RFP staat voor Request for Proposal. Het is een document waarmee een opdrachtgever aan meerdere leveranciers vraagt een voorstel in te dienen voor een opdracht. Je ontvangt het, leest het door en schrijft een inschrijving. Simpel in theorie. In de praktijk een stuk complexer.
Het verschil met een aanbesteding? Een formele aanbesteding valt onder de Aanbestedingswet 2012 en heeft strikte regels: gelijke behandeling, transparantie, vaste termijnen. Een RFP is een informeel instrument. Elke organisatie die opdrachten in de markt wil zetten kan er gebruik van maken, zolang ze niet aanbestedingsplichtig zijn of onder de drempelwaarden blijven.
Grote corporates, woningcorporaties, zorgorganisaties, onderwijsinstellingen: zij kiezen regelmatig voor een RFP-procedure.
Je ontvangt een RFP van organisaties die marktgericht willen inkopen zonder de formele aanbestedingsprocedures te volgen. Een woningcorporatie die een ICT-systeem zoekt. Een zorginstelling die catering wil uitbesteden. Een groot bedrijf dat een strategisch adviesbureau selecteert.
Overheden gebruiken ook RFPs, maar uitsluitend voor opdrachten onder de drempelwaarden of voor specifieke uitzonderingen in de Aanbestedingswet. Boven de drempel zijn zij verplicht tot een formele procedure.
Een RFP bestaat doorgaans uit een aantal vaste onderdelen. De opdrachtgever beschrijft de situatie: wat is het probleem, wat willen ze bereiken, wat zijn de randvoorwaarden. Dan volgen de eisen: technische specificaties, kwalificaties, soms een referentievereiste.
Beoordeling bij een RFP is lang niet altijd transparant. Geen scorematrix die je kunt raadplegen. Geen beoordelingscommissie die je kunt aanspreken. Soms weegt prijs het zwaarst. Dat klinkt cynisch. Het is de realiteit van private inkoop.
Bij een formele aanbesteding geldt het non-discriminatiebeginsel: alle inschrijvers worden gelijk behandeld. Bij een RFP beslist de opdrachtgever zelf wie uitgenodigd wordt. Transparantie verschilt ook: in een aanbesteding moeten beoordelingscriteria gepubliceerd worden. Bij een RFP mag de selectie intern blijven. Geen motiveringsplicht, geen standstill-termijn.
Stel vragen voor je begint. Bij een RFP heb je de kans direct contact op te nemen met de opdrachtgever. Gebruik die kans.
Schrijf voor de lezer, niet voor het document. De inkoper wil weten of je hun probleem snapt. Concrete voorbeelden werken beter dan generieke competentiebeschrijvingen.
Vraag om feedback na afloop. Informeel zeggen opdrachtgevers in RFP-trajecten vaak meer dan in formele procedures.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012