Naast de Aanbestedingswet kennen veel aanbestedende diensten hun eigen aanbestedingsreglement: een intern reglement dat bepaalt hoe inkoopprocedures worden uitgevoerd. Voor inschrijvers is het belangrijk om dit reglement te kennen, omdat het specifieke regels en drempelwaarden kan bevatten die afwijken van wat je gewend bent. Wie het reglement begrijpt, begrijpt de spelregels — en dat geeft een voorsprong.

Wat is een aanbestedingsreglement?

Een aanbestedingsreglement is een intern document van een aanbestedende dienst — zoals een gemeente, waterschap, provincie of rijksoverheidsinstelling — waarin de regels en procedures voor het inkopen van werken, leveringen en diensten zijn vastgelegd. Het reglement vertaalt de Aanbestedingswet 2012 naar de specifieke context van die organisatie en vult de wet aan met eigen beleidskeuzes. Denk hierbij aan interne drempelwaarden (onder welk bedrag mag een afdeling zelf inkopen?), de keuze voor bepaalde procedures (meervoudig onderhands, openbaar, niet-openbaar), en specifieke eisen aan documentatie en goedkeuringsprocedures.

Het bekendste voorbeeld is het Aanbestedingsreglement Werken (ARW), dat wordt gebruikt door Rijkswaterstaat en andere opdrachtgevers in de bouw- en infrasector. Het ARW is een gedetailleerd reglement dat beschrijft hoe aanbestedingen van werken moeten worden uitgevoerd, van de voorbereiding tot en met de gunningsbeslissing. Daarnaast hebben veel gemeenten en provincies hun eigen inkoopbeleid en aanbestedingsreglement, soms vastgelegd in een "Inkoop- en aanbestedingsbeleid" of een "Inkoopreglement". Deze documenten zijn vaak openbaar en te vinden op de website van de betreffende organisatie.

Het is belangrijk om het onderscheid te begrijpen tussen de wet en het reglement. De Aanbestedingswet 2012 is bindende wetgeving die geldt voor alle aanbestedende diensten in Nederland. Een aanbestedingsreglement is een nadere uitwerking die de organisatie zichzelf oplegt. Het reglement mag nooit in strijd zijn met de wet, maar kan wel strengere of meer gedetailleerde regels bevatten. Zo kan een gemeente besluiten om al vanaf 50.000 euro meervoudig onderhands aan te besteden, terwijl de wet meer ruimte biedt. Voor inschrijvers betekent dit dat je altijd moet kijken naar de specifieke regels van de opdrachtgever, niet alleen naar de wettelijke kaders.

Waarom is dit belangrijk bij aanbestedingen?

Het aanbestedingsreglement van een opdrachtgever bepaalt in grote mate hoe een inkoopproces verloopt. Kennis van dit reglement helpt je om de keuzes van de opdrachtgever te begrijpen: waarom is gekozen voor een bepaalde procedure, waarom gelden bepaalde drempelwaarden, en welke beoordelingsmethodiek wordt gehanteerd. Dit inzicht stelt je in staat om je inschrijving beter af te stemmen op de verwachtingen van de opdrachtgever. Bovendien kan het reglement informatie bevatten over hoe de organisatie omgaat met percelen, raamovereenkomsten en marktconsultaties.

Daarnaast is het aanbestedingsreglement relevant als je vermoedt dat een procedure niet correct is verlopen. Als de opdrachtgever zijn eigen reglement niet volgt, kan dat grond zijn voor een klacht of bezwaar. Kennis van het reglement stelt je in staat om te beoordelen of de procedure zorgvuldig en conform de regels is uitgevoerd. Dit is met name relevant in de Alcatel-termijn na de gunningsbeslissing, wanneer je moet beslissen of je bezwaar wilt maken.

Tips voor inschrijvers

• Zoek het reglement op voor je begint – Veel aanbestedende diensten publiceren hun inkoop- en aanbestedingsbeleid op hun website. Zoek dit document op voordat je aan een inschrijving begint. Het geeft je inzicht in de spelregels, drempelwaarden en beleidsprioriteiten van de organisatie. Google op "[naam organisatie] inkoopbeleid" of "aanbestedingsreglement".
• Let op afwijkende drempelwaarden – Het reglement kan interne drempelwaarden bevatten die lager liggen dan de Europese drempelwaarden. Dit betekent dat bepaalde opdrachten al via een formele procedure worden aanbesteed terwijl dat wettelijk nog niet verplicht is. Dit is goed nieuws voor mkb-bedrijven: het vergroot de kans dat je wordt uitgenodigd voor procedures die anders onderhands zouden worden vergund.
• Begrijp de beoordelingssystematiek – Aanbestedingsreglementen beschrijven vaak hoe de beoordeling van inschrijvingen plaatsvindt: welke methodiek wordt gehanteerd, hoe BPKV-criteria worden gewogen, en hoe de eindscore wordt berekend. Deze kennis helpt je om je inschrijving strategisch in te richten en je sterke punten optimaal te presenteren.
• Ken het klachtenproces – De meeste reglementen beschrijven hoe je een klacht kunt indienen als je vindt dat de procedure niet correct verloopt. Maak jezelf vertrouwd met deze procedure, zodat je snel kunt handelen als dat nodig is. Vaak is er een interne klachtencommissie of verwijst het reglement naar de Commissie van Aanbestedingsexperts.
• Houd rekening met beleidsvoorkeuren – Aanbestedingsreglementen weerspiegelen de beleidsprioriteiten van de organisatie. Als een gemeente in haar reglement nadrukkelijk aandacht besteedt aan duurzaamheid, sociale waarde of innovatie, dan kun je verwachten dat deze thema's terugkomen in de gunningscriteria. Speel hier proactief op in bij het opstellen van je plan van aanpak.

Veelgestelde vragen

Is een aanbestedingsreglement hetzelfde als de Aanbestedingswet?

Nee. De Aanbestedingswet 2012 is nationale wetgeving die geldt voor alle aanbestedende diensten in Nederland. Een aanbestedingsreglement is een intern document van een specifieke organisatie dat de wet nader uitwerkt. Het reglement mag niet in strijd zijn met de wet, maar kan wel aanvullende of strengere regels bevatten.

Waar vind ik het aanbestedingsreglement van een opdrachtgever?

De meeste aanbestedende diensten publiceren hun inkoop- en aanbestedingsbeleid op hun website, vaak onder kopjes als "Inkoop", "Aanbesteden" of "Zakendoen met". Voor rijksoverheidsopdrachten in de bouwsector geldt het ARW (Aanbestedingsreglement Werken), dat te vinden is via de website van Rijkswaterstaat. Je kunt ook vragen stellen via de nota van inlichtingen als je het reglement niet kunt vinden.

Wat als de opdrachtgever zijn eigen reglement niet volgt?

Als een aanbestedende dienst haar eigen aanbestedingsreglement niet naleeft, kan dat een grond zijn voor een klacht. Je kunt een klacht indienen bij de interne klachtencommissie van de organisatie of bij de Commissie van Aanbestedingsexperts. In ernstige gevallen kan het ook aanleiding zijn voor een kort geding, met name als je hierdoor benadeeld bent in de procedure.

Wil je meer weten over aanbestedingsreglementen en hoe je deze kennis strategisch kunt inzetten? TenderGrowth helpt mkb-bedrijven bij het succesvol inschrijven op aanbestedingen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.