Bij elke aanbesteding gelden er bepaalde eisen waaraan je als inschrijver verplicht moet voldoen. Deze minimumeisen vormen de ondergrens: voldoe je niet aan één of meer van deze eisen, dan wordt je inschrijving terzijde gelegd — ongeacht hoe sterk je aanbieding verder is. Het begrijpen en correct beantwoorden van minimumeisen is daarom een van de belangrijkste stappen in elk tenderproces.

Wat zijn minimumeisen?

Minimumeisen — ook wel knock-outeisen of minimumvereisten genoemd — zijn de dwingende voorwaarden die een aanbestedende dienst stelt aan inschrijvers en hun aanbiedingen. Ze zijn vastgelegd in de aanbestedingsdocumenten en gelden als harde drempels. Anders dan gunningscriteria, die worden gescoord en gewogen, werken minimumeisen binair: je voldoet eraan, of je voldoet er niet aan. Er is geen tussenweg en er worden geen punten voor toegekend.

Minimumeisen kunnen betrekking hebben op verschillende aspecten van je inschrijving. Denk aan technische specificaties ("de aangeboden software moet voldoen aan ISO 27001"), financiële eisen ("de inschrijver moet een minimale jaaromzet van €500.000 aantonen"), personele eisen ("de projectleider moet minimaal 5 jaar ervaring hebben in vergelijkbare projecten") of organisatorische eisen ("de inschrijver moet beschikken over een geldig VCA**-certificaat"). Ze worden onderscheiden van geschiktheidseisen — die gaan over de geschiktheid van de ondernemer — terwijl minimumeisen ook betrekking kunnen hebben op de inhoud van de aanbieding zelf.

De juridische basis voor minimumeisen ligt in de Aanbestedingswet 2012 en het proportionaliteitsbeginsel. Dat laatste is cruciaal: minimumeisen moeten in redelijke verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht. Een aanbestedende dienst mag niet willekeurig hoge eisen stellen die de mededinging onnodig beperken. De selectieleidraad of het beschrijvend document vermeldt welke minimumeisen gelden en hoe je moet aantonen dat je eraan voldoet.

Waarom zijn minimumeisen belangrijk bij aanbestedingen?

Voor aanbestedende diensten zijn minimumeisen een instrument om de kwaliteit van inschrijvingen te waarborgen. Door heldere onderdrempels te stellen, zorgen ze ervoor dat alleen partijen die daadwerkelijk in staat zijn de opdracht uit te voeren, worden meegenomen in de beoordeling. Dit bespaart tijd in het evaluatieproces en verkleint het risico op contractproblemen na gunning.

Voor jou als inschrijver zijn minimumeisen het eerste waar je naar kijkt bij een nieuwe tender. Ze bepalen of deelname überhaupt zinvol is. Het heeft geen zin om weken te investeren in een plan van aanpak als je niet aan de minimumeisen kunt voldoen. Tegelijkertijd bieden ze houvast: als je weet dat je aan alle minimumeisen voldoet, kun je je energie richten op het scoren van punten bij de gunningscriteria. Let op dat minimumeisen soms verscholen zitten in bijlagen of in de nota van inlichtingen worden verduidelijkt of aangepast.

Tips voor inschrijvers

• Maak een checklist van alle minimumeisen – Loop bij elke nieuwe aanbesteding systematisch alle documenten door en noteer elke minimumeis apart. Gebruik een compliancematrix om per eis aan te geven hoe je eraan voldoet en welk bewijsstuk je bijvoegt. Zo voorkom je dat je een eis over het hoofd ziet.
• Controleer de proportionaliteit – Als een minimumeis buitenproportioneel lijkt — bijvoorbeeld een omzeteis die tien keer de opdrachtwaarde bedraagt — stel dan een vraag via de nota van inlichtingen. Aanbestedende diensten zijn verplicht het proportionaliteitsbeginsel te respecteren en passen eisen soms aan na een terechte opmerking.
• Lees de bewijslast nauwkeurig – Het is niet voldoende om te verklaren dat je aan een eis voldoet. Vaak wordt specifiek bewijs gevraagd: certificaten, referentiebrieven, diploma’s of financiële jaarstukken. Lever exact op wat gevraagd wordt, in het juiste format en binnen de gestelde termijnen. Een Eigen Verklaring of UEA is vaak het startpunt.
• Overweeg samenwerking als je niet alleen voldoet – Als je als individueel bedrijf niet aan alle minimumeisen voldoet, kun je met een combinatie inschrijven of een beroep doen op onderaanneming. Zo kun je de capaciteiten en referenties van partners meenemen. Controleer wel altijd of de aanbestedingsdocumenten dit toestaan en onder welke voorwaarden.
• Neem geen risico met interpretatie – Bij twijfel of je aan een minimumeis voldoet, is het beter om voor inschrijving een vraag te stellen dan achteraf te worden uitgesloten. De nota van inlichtingen is er precies voor dit doel. Een heldere vraag kan bovendien andere inschrijvers helpen en draagt bij aan een eerlijk speelveld.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen minimumeisen en gunningscriteria?

Minimumeisen zijn harde drempels: je voldoet eraan of niet, en niet-voldoen leidt tot uitsluiting. Gunningscriteria daarentegen worden gebruikt om inschrijvingen die aan alle eisen voldoen te rangschikken op basis van prijs, kwaliteit of een combinatie daarvan (EMVI). Bij gunningscriteria kun je meer of minder punten scoren — bij minimumeisen niet.

Kan een aanbestedende dienst minimumeisen tijdens de procedure wijzigen?

In principe niet. Minimumeisen zijn onderdeel van de spelregels die vooraf zijn vastgesteld. Wijzigingen zijn alleen mogelijk via een rectificatie op TenderNed en alleen als alle potentiële inschrijvers hiervan tijdig op de hoogte worden gebracht. Bij wezenlijke wijzigingen kan het nodig zijn de inschrijftermijn te verlengen. Als inschrijver kun je bezwaar maken als eisen onrechtmatig worden gewijzigd.

Wat als ik net niet aan een minimumeis voldoe?

Dan wordt je inschrijving in beginsel uitgesloten — er is bij minimumeisen geen ruimte voor een "bijna voldoende". Er zijn beperkte mogelijkheden voor herstel van kleine gebreken (zoals een ontbrekende handtekening), maar inhoudelijk niet voldoen aan een minimumeis is fataal. Daarom is het zo belangrijk om vooraf goed te checken of je aan alle eisen kunt voldoen en bij twijfel vragen te stellen.

Wil je meer weten over minimumeisen en hoe je ze strategisch kunt benaderen? TenderGrowth helpt mkb-bedrijven bij het succesvol inschrijven op aanbestedingen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.