De onderhandelingsprocedure is een aanbestedingsvorm waarbij de aanbestedende dienst met geselecteerde inschrijvers kan onderhandelen over technische, organisatorische en prijsvoorwaarden voordat een definitieve gunning volgt.

Wat is onderhandelingsprocedure?

De onderhandelingsprocedure is een flexibele aanbestedingsroute die je toepast als de opdracht complex is of als je oplossingen en voorwaarden wilt aanscherpen in samenspraak met marktpartijen. In plaats van een vaste set eisen en een enkele offerte, selecteer je geschikte kandidaten (eventueel na een selectieleidraad) en ga je in meerdere rondes met hen in onderhandeling over scope, techniek, planning en prijs.

Praktisch betekent dit dat de aanbestedende dienst ruimte creert om voorstellen te verfijnen: partijen krijgen de kans om hun oplossing aan te passen, alternatieven voor te stellen en te reageren op terugkoppeling.

Waarom is dit belangrijk bij aanbestedingen?

De onderhandelingsprocedure is belangrijk wanneer je vooraf niet alle technische of organisatorische aspecten volledig kunt beschrijven. Denk aan innovatieve IT-projecten, geintegreerde vastgoed- en onderhoudsoplossingen, of complexe infrastructurele werken waar leveranciers verschillende routekaarten kunnen aanbieden.

Daarnaast is het een alternatief voor andere procedures. Als je bijvoorbeeld eerst een beperking wilt in de inschrijvingen gebruik je een niet-openbare procedure, of als je een iteratief marktconsultatieproces wilt opzetten kun je kiezen voor een concurrentiegerichte dialoog.

Tips voor inschrijvers

• Bereid een duidelijke onderhandelstrategie voor: weet je standpunt op prijs, scope en risico's en bepaal je BATNA.
• Documenteer elke wijziging en substantie van de onderhandelingen; bewaar versies van aanbiedingen en correspondentie.
• Stel gerichte vragen tijdens de rondes en geef onderbouwde alternatieven.
• Let op gunningscriteria en beoordelingsschaal: zorg dat je tijdens onderhandelingen blijft scoren op de vooraf gecommuniceerde criteria.
• Wees flexibel maar vasthoudend: onderhandelingen vragen vaak compromissen, maar signaleer onverantwoordelijke risicoverdeling tijdig.

Veelgestelde vragen

Mag de aanbestedende dienst onderhandelen met een partij?

Dat kan, maar alleen onder strikte voorwaarden en vaak pas als andere routes aantoonbaar niet mogelijk zijn. Transparantie en deugdelijk motiveren zijn hierbij cruciaal.

Hoe verschilt de onderhandelingsprocedure van de concurrentiegerichte dialoog?

Bij de concurrentiegerichte dialoog leidt het dialoogproces tot oplossingen waaruit uiteindelijk wordt gegund; de onderhandelingsprocedure richt zich meer op iteratief aanscherpen van offertes.

Lees meer op ons blog voor cases en sjablonen. Neem contact op via onze contactpagina.