Bij aanbestedingen bepalen drempelwaarden welke regels van toepassing zijn op een inkoopprocedure. Deze Europese grensbedragen scheiden de lichtere nationale procedures van de strenger gereguleerde Europese aanbestedingen. Voor elke mkb-ondernemer die wil inschrijven op overheidsopdrachten is het essentieel om te weten welke drempelwaarden gelden en wat de gevolgen zijn voor de procedure.

Wat zijn drempelwaarden?

Drempelwaarden zijn financiele grensbedragen die door de Europese Commissie worden vastgesteld en die bepalen welk aanbestedingsregime van toepassing is op een overheidsopdracht. Wanneer de geraamde waarde van een opdracht boven de drempelwaarde uitkomt, moet de aanbesteding volgens de volledige Europese aanbestedingsregels worden uitgevoerd. Dit betekent publicatie op TenderNed en in het Publicatieblad van de Europese Unie (TED), en strikte naleving van de Aanbestedingswet 2012.

De drempelwaarden verschillen per type opdracht en per type aanbestedende dienst. Voor leveringen en diensten bij centrale overheden (zoals ministeries) gelden andere bedragen dan voor decentrale overheden (gemeenten, provincies, waterschappen). Voor werken geldt een uniform drempelbedrag dat aanzienlijk hoger ligt dan voor leveringen en diensten. De Europese Commissie herziet de drempelwaarden elke twee jaar om ze aan te passen aan wisselkoers- en economische ontwikkelingen.

Onder de drempelwaarden hebben aanbestedende diensten meer vrijheid in hun inkoopprocedure. Ze kunnen kiezen voor een meervoudig onderhandse procedure, waarbij ze zelf een beperkt aantal partijen uitnodigen. Dit is voor veel mkb-bedrijven een toegankelijkere route, omdat de administratieve lasten lager zijn. Boven de drempel is de openbare procedure of de niet-openbare procedure verplicht, met strikte termijnen en uitgebreide documentatie-eisen.

Waarom is dit belangrijk bij aanbestedingen?

Het kennen van de drempelwaarden is cruciaal voor je inkoopstrategie als inschrijver. De hoogte van de drempelwaarde bepaalt namelijk niet alleen de procedureregels, maar ook de mate van concurrentie, de doorlooptijd en de administratieve belasting van een aanbesteding. Boven de drempel moet je rekening houden met langere doorlooptijden (minimaal 35 tot 52 dagen voor inschrijving), uitgebreidere geschiktheidseisen en strengere eisen aan de inschrijving.

Voor mkb-bedrijven is het strategisch interessant om te weten dat opdrachten onder de drempelwaarden vaak toegankelijker zijn. De procedures zijn korter, de eisen zijn doorgaans proportioneler conform het proportionaliteitsbeginsel, en de concurrentie is minder internationaal. Tegelijkertijd bieden Europese aanbestedingen boven de drempel kansen om grotere opdrachten binnen te halen, zeker wanneer je samenwerkt via combinatievorming of onderaanneming.

Tips voor inschrijvers

• Controleer altijd de actuele drempelwaarden - De bedragen worden elke twee jaar aangepast door de Europese Commissie. Raadpleeg de website van PIANOo of TenderNed voor de meest recente drempelwaarden, zodat je weet welk regime van toepassing is op een opdracht.
• Kijk naar de geraamde opdrachtwaarde - Aanbestedende diensten mogen opdrachten niet kunstmatig opsplitsen om onder de drempel te blijven. Als je vermoedt dat dit gebeurt, kan dat een grond zijn om bezwaar te maken. Let op de totale waarde inclusief eventuele verlengingsopties.
• Bereid je voor op beide regimes - Heb standaarddocumenten klaar voor zowel nationale als Europese procedures. Een actuele Eigen Verklaring en UEA besparen je veel tijd wanneer een interessante aanbesteding voorbijkomt.
• Gebruik percelen als kans - Grote opdrachten boven de drempel worden soms opgedeeld in percelen. Individuele percelen kunnen qua omvang beter passen bij jouw bedrijf, terwijl de procedure wel volgens Europese regels verloopt. Monitor ook de losse percelen.
• Benut de lichtere procedures onder de drempel - Bij opdrachten onder de drempel worden vaak minder partijen uitgenodigd. Zorg dat je actief relaties onderhoudt met aanbestedende diensten, zodat je op de uitnodigingslijst staat voor meervoudig onderhandse procedures.

Veelgestelde vragen

Hoe hoog zijn de huidige drempelwaarden?

De drempelwaarden worden elke twee jaar bijgesteld. Voor de periode 2024-2025 gelden de volgende indicatieve bedragen: voor leveringen en diensten bij centrale overheden circa EUR 143.000, bij decentrale overheden circa EUR 221.000, en voor werken circa EUR 5.538.000. Raadpleeg altijd de actuele bedragen op PIANOo of TenderNed, want deze worden regelmatig aangepast aan economische ontwikkelingen en wisselkoersen.

Wat gebeurt er als een opdracht net onder de drempelwaarde valt?

Bij opdrachten onder de drempelwaarde gelden de nationale aanbestedingsregels. De aanbestedende dienst kan kiezen voor een meervoudig onderhandse procedure of een nationale openbare procedure. De basisprincipes van transparantie, gelijke behandeling en proportionaliteit blijven altijd gelden, ongeacht of de opdracht boven of onder de drempel valt. Bij twijfel over de geraamde waarde hanteert een zorgvuldige aanbestedende dienst de Europese procedure.

Mogen opdrachten worden gesplitst om onder de drempel te blijven?

Nee, het kunstmatig splitsen van opdrachten om de drempelwaarde te omzeilen is uitdrukkelijk verboden volgens de Aanbestedingswet 2012. De geraamde waarde moet worden berekend over de volledige opdracht, inclusief alle percelen en eventuele verlengingsopties. Bij raamovereenkomsten geldt de totale geraamde waarde over de gehele looptijd. Als je vermoedt dat een aanbestedende dienst ten onrechte splitst, kun je dit aankaarten via de Nota van Inlichtingen of juridisch laten toetsen.

Wil je meer weten over drempelwaarden en hoe je de juiste aanbestedingen vindt? TenderGrowth helpt mkb-bedrijven bij het succesvol inschrijven op aanbestedingen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.