Onderaanneming is een veelgebruikte constructie in de aanbestedingswereld waarbij je als hoofdaannemer een deel van de opdracht uitbesteedt aan een andere partij. Voor mkb-bedrijven biedt onderaanneming de mogelijkheid om in te schrijven op opdrachten waarvoor je niet alle expertise of capaciteit zelf in huis hebt. Het is een strategisch instrument dat zorgvuldig moet worden ingezet.

Wat is onderaanneming?

Onderaanneming bij aanbestedingen betekent dat je als inschrijver (de hoofdaannemer) een deel van de opdracht laat uitvoeren door een of meer andere bedrijven (de onderaannemers). De hoofdaannemer blijft verantwoordelijk jegens de aanbestedende dienst voor de volledige uitvoering van de opdracht, inclusief de delen die door onderaannemers worden uitgevoerd. Dit onderscheidt onderaanneming van combinatievorming, waarbij alle partners gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk zijn.

De Aanbestedingswet 2012 staat onderaanneming in principe toe, tenzij de aanbestedende dienst dit uitdrukkelijk beperkt. Je bent als inschrijver verplicht om in de Uniforme Eigen Verklaring (UEA) aan te geven welke delen van de opdracht je voornemens bent uit te besteden en welke onderaannemers je daarvoor wilt inzetten. De aanbestedende dienst kan eisen dat onderaannemers ook voldoen aan bepaalde uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen.

Een belangrijk aspect van onderaanneming is dat je een beroep kunt doen op de capaciteiten van je onderaannemers om te voldoen aan de geschiktheidseisen van de aanbesteding. Dit heet een beroep op derden. Stel dat een aanbesteding drie referentie-eisen stelt en je kunt er zelf maar twee aantonen, dan mag je de derde referentie via je onderaannemer inbrengen. De aanbestedende dienst kan hierbij wel eisen dat de onderaannemer daadwerkelijk het betreffende deel van de opdracht uitvoert.

Waarom is dit belangrijk bij aanbestedingen?

Onderaanneming is voor mkb-bedrijven een van de belangrijkste strategieen om deel te nemen aan aanbestedingen die anders buiten bereik zouden liggen. Veel overheidsopdrachten vereisen een brede set aan competenties, certificeringen of referenties die een enkel mkb-bedrijf zelden allemaal in huis heeft. Door samen te werken met onderaannemers kun je een complete en concurrerende inschrijving indienen zonder dat je alles zelf hoeft te kunnen. Dit vergroot je speelveld aanzienlijk.

Daarnaast speelt onderaanneming een rol bij de risicobeheersing van je inschrijving. Als hoofdaannemer kun je specialistische werkzaamheden uitbesteden aan partijen die daarin excelleren, waardoor de kwaliteit van je dienstverlening toeneemt. Dit kan positief doorwerken in je score op kwalitatieve gunningscriteria zoals BPKV of EMVI. Bovendien hebben aanbestedende diensten er vaak belang bij dat opdrachten deels bij het mkb terechtkomen, waardoor onderaanneming door de opdrachtgever soms zelfs wordt gestimuleerd via SROI-verplichtingen of specifieke mkb-doelstellingen.

Tips voor inschrijvers

• Leg afspraken schriftelijk vast voordat je inschrijft - Maak vooraf duidelijke afspraken met je onderaannemers over de scope, prijs, planning en verantwoordelijkheden. Een intentieverklaring of samenwerkingsovereenkomst beschermt beide partijen en toont de aanbestedende dienst dat je samenwerking doordacht is.
• Controleer of je onderaannemers voldoen aan de eisen - Ga na of je onderaannemers geen uitsluitingsgronden hebben en of zij voldoen aan de gevraagde minimumeisen. Veel aanbestedende diensten eisen dat ook onderaannemers een UEA indienen. Een onderaannemer die niet door de screening komt, kan je hele inschrijving diskwalificeren.
• Wees transparant over de verdeling van werkzaamheden - Geef in je plan van aanpak helder aan wie welk deel van de opdracht uitvoert en hoe de samenwerking is georganiseerd. Aanbestedende diensten waarderen een duidelijke rolverdeling en een goed doordacht samenwerkingsmodel.
• Ken de regels rondom directe betaling - De Aanbestedingswet biedt aanbestedende diensten de mogelijkheid om directe betaling aan onderaannemers voor te schrijven. Dit betekent dat de opdrachtgever de onderaannemer rechtstreeks betaalt in plaats van via de hoofdaannemer. Houd hier rekening mee in je financiele planning en contractafspraken.
• Overweeg de keuze tussen onderaanneming en combinatievorming - Bij onderaanneming ben jij als hoofdaannemer volledig verantwoordelijk. Bij combinatievorming deel je de verantwoordelijkheid. Weeg af wat het beste past bij de opdracht, de risico's en de verhouding met je samenwerkingspartner. Bij grote opdrachten of gelijkwaardige partners kan een combinatie soms voordeliger zijn.

Veelgestelde vragen

Moet ik mijn onderaannemers altijd melden bij de inschrijving?

Ja, in de UEA moet je aangeven of je voornemens bent om delen van de opdracht uit te besteden en zo ja, aan welke onderaannemers. De aanbestedende dienst kan daarnaast in het aanbestedingsdocument aanvullende eisen stellen over de melding en goedkeuring van onderaannemers. Bij sommige opdrachten wordt zelfs gevraagd om de onderaannemers pas na gunning definitief te benoemen, maar het voornemen tot onderaanneming moet altijd bij inschrijving worden gemeld.

Kan een aanbestedende dienst onderaanneming verbieden?

In principe kan een aanbestedende dienst onderaanneming niet volledig verbieden. De Aanbestedingswet en Europese richtlijnen gaan uit van het recht van inschrijvers om onderaannemers in te schakelen. Wel kan de aanbestedende dienst eisen stellen aan onderaannemers, zoals het voldoen aan uitsluitingsgronden of het aantonen van specifieke certificeringen. Bij opdrachten die essentieel zijn voor de nationale veiligheid of bij zeer specialistische werkzaamheden kan de aanbestedende dienst de inzet van onderaannemers wel beperken voor specifieke onderdelen van de opdracht.

Wat als mijn onderaannemer tijdens de uitvoering niet presteert?

Als hoofdaannemer blijf je te allen tijde verantwoordelijk jegens de aanbestedende dienst voor de volledige uitvoering van de opdracht, inclusief de werkzaamheden van je onderaannemers. Als een onderaannemer niet presteert, moet je zelf zorgen voor een oplossing, bijvoorbeeld door de werkzaamheden over te nemen of een vervangende onderaannemer in te schakelen. Veel contracten bevatten bepalingen over het vervangen van onderaannemers: dit vereist doorgaans voorafgaande goedkeuring van de opdrachtgever. Zorg dus voor een goede contractuele basis met je onderaannemers, inclusief prestatie-afspraken en een exit-clausule.

Wil je meer weten over onderaanneming en hoe je het strategisch inzet bij aanbestedingen? TenderGrowth helpt mkb-bedrijven bij het succesvol inschrijven op aanbestedingen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.