Een RFI is een informatieverzoek. De opdrachtgever vraagt de markt: wat is er beschikbaar, wat kost het globaal en wie zijn de partijen die dit kunnen leveren? Er is nog geen formele aanbesteding. Geen inschrijving, geen gunning.
RFI staat voor Request for Information. Het is een oriënterend instrument.
Anders dan een aanbesteding is een RFI niet gebonden aan de Aanbestedingswet. De opdrachtgever mag er vrijuit mee aan de slag: selectief uitvragen, resultaten geheimhouden of besluiten helemaal niets te doen met de antwoorden. Juridische rechten ontleent een deelnemende partij aan een RFI niet.
Opdrachtgevers grijpen naar een RFI als ze de markt nog niet goed kennen. Ze willen weten: is dit technisch haalbaar? Wat is een realistisch budget? Welke leveranciers zijn er?
Dat speelt bij nieuwe technologie, complexe IT-systemen of dienstverlening waarbij de opdrachtgever nog niet goed weet welk bestek ze moeten schrijven. Een RFI helpt bij het opstellen van de uiteindelijke aanbestedingsdocumenten. Maar je ziet ook RFI's die feitelijk marktconsultatie zijn: de opdrachtgever weet al wat ze wil en toetst even of de aanpak klopt.
Beide zijn valide toepassingen.
De opdrachtgever stuurt een vragenlijst naar een of meer leveranciers. Die beantwoorden de vragen en sturen hun informatie terug. Wat er daarna mee gebeurt, is volledig aan de opdrachtgever.
De informatie die jij aanlevert in een RFI kan de aanbestedingsdocumenten vormen die later tegen jou worden gebruikt. Dat is geen complot, het is de realiteit. Een goed RFI-antwoord is dan ook zorgvuldig: informerend, maar geen complete technische blauwdruk die een concurrent straks klakkeloos kan kopiëren.
Wat je ook ziet: de RFI mondt uit in een RFQ of een formele aanbesteding. Als je in de RFI-fase al hebt laten zien dat je de vraag begrijpt, heb je een positie. Officieel telt dat niet mee. In de praktijk wel.
De marktconsultatie is de officiële term in de Aanbestedingswet. Artikel 2.47 geeft aanbestedende diensten het recht om de markt te raadplegen voor de start van een procedure. Dat kan via een RFI, maar ook via gesprekken, informatiesessies of het ophalen van demo's.
RFI is een instrument, marktconsultatie is het kader. Je kunt een marktconsultatie uitvoeren zonder een formele RFI te sturen. En je kunt een RFI sturen die buiten elk formeel kader valt.
Het praktische onderscheid: als de overheid een marktconsultatie noemt, zijn er soms spelregels. Als het gewoon een vragenlijst heet, zijn er bijna geen regels.
Reageer op een RFI als het onderwerp bij je past. Niet reageren is een gemiste kans om zichtbaar te zijn bij een opdrachtgever die later een echte aanbesteding uitschrijft.
Geef genoeg informatie om serieus genomen te worden. Niet zo veel dat je gratis consultancy levert. Dat is een balans die je per opdracht moet maken.
Vraag aan het einde van je RFI-reactie of er een vervolg komt. Die vraag is in een RFI-context gewoon gepast. In een formele aanbesteding niet. Maak er gebruik van zolang het kan.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012