Een raamovereenkomst is een contract tussen een opdrachtgever en een of meer leveranciers waarin voorwaarden worden vastgelegd voor opdrachten die gedurende een bepaalde periode kunnen worden verstrekt. De exacte afname staat nog niet vast: het raamcontract schept het kader, de concrete bestellingen volgen later.

Hoe werkt een raamovereenkomst?

Een raamovereenkomst doorloopt een vaste levenscyclus, van voorbereiding tot afloop.

Fase 1: Voorbereiding en publicatie

De aanbestedende dienst stelt vast welke producten of diensten hij de komende jaren nodig heeft. De opdrachtgever schat het totale volume en publiceert een aanbesteding via TenderNed.

Fase 2: Selectie en gunning

Bedrijven schrijven in op de raamovereenkomst. Er zijn drie gangbare verdelingsvormen:

• Raamovereenkomst met een leverancier: alle nadere opdrachten gaan naar dezelfde partij.
• Raamovereenkomst met rangorde: meerdere partijen zitten in het raamcontract, maar de als eerste gerangschikte krijgt voorrang.
• Raamovereenkomst met minicompetitie: bij elke nadere opdracht worden alle raamcontractpartijen opnieuw gevraagd een aanbieding te doen.

Fase 3: Uitvoering via nadere opdrachten

Zodra de opdrachtgever een concrete behoefte heeft, plaatst hij een nadere opdracht onder het raamcontract.

Fase 4: Afloop en verlenging

Volgens de Aanbestedingswet is de maximale duur vier jaar, tenzij er een deugdelijke onderbouwing is voor een langere termijn.

Voordelen en risico's voor inschrijvers

• Voorspelbare omzet gedurende de looptijd.
• Lagere acquisitiekosten.
• Relatieopbouw met de opdrachtgever.

Risico's:

• Geen afnamegarantie.
• Prijsdruk bij minicompetities.
• Lange gebondenheid bij veranderende marktomstandigheden.

Strategische overwegingen

• Analyseer de verdelingswijze vooraf.
• Bereken je capaciteit realistisch.
• Check indexatieclausules.
• Overweeg samenwerking.

Veelgestelde vragen

Kan ik tussentijds toetreden tot een bestaande raamovereenkomst?

In vrijwel alle gevallen niet. De deelnemers worden geselecteerd via een formele aanbesteding.

Verschilt een raamovereenkomst van een meervoudig onderhandse procedure?

Ja. Bij een meervoudig onderhandse procedure gaat het om een enkele, concrete opdracht. Een raamovereenkomst is een overkoepelend contract waaronder meerdere toekomstige opdrachten worden geplaatst.

Meer weten over contractvormen en inkoopstrategieen? Bekijk onze blogartikelen.