Aanbestedingsbeleid is het interne beleidskader van een aanbestedende dienst. Het vertaalt de Aanbestedingswet 2012, Europese richtlijnen en de Gids Proportionaliteit naar concrete interne regels. Welke drempelwaarden hanteert de organisatie? Wanneer kiest ze voor een meervoudig onderhandse procedure en wanneer voor een openbare aanbesteding? Hoe wordt duurzaamheid meegenomen? Wie heeft tekenbevoegdheid?
Elke aanbestedende dienst met enige omvang heeft zo'n document. Ministeries, gemeenten, provincies, waterschappen, ziekenhuizen. De naam verschilt: inkoopbeleid, aanbestedingsbeleid, aanbestedingsreglement, inkoopdraaiboek. De inhoud overlapt grotendeels.
Organisatiespecifieke drempelwaarden zijn het eerste onderdeel. De nationale drempelwaarden uit de Aanbestedingswet en Gids Proportionaliteit gelden als ondergrens. Maar veel organisaties hanteren strengere grenzen. Een gemeente kan er voor kiezen al bij honderd duizend euro een nationale aanbesteding te organiseren in plaats van de wettelijke verplichting bij tweehonderdvijftienduizend euro.
Procedure-uitwerking is het tweede onderdeel. Wanneer schrijft de organisatie enkelvoudig onderhands uit, wanneer meervoudig, wanneer nationaal en wanneer Europees?
Duurzaamheids- en sociale criteria vormen een groeiend onderdeel. Hoe weegt social return in gunningscriteria? Welke CO2-doelstellingen gelden als eis?
Interne governance: wie mag wat goedkeuren? Contractmanagement: wie bewaakt de uitvoering na gunning? En ten slotte: klachtenprocedures voor leveranciers.
Het aanbestedingsbeleid vertelt je hoe de organisatie structureel denkt over inkoop. En dat geeft context die je nergens anders vindt.
Een gemeente met een ambitieus duurzaamheidsbeleid gaat dat terugleggen in haar aanbestedingen. Je weet dat er een duurzaamheidscriterium aankomt. Je weet dat CO2-prestatieladder of ISO 14001 waarschijnlijk relevant is.
Een organisatie met een sterk social return-beleid stelt hogere SROI-eisen dan de wet vereist. Als jij SROI-invulling niet standaard meeneemt in offertes, moet je die spier ontwikkelen voordat je op die organisatie inschrijft.
Grote overheidsorganisaties publiceren hun inkoopbeleid op hun website, onder kopjes als Inkoop, Leveranciersinformatie of Zakendoen met ons. Rijksdiensten publiceren via Rijksoverheid.nl. Gemeenten staan op de eigen gemeentepagina.
Staat het er niet? Dan is een emailvraag aan de inkoopafdeling gewoon. Zeven van de tien keer krijg je een link of bijlage terug.
Lees het aanbestedingsbeleid van je top-10 doelklanten. Niet om het te memoriseren, maar om patronen te herkennen. Welke criteria zijn voor hen standaard? Waar liggen hun ambities?
Gebruik het beleid om te checken of een opdracht proportioneel is. Als de opdrachtgever een meervoudig onderhandse procedure houdt voor een opdracht die eigenlijk een openbare procedure vereist, is dat een signaal om vragen te stellen.
Zorg dat je organisatie voldoet aan de basisvereisten. Omzeteis, verzekering, certificeringen. Als je weet dat een gemeente ISO 9001 als eis stelt en jij die certificering niet hebt, begin dan daar.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012