Achter elke aanbesteding schuilt een inkoopstrategie: de bewuste keuzes die een aanbestedende dienst maakt over hoe zij de markt benadert, welke procedure wordt gevolgd en welke criteria worden gehanteerd. Als inschrijver is het begrijpen van deze strategie een enorm voordeel — het stelt je in staat om je aanbieding perfect af te stemmen op wat de opdrachtgever werkelijk zoekt.

Wat is een inkoopstrategie?

Een inkoopstrategie is het strategische plan van een aanbestedende dienst voor de inkoop van werken, leveringen of diensten. Het beschrijft de doelstellingen, uitgangspunten en keuzes die ten grondslag liggen aan een specifieke aanbesteding of aan het inkoopbeleid van de organisatie als geheel. De inkoopstrategie beantwoordt fundamentele vragen: wat kopen we in, waarom op deze manier, via welke procedure, met welke criteria, en hoe verdelen we de opdracht?

Concrete elementen van een inkoopstrategie zijn onder meer de keuze voor een aanbestedingsprocedure (openbaar, niet-openbaar, concurrentiegerichte dialoog, of meervoudig onderhands), de beslissing om de opdracht wel of niet op te splitsen in percelen, de contractduur en verlengingsopties, de verdeling tussen prijs en kwaliteit in de gunningscriteria, en de mate waarin duurzaamheid, innovatie en sociale waarde worden meegewogen. Ook keuzes over raamovereenkomsten versus enkelvoudige opdrachten en de inzet van een dynamisch aankoopsysteem vallen onder de inkoopstrategie.

De inkoopstrategie wordt beinvloed door diverse factoren. Intern spelen budget, beleidsdoelstellingen (denk aan klimaatdoelen, circulaire economie, inclusiviteit) en ervaringen met eerdere contracten een rol. Extern zijn marktanalyse, de beschikbaarheid van leveranciers en actuele marktomstandigheden (schaarste, prijsontwikkeling) van belang. Steeds vaker wordt de markt vroegtijdig betrokken via een marktconsultatie, waarin de aanbestedende dienst de inkoopstrategie toetst aan de inzichten en mogelijkheden van de markt. De strategie wordt intern vastgelegd in het aanbestedingsreglement en het inkoopbeleidsplan van de organisatie.

Waarom is de inkoopstrategie belangrijk bij aanbestedingen?

De inkoopstrategie van de opdrachtgever bepaalt het speelveld waarbinnen jij als inschrijver opereert. Het bepaalt welke procedure wordt gevolgd (en dus hoeveel tijd en moeite de inschrijving kost), welke eisen worden gesteld (en dus of jij in aanmerking komt), en welke criteria worden gehanteerd (en dus waarop je je moet onderscheiden). Door de strategie te begrijpen, kun je inschatten of een aanbesteding bij je past en hoe je je inschrijving optimaal kunt inrichten.

Bovendien biedt de inkoopstrategie inzicht in de achterliggende doelen van de opdrachtgever. Als een gemeente nadrukkelijk inzet op CO2-reductie en circulair inkopen, dan weet je dat je aanbieding op deze punten moet excelleren. Als een opdrachtgever kiest voor Best Value Procurement, dan weet je dat aantoonbare expertise en risicobewustzijn zwaarder wegen dan de laagste prijs. Dit inzicht vertaalt zich direct naar een betere inschrijving. Slimme inschrijvers analyseren daarom niet alleen de aanbestedingsdocumenten, maar ook het bredere inkoopbeleid, het coalitieakkoord, de duurzaamheidsagenda en eerdere aanbestedingen van dezelfde opdrachtgever.

Tips voor inschrijvers

• Onderzoek het inkoopbeleid voor de aanbesteding – Wacht niet tot de aanbesteding wordt gepubliceerd op TenderNed. Veel aanbestedende diensten publiceren hun inkoopbeleid, jaarplannen en duurzaamheidsagenda op hun website. Door deze documenten te bestuderen, kun je anticiperen op komende aanbestedingen en je organisatie alvast voorbereiden op de thema's die de opdrachtgever belangrijk vindt.
• Neem deel aan marktconsultaties – Als een aanbestedende dienst een marktconsultatie organiseert, doe dan mee. Dit is je kans om de inkoopstrategie te beinvloeden, je expertise te tonen en vroegtijdig inzicht te krijgen in de richting van de aanbesteding. Marktconsultaties geven je een informatievoorsprong die je kunt benutten bij de inschrijving.
• Analyseer de procedurekeuze – De keuze voor een openbare of niet-openbare procedure zegt veel over de strategie van de opdrachtgever. Een openbare procedure met nadruk op prijs duidt op een kostengedreven strategie. Een niet-openbare procedure met Best Value-elementen wijst op een kwaliteitsgedreven aanpak. Stem je voorbereiding en inspanning hierop af.
• Begrijp de perceelverdeling – Als een opdracht in percelen is verdeeld, analyseer dan waarom. Soms is het om mkb-bedrijven kansen te bieden, soms om specialisatie te bevorderen, soms om risicospreiding. Door de logica achter de perceelverdeling te begrijpen, kun je bepalen op welke percelen je het sterkst bent en je inschrijving hierop focussen.
• Leer van eerdere aanbestedingen – Kijk op TenderNed naar eerdere aanbestedingen van dezelfde opdrachtgever. Welke procedures werden gebruikt, welke criteria werden gehanteerd, hoeveel partijen schreven in, en wie won? Deze analyse geeft je waardevolle inzichten in de inkoopstrategie en helpt je om trends te herkennen. Gunningsresultaten bevatten vaak informatie over de gehanteerde methodiek en de weging van criteria.

Veelgestelde vragen

Hoe kom ik achter de inkoopstrategie van een opdrachtgever?

Er zijn meerdere bronnen. Veel organisaties publiceren hun inkoopbeleid op hun website. De aanbestedingsdocumenten zelf bevatten de uitwerking van de strategie voor die specifieke opdracht. Marktconsultaties bieden inzicht in de overwegingen van de opdrachtgever. Daarnaast kun je via de nota van inlichtingen vragen stellen over de achterliggende keuzes.

Kan ik als inschrijver de inkoopstrategie beinvloeden?

Ja, dat kan — maar alleen in de juiste fase. Tijdens een marktconsultatie kun je actief meedenken over de inkoopstrategie. Je kunt suggesties doen over de procedurekeuze, perceelverdeling, contractduur of beoordelingscriteria. Zodra de aanbesteding eenmaal is gepubliceerd, liggen de keuzes vast en kun je alleen nog verduidelijkingsvragen stellen via de nota van inlichtingen.

Wat als de inkoopstrategie nadelig is voor mkb-bedrijven?

De Aanbestedingswet en het proportionaliteitsbeginsel schrijven voor dat aanbestedende diensten rekening moeten houden met de toegankelijkheid voor mkb-bedrijven. Als je vindt dat eisen buitenproportioneel zijn of dat de procedure onnodig drempels opwerpt, kun je dit aankaarten via de nota van inlichtingen of een klacht indienen. Daarnaast kun je via combinatievorming of onderaanneming toch deelnemen aan grotere opdrachten.

Wil je meer weten over inkoopstrategieen en hoe je hierop kunt inspelen? TenderGrowth helpt mkb-bedrijven bij het succesvol inschrijven op aanbestedingen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.