Een perceel is een afgebakend deel van een grotere overheidsopdracht. Door een opdracht op te splitsen in percelen krijgen meer bedrijven, en met name mkb-ondernemingen, de kans om mee te dingen. Het is een belangrijk instrument binnen de Aanbestedingswet 2012 dat direct invloed heeft op jouw strategie als inschrijver. In dit artikel lees je wat percelen precies zijn, waarom ze bestaan en hoe je er slim mee omgaat.

Wat is een perceel?

Een perceel is een zelfstandig onderdeel van een aanbesteding dat apart kan worden gegund. Wanneer een aanbestedende dienst een grote opdracht in de markt zet, kan zij ervoor kiezen om deze op te splitsen in meerdere percelen. Elk perceel beschrijft een afzonderlijk deel van de opdracht, met eigen specificaties, geschiktheidseisen, gunningscriteria en mogelijk zelfs een eigen budget. Elk perceel kan aan een andere ondernemer worden gegund.

De opdeling kan op verschillende manieren plaatsvinden. Bij een functionele opdeling worden percelen ingedeeld naar type werkzaamheden. Denk aan een groot bouwproject met aparte percelen voor de ruwbouw, elektrotechnische installaties en afwerking. Bij een geografische opdeling worden percelen ingedeeld naar regio. Bijvoorbeeld een landelijk schoonmaakcontract met aparte percelen per provincie. Er zijn ook mengvormen mogelijk, waarbij zowel functionele als geografische criteria een rol spelen.

De Aanbestedingswet 2012 hanteert het zogenoemde "pas toe of leg uit"-principe (comply or explain) voor het verdelen van opdrachten in percelen. Dit betekent dat de aanbestedende dienst in beginsel verplicht is om opdrachten boven de Europese drempelwaarden in percelen te verdelen. Kiest de aanbestedende dienst ervoor om de opdracht niet op te splitsen, dan moet zij dit gemotiveerd uitleggen in de aanbestedingsdocumenten. Dit principe vloeit voort uit het proportionaliteitsbeginsel en is bedoeld om de toegang voor mkb-bedrijven tot overheidsopdrachten te vergroten.

Waarom is dit belangrijk bij aanbestedingen?

Percelen zijn een van de belangrijkste instrumenten om de aanbestedingsmarkt toegankelijk te houden voor het mkb. Zonder percelen zou een groot contract alleen toegankelijk zijn voor grote bedrijven die de volledige scope kunnen leveren. Door opdeling in percelen kunnen kleinere, gespecialiseerde bedrijven inschrijven op het onderdeel waar zij het sterkst in zijn. Dit bevordert de concurrentie, leidt tot betere prijs-kwaliteitverhoudingen en stimuleert innovatie doordat specialisten hun expertise kunnen inzetten.

Voor jou als inschrijver heeft de perceelstructuur directe strategische consequenties. Je moet beslissen op welke percelen je inschrijft en op welke niet. Soms geldt een maximumaantal percelen waarop je mag inschrijven, of zijn er combinatieregels die bepalen of dezelfde partij meerdere percelen mag winnen. Let ook op de eisen per perceel: een perceel voor specialistisch werk kan andere referentie-eisen hebben dan een perceel voor standaardwerk. Analyseer de minimumeisen per perceel zorgvuldig voordat je besluit in te schrijven. Bij raamovereenkomsten worden percelen vaak ingezet om meerdere leveranciers per deelgebied te contracteren, wat ook na gunning nog gevolgen heeft voor de werkverdeling.

Tips voor inschrijvers

• Maak een strategische perceelkeuze – Schrijf niet blindelings in op alle percelen. Analyseer per perceel de eisen, de verwachte concurrentie en je eigen sterke punten. Soms is het slimmer om op twee percelen een uitstekende inschrijving te doen dan op vijf percelen een middelmatige. Kwaliteit gaat boven kwantiteit.
• Controleer de combinatieregels – Veel aanbestedingen bevatten regels over het combineren van percelen. Sommige percelen mogen niet aan dezelfde partij worden gegund om afhankelijkheid te voorkomen. Andere aanbestedingen bieden juist een korting als je meerdere percelen wint. Lees deze regels nauwkeurig en verwerk ze in je strategie en prijsstelling.
• Let op de drempelwaardebepaling – De waarde van percelen is relevant voor de bepaling of de Europese drempelwaarden worden overschreden. De aanbestedende dienst moet de waarde van alle percelen bij elkaar optellen. Dit voorkomt dat opdrachten kunstmatig worden gesplitst om onder de drempelwaarde te blijven. Als inschrijver is het goed om te weten dat deze regels bestaan, zodat je kunt beoordelen of de gekozen procedure correct is.
• Overweeg samenwerking per perceel – Als je niet zelfstandig aan de eisen van een perceel kunt voldoen, overweeg dan combinatievorming of onderaanneming voor dat specifieke perceel. Je kunt per perceel een andere samenwerkingsvorm kiezen, afhankelijk van wat het meest passend is. Communiceer dit helder in je inschrijving.
• Analyseer eerdere soortgelijke aanbestedingen – Kijk op TenderNed naar eerdere aanbestedingen van dezelfde aanbestedende dienst voor vergelijkbare opdrachten. Hoe waren de percelen toen verdeeld? Welke partijen wonnen welke percelen? Hoeveel inschrijvingen waren er per perceel? Deze informatie helpt je om een realistische inschatting te maken van je winstkansen per perceel.

Veelgestelde vragen

Moet een aanbestedende dienst altijd in percelen verdelen?

Nee, maar het "pas toe of leg uit"-principe schrijft voor dat de aanbestedende dienst moet motiveren waarom zij niet in percelen verdeelt. Geldige redenen kunnen zijn dat de opdracht technisch ondeelbaar is, dat percelen zouden leiden tot onwerkbare raakvlakken of dat de totale kosten significant zouden stijgen door opsplitsing. Als je als ondernemer vindt dat een opdracht onterecht niet in percelen is verdeeld, kun je dit aankaarten via de Nota van Inlichtingen.

Kan ik op alle percelen tegelijk inschrijven?

Dat hangt af van de aanbestedingsdocumenten. Sommige aanbestedingen staan toe dat je op alle percelen inschrijft. Andere beperken het maximumaantal percelen waarop je mag inschrijven, of bepalen dat bepaalde combinaties van percelen niet door dezelfde partij mogen worden gewonnen. Er kunnen ook regels gelden over het maximumaantal percelen dat aan een enkele inschrijver kan worden gegund. Lees de spelregels per aanbesteding zorgvuldig.

Hoe beïnvloeden percelen mijn inkoopstrategie?

De perceelstructuur heeft direct invloed op de inkoopstrategie van de aanbestedende dienst en op jouw strategie als inschrijver. Meer percelen betekent doorgaans meer concurrentie per perceel maar kleinere opdrachtwaarden per contract. Minder percelen betekent grotere contracten maar hogere toetredingsdrempels. Stem je bid/no-bid-beslissing en je resource-planning af op de perceelstructuur. Houd er ook rekening mee dat je mogelijk voor elk perceel een apart Plan van Aanpak en een aparte prijsaanbieding moet indienen.

Wil je meer weten over hoe je percelen strategisch kunt benutten? TenderGrowth helpt mkb-bedrijven bij het succesvol inschrijven op aanbestedingen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.