Tenderkostenvergoeding

Wat is een tenderkostenvergoeding?

Een tenderkostenvergoeding is een financiële compensatie die een aanbestedende dienst betaalt aan inschrijvers die niet worden gegund. Het inschrijven op complexe aanbestedingen kost bedrijven tienduizenden euro's aan advies, ontwerp en voorbereiding. Een tenderkostenvergoeding dekt een deel van die kosten.

Waarom is een tenderkostenvergoeding belangrijk?

Bij reguliere openbare procedures zijn de inschrijfkosten beperkt. Bij complexe procedures zoals de concurrentiegerichte dialoog of een Design & Build-opdracht lopen de kosten snel op. Bedrijven moeten gedetailleerde ontwerpen, plannen van aanpak en berekeningen maken zonder garantie op de opdracht.

Zonder vergoeding ontstaan twee problemen:

• MKB-bedrijven haken af. Kleine en middelgrote bedrijven kunnen het financiële risico van een intensieve inschrijving niet dragen. Dat beperkt de concurrentie.
• Kwaliteit van inschrijvingen daalt. Als bedrijven weten dat ze geen vergoeding ontvangen, investeren ze minder in hun voorstel. De opdrachtgever krijgt minder uitgewerkte plannen om uit te kiezen.

Wanneer is een vergoeding gebruikelijk?

De Gids Proportionaliteit schrijft voor dat aanbestedende diensten een tenderkostenvergoeding overwegen wanneer de inschrijfkosten niet in verhouding staan tot de opdrachtwaarde. In de praktijk komt een vergoeding vooral voor bij:

• DBFMO-contracten. Ontwerp, bouw, financiering, onderhoud en exploitatie gecombineerd in één opdracht.
• Concurrentiegerichte dialoog. Meerdere dialoogrondes met presentaties en uitwerkingen.
• Prijsvragen. Architectuur- en ontwerpwedstrijden waarbij deelnemers substantieel creatief werk leveren.
• Best Value Procurement. Procedures waarin inschrijvers uitgebreide plannen van aanpak moeten indienen.

Hoe hoog is de vergoeding?

De hoogte varieert sterk. In de praktijk dekken vergoedingen 30 tot 60 procent van de werkelijke inschrijfkosten. Bij grote infrastructurele projecten kan de vergoeding per inschrijver oplopen tot EUR 50.000 of meer. De hoogte wordt vooraf vastgelegd in de aanbestedingsleidraad.

Tips voor inschrijvers

• Controleer in de aanbestedingsstukken of een tenderkostenvergoeding is opgenomen. Is dat niet het geval bij een complexe procedure? Stel dan een vraag via de Nota van Inlichtingen.
• Bereken vooraf je verwachte inschrijfkosten. Gebruik dit als onderbouwing als je om een vergoeding vraagt.
• Neem de vergoeding mee in je go/no-go beslissing. Een procedure zonder vergoeding bij hoge inschrijfkosten is een groter financiël risico.

Veelgestelde vragen over tenderkostenvergoeding

Is een aanbestedende dienst verplicht om een vergoeding te betalen?

Nee. De Aanbestedingswet schrijft geen verplichting voor. De Gids Proportionaliteit beveelt het wel aan bij disproportionele inschrijfkosten, maar dit is een richtsnoer, geen harde eis.

Krijgt de winnende partij ook een vergoeding?

Meestal niet. De winnaar wordt gecompenseerd door de opdracht zelf. De vergoeding is bedoeld voor de verliezende inschrijvers.

Moet je btw in rekening brengen over de vergoeding?

Ja. Een tenderkostenvergoeding is een vergoeding voor geleverde diensten (het uitwerken van een voorstel) en dus belast met 21% btw.