Bij een absolute beoordeling worden inschrijvingen getoetst aan vaste normen. Jouw score hangt niet af van wat een concurrent indient. Je wordt gemeten tegen een meetlat die voor iedereen gelijk is.
Het tegenovergestelde heet relatieve beoordeling. Daarin bepaalt de beste inschrijving de maximale score. Als jij goed scoort maar een concurrent nog beter, is jouw score lager dan die van de concurrent. Ook al was jouw aanpak objectief gezien prima.
De opdrachtgever stelt van tevoren vast welke score je krijgt bij welk antwoord. Zet je een ervaren projectleider in met meer dan tien jaar relevante ervaring? Dan scoor je een 8. Minder dan vijf jaar? Een 5. Die grens ligt vast. Of jouw concurrent een meer of minder ervaren projectleider inzet, speelt geen rol.
Dat maakt absolute beoordeling voorspelbaar. Je kunt uit de scoretabel afleiden welke score je haalt als je precies aan de gestelde criteria voldoet. Je kunt ook zien wat het verschil maakt om van een 6 naar een 8 te gaan en besluiten of dat de extra inspanning waard is.
Je ziet absolute beoordeling vaak bij kwaliteitsvragen met duidelijke meetbare normen. Certificeringen, ervaringsjaren, responsetijden in SLA's. Minder goed werkend bij vragen die een verhaal vereisen. Een plan van aanpak beoordelen met vaste normen is lastig als de normen zelf niet precies genoeg zijn omschreven.
Als de eisen objectief te kwantificeren zijn. En als de opdrachtgever wil voorkomen dat één uitblinkende inschrijving de rest automatisch omlaag trekt.
Bij relatieve beoordeling bepaalt de hoogste score de 10. Alles eronder wordt verhoudingsgewijs lager. Dat is eerlijk als je verwacht dat er grote verschillen zijn tussen inschrijvingen. Maar het werkt averechts als bijna iedereen goed scoort en het systeem kunstmatig onderscheid maakt door de beste als norm te nemen.
Absolute beoordeling vermijdt dat probleem. Als alle inschrijvers de vereiste kwaliteit leveren, kunnen ze allemaal een 8 scoren. Dat is ook de eerlijkere methode als de opdrachtgever zijn normen goed heeft gedefinieerd en eigenlijk wil weten: voldoe je of voldoe je niet?
Bij absolute beoordeling loont investeren in je inschrijving alleen als je daadwerkelijk in een hogere categorie terecht kunt komen. Schrijf je een plan van aanpak en de scoretabel zegt dat je een 7 krijgt bij een aanpak met minimaal twee concrete methodieken en een 9 bij drie, dan weet je precies wat je moet doen.
Maar pas op. Absolute beoordelingstabellen die slecht zijn gedefinieerd geven schijnzekerheid. Als de grens tussen een 6 en een 8 niet scherp genoeg is omschreven, heeft de beoordelingscommissie toch discretieruimte. Dan werkt het in de praktijk alsof het relatief is.
Lees de scoretabel goed. Staat er een kwalitatieve beschrijving per score? Dan is de absolute norm aanwezig maar subjectief. Staat er een harde meetbare grens, uren, certificaten, referenties, dan is het echt absoluut en weet je precies wat je moet leveren.
Zoek in het aanbestedingsdocument naar de scoretabel. Staat er een beschrijving per scoreniveau? Dan is het absoluut.
Koppel elk onderdeel van je inschrijving aan de scorenormen. Noem letterlijk wat in de scoretabel staat. Beoordelaars zijn mensen. Als de norm zegt aanpak met aantoonbare ervaringscases en jij schrijft over jouw aanpak zonder die cases te noemen, mis je punten die je op papier had verdiend.
Bij twijfel over de gehanteerde methode: stel de vraag via de nota van inlichtingen. Op basis van welke norm wordt score X toegekend bij vraag Y? Dat is een legitieme vraag. Als de opdrachtgever absolute beoordeling zegt te hanteren maar de tabel subjectief is, ben je gerechtigd om duidelijkheid te vragen.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012