Onderdrempelig aanbesteden betekent dat een overheidsopdracht onder de Europese drempelwaarden valt. Die drempels liggen in 2025 op circa 221.000 euro voor diensten en leveringen en circa 5,5 miljoen euro voor werken. Opdrachten daaronder hoeven niet Europees te worden aanbesteed. Maar regels zijn er wel.
Deel 1 van de Aanbestedingswet 2012 geldt onverkort voor onderdrempelige opdrachten. Dat betekent: gelijke behandeling, transparantie, proportionaliteit en non-discriminatie. De aanbestedende dienst heeft meer vrijheid in de keuze van de procedure, maar de basisbeginselen blijven overeind.
Het gros van alle overheidsopdrachten in Nederland is onderdrempelig. Schattingen lopen uiteen, maar het gaat om tienduizenden opdrachten per jaar. Voor MKB-bedrijven is dit het speelveld waar de meeste kansen liggen.
De Europese aanbestedingsprocedure is zwaar. Lange doorlooptijden, uitgebreide documentatie-eisen, formele selectie- en gunningscriteria. Voor een opdracht van honderdduizend euro is dat niet proportioneel. Onderdrempelig aanbesteden biedt een lichter regime dat beter past bij kleinere opdrachten.
Maar lichter betekent niet vrijblijvend. En hier gaat het in de praktijk regelmatig mis. Sommige aanbestedende diensten behandelen onderdrempelige opdrachten alsof er nauwelijks regels gelden. Opdrachten worden onderhands gegund aan bekende leveranciers zonder dat andere partijen een kans krijgen. Dat is niet alleen oneerlijk, het is in strijd met de wet.
Tegelijk biedt het onderdrempelige segment kansen die bij Europese aanbestedingen niet bestaan. De procedures zijn sneller. De communicatie is directer. En de drempel om mee te doen is lager, zowel financieel als administratief. Een adviesbureau met vier medewerkers kan meedoen aan een meervoudig onderhandse aanbesteding voor een beleidsevaluatie van tachtigduizend euro. Datzelfde bureau zou bij een Europese aanbesteding mogelijk afhaken vanwege de inschrijfkosten.
Onderdrempelige opdrachten volgen doorgaans een van drie routes:
De grensbedragen varieren per organisatie. Elke aanbestedende dienst stelt eigen inkoopbeleid vast met drempels voor de verschillende procedures. Gemeente A hanteert een grens van 50.000 euro voor enkelvoudig onderhands, gemeente B legt die grens bij 30.000 euro. Dat maakt het onoverzichtelijk, maar het is de realiteit.
Een concreet voorbeeld. Gemeente Deventer zoekt een bureau voor het opstellen van een mobiliteitsvisie. Geschatte waarde: 95.000 euro. Onder de Europese drempel, dus geen Europese aanbestedingsplicht. De gemeente kiest voor meervoudig onderhands en nodigt vier adviesbureaus uit. De uitnodiging bevat een korte opdrachtbeschrijving, selectie-eisen (relevante ervaring, beschikbaarheid) en gunningscriteria (kwaliteit plan van aanpak 60%, prijs 40%). De bureaus hebben drie weken om een offerte in te dienen.
Een vijfde bureau hoort via het netwerk over de opdracht en vraagt of het ook mag inschrijven. De gemeente wijst dit af: bij meervoudig onderhands is de opdrachtgever niet verplicht om alle geinteresseerden toe te laten. Dat voelt oneerlijk, maar het is juridisch correct. De gemeente moet wel kunnen uitleggen waarom ze voor deze vier partijen heeft gekozen.
Onderdrempelig aanbesteden heeft een transparantieprobleem. Bij meervoudig onderhandse procedures is het voor buitenstaanders onzichtbaar welke opdrachten worden vergeven. Je kunt niet meedoen aan een aanbesteding waarvan je het bestaan niet kent.
Steeds meer gemeenten publiceren daarom ook onderdrempelige opdrachten op TenderNed of hun eigen inkoopplatform. Dat is een goede ontwikkeling, maar het is geen verplichting. De Gids Proportionaliteit moedigt het aan, de Aanbestedingswet schrijft het niet voor.
Er is ook kritiek op het selectieproces. Bij meervoudig onderhands selecteert de opdrachtgever zelf welke partijen worden uitgenodigd. Dat geeft ruimte voor voorkeursbehandeling, bewust of onbewust. Altijd dezelfde drie bureaus uitnodigen is comfortabel maar ondermijnt de concurrentie.
Maak jezelf zichtbaar bij aanbestedende diensten in je regio en vakgebied. Meld je aan bij inkoopplatforms van gemeenten, provincies en waterschappen. Sommige organisaties werken met leverancierslijsten waaruit ze putten bij meervoudig onderhandse procedures. Sta je er niet op, dan word je niet uitgenodigd.
Investeer in relaties. Dat klinkt als een open deur, maar bij onderdrempelig aanbesteden is bekendheid bij de opdrachtgever een voorwaarde om uberhaupt in beeld te komen. Bezoek marktconsultaties, ga naar bijeenkomsten van brancheverenigingen en maak jezelf kenbaar bij inkoopafdelingen. Niet opdringerig, wel zichtbaar.
Controleer het inkoopbeleid van de aanbestedende dienst. Dat beleid is meestal openbaar en beschrijft welke drempels de organisatie hanteert. Zo weet je welke procedure je kunt verwachten bij welke opdrachtwaarde.
Neem onderdrempelige opdrachten serieus. De bedragen zijn kleiner, maar de opdrachten zijn het niet. Een sterke offerte bij een meervoudig onderhandse procedure kan leiden tot een langdurige klantrelatie die meer oplevert dan een enkele Europese aanbesteding. En de concurrentie is vaak minder heftig.
Wil je meer kansen pakken bij onderdrempelige aanbestedingen? Neem contact op voor advies over je acquisitie en inschrijfstrategie.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012