De niet-openbare procedure is een aanbestedingsprocedure die uit twee fasen bestaat: eerst een selectiefase, dan pas een inschrijvingsfase. Alleen ondernemers die door de selectie komen, worden uitgenodigd om een inschrijving in te dienen. Dit geeft de aanbestedende dienst meer controle over het aantal deelnemers, maar stelt ook specifieke eisen aan jouw aanmeldingsstrategie als ondernemer.

Wat is een niet-openbare procedure?

Een niet-openbare procedure is een Europese aanbestedingsprocedure die in twee duidelijke fasen verloopt. In de eerste fase, de selectiefase, kunnen alle geïnteresseerde ondernemers zich aanmelden. De aanbestedende dienst beoordeelt deze aanmeldingen aan de hand van vooraf vastgestelde selectiecriteria, beschreven in de selectieleidraad. Op basis van deze beoordeling worden minimaal vijf kandidaten geselecteerd die worden uitgenodigd voor de tweede fase: de inschrijvingsfase.

In de inschrijvingsfase dienen de geselecteerde kandidaten hun volledige inschrijving in, inclusief een Plan van Aanpak, prijsaanbieding en eventuele overige gevraagde documenten. De beoordeling vindt vervolgens plaats op basis van de gunningscriteria, zoals EMVI of Beste Prijs-Kwaliteitverhouding. Na de beoordeling volgt de gunningsbeslissing en de gebruikelijke Alcatel-termijn.

De procedure is vastgelegd in de Aanbestedingswet 2012 en wordt toegepast bij opdrachten boven de Europese drempelwaarden. Het wezenlijke verschil met de openbare procedure is dat niet iedereen mag inschrijven: alleen de partijen die door de selectie zijn gekomen. Dit maakt de procedure geschikt voor situaties waarin de aanbestedende dienst het aantal inschrijvingen wil beperken, bijvoorbeeld bij complexe opdrachten die een arbeidsintensieve beoordeling vereisen.

Waarom is dit belangrijk bij aanbestedingen?

De niet-openbare procedure biedt zowel voordelen als uitdagingen voor inschrijvers. Het voordeel is dat je, als je eenmaal bent geselecteerd, concurreert met een beperkt aantal partijen. Dat vergroot je winstkans aanzienlijk ten opzichte van een openbare procedure waar soms tientallen partijen inschrijven. Bovendien weet je na de selectiefase al of het zinvol is om te investeren in het schrijven van een volledige inschrijving, wat tijd en kosten bespaart.

De uitdaging zit in de selectiefase. Je moet hier aantonen dat jouw organisatie over de juiste ervaring, capaciteit en referenties beschikt. De selectiecriteria richten zich vaak op kerncompetenties, omzeteisen, personeelscapaciteit en vergelijkbare projectervaringen. Voor mkb-bedrijven kan dit een drempel zijn, maar het proportionaliteitsbeginsel schrijft voor dat deze eisen in verhouding moeten staan tot de opdracht. Als dat niet het geval is, kun je dit aankaarten via de Nota van Inlichtingen. Daarnaast kun je overwegen om samen te werken via combinatievorming of een beroep te doen op onderaanneming om gezamenlijk aan de selectiecriteria te voldoen.

Tips voor inschrijvers

• Investeer maximaal in de selectiefase – De selectiefase is de eerste horde en bepaalt of je überhaupt mag inschrijven. Besteed minstens evenveel aandacht aan je aanmelding als aan een volledige inschrijving. Selecteer je sterkste referenties die nauw aansluiten bij de gevraagde kerncompetenties en beschrijf deze helder en concreet.
• Analyseer de selectieleidraad grondig – De selectieleidraad beschrijft exact welke criteria worden gehanteerd en hoe deze worden gewogen. Begrijp het verschil tussen geschiktheidseisen (go/no-go) en selectiecriteria (rangschikking). Richt je aanmelding volledig in op de selectiecriteria die de meeste punten opleveren.
• Bereid referentieverklaringen tijdig voor – Contacteer je opdrachtgevers ruim van tevoren om referentieverklaringen te verkrijgen. Veel aanbestedende diensten vereisen ondertekende verklaringen van eerdere opdrachtgevers. Dit kost tijd, zeker als je opdrachtgever een grote organisatie is met interne goedkeuringsprocedures.
• Overweeg combinatievorming strategisch – Als je als individueel bedrijf niet aan alle selectiecriteria kunt voldoen, kan combinatievorming met een complementaire partner een oplossing zijn. Zorg ervoor dat de samenwerkingsovereenkomst helder is en dat beide partijen bijdragen aan de gevraagde competenties. Communiceer duidelijk wie welke rol vervult.
• Plan voor twee fasen – Houd er rekening mee dat de niet-openbare procedure langer duurt dan een openbare procedure. Tussen de selectiebeslissing en de inschrijvingsdeadline zit doorgaans een periode van enkele weken. Gebruik deze tijd goed: begin alvast met het concept van je Plan van Aanpak zodra de aanbestedingsstukken beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoeveel kandidaten worden er minimaal uitgenodigd?

De Aanbestedingswet 2012 schrijft voor dat minimaal vijf kandidaten moeten worden uitgenodigd voor de inschrijvingsfase. De aanbestedende dienst kan ervoor kiezen om meer kandidaten uit te nodigen, maar moet dit vooraf bekendmaken in de aankondiging. Als er minder dan vijf geschikte aanmeldingen zijn, kan de aanbestedende dienst de procedure voortzetten met het beschikbare aantal, mits er voldoende mededinging is.

Kan ik bezwaar maken als ik niet word geselecteerd?

Ja, na de selectiebeslissing heb je de mogelijkheid om bezwaar te maken. De aanbestedende dienst moet motiveren waarom je niet bent geselecteerd en welke score je hebt behaald op de selectiecriteria. Als je van mening bent dat de beoordeling onterecht is, kun je een kort geding aanspannen. Let op: de termijn hiervoor is kort. Controleer in de aanbestedingsdocumenten welke bezwaartermijn van toepassing is.

Wat is het verschil met een concurrentiegerichte dialoog?

Bij een niet-openbare procedure vindt na de selectie een reguliere inschrijvingsfase plaats. Bij een concurrentiegerichte dialoog volgen na de selectie eerst een of meerdere dialoogrondes, waarin de aanbestedende dienst met geselecteerde kandidaten in gesprek gaat over mogelijke oplossingen. Pas na afronding van de dialoog worden kandidaten uitgenodigd om hun definitieve inschrijving in te dienen. De concurrentiegerichte dialoog wordt ingezet bij complexe opdrachten waar de aanbestedende dienst vooraf niet precies weet wat de beste oplossing is.

Wil je meer weten over de niet-openbare procedure en hoe je je selectiekansen vergroot? TenderGrowth helpt mkb-bedrijven bij het succesvol inschrijven op aanbestedingen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.