is opgedeeld in percelen soms op het ene perceel individueel inschrijven en op het andere in combinatie, mits het aanbestedingsdocument dit toestaat en er geen mededingingsrechtelijke bezwaren zijn.

Wil je meer weten over combinatievorming en hoe je de juiste samenwerkingspartners vindt? TenderGrowth helpt mkb-bedrijven bij het succesvol inschrijven op aanbestedingen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.