Een beschikbaarheidseis is een geschiktheidseis die aanbesteders stellen om zeker te stellen dat de mensen die jij opgeeft als uitvoerend team ook daadwerkelijk beschikbaar zijn voor de opdracht. Het gaat om meer dan papieren kwalificaties. De aanbesteder wil weten of de juiste persoon op het juiste moment aanwezig kan zijn. Dat kan gaan om een minimaal aantal uren per week, een bepaald percentage inzetbaarheid over de looptijd of zelfs fysieke aanwezigheid op een locatie.
Aanbesteders hebben de beschikbaarheidseis ingevoerd na slechte ervaringen. Een winnende inschrijving beloofde een ervaren senior-consultant, maar na gunning bleek die persoon slechts een dag per week beschikbaar voor de opdracht. De rest van zijn tijd zat hij op andere projecten. Dat soort situaties heeft aanbesteders voorzichtiger gemaakt.
Voor MKB is dit een tweesnijdend zwaard. Je hebt minder mensen dan een groot bureau, wat betekent dat je sleutelfunctionarissen verspreid zijn over meerdere opdrachten. Tegelijk weet je als klein bedrijf precies wie wat doet. Wees eerlijk over capaciteit. Een onrealistisch beschikbaarheidspercentage opgeven is een risico dat je na gunning niet kunt wegmanagen.
Het onderscheid met de CV-eis is subtiel maar belangrijk. De CV-eis toetst kwalificaties. De beschikbaarheidseis toetst capaciteit en inzetbaarheid. Beide zijn geschiktheidseisen en dus pass/fail van aard.
Een beschikbaarheidseis stopt niet bij gunning. Veel contracten bevatten clausules die bepalen dat je de aangewezen functionaris niet zomaar mag vervangen zonder goedkeuring van de opdrachtgever. Als de functionaris toch wordt vervangen, moet de vervanger aantoonbaar aan dezelfde of vergelijkbare eisen voldoen. Bij langlopende contracten van drie jaar of meer is personeelsverloop een reeel risico. Weet je dat de aangewezen functionaris binnen de contractperiode waarschijnlijk vertrekt, plan dan al vroeg hoe je die continuiteit borgt. Een opdrachtgever die bij contractondertekening instemt met een specifieke functionaris en halverwege een ongeschikte vervanger gepresenteerd krijgt, heeft juridisch grond om te handhaven of zelfs te ontbinden.
Een waterschap schrijft een aanbesteding uit voor een tweejarig adviestraject op het gebied van waterkwaliteitsmonitoring. De leidraad stelt dat de projectleider voor minimaal 60% van zijn werktijd beschikbaar moet zijn voor deze opdracht gedurende de gehele looptijd. Bij inschrijving lever je een verklaring in waaruit dit blijkt, soms aangevuld met een beschikbaarheidsplanning of een verklaring van de functionaris zelf.
Sommige aanbesteders gaan verder en vragen bij gunning om concrete agenda-informatie of een bezettingsoverzicht. Anderen vertrouwen op de getekende verklaring en handhaven contractueel als na gunning blijkt dat de beschikbaarheid structureel lager ligt. Die handhaving kan resulteren in boeteclausules of zelfs ontbinding van de overeenkomst.
Een nuance die je moet kennen: sommige aanbesteders formuleren de beschikbaarheidseis als een inspanningsverplichting, niet als een resultaatsverplichting. "De projectleider zal zoveel mogelijk beschikbaar zijn" versus "de projectleider is minimaal 60% beschikbaar." Het eerste is juridisch zwakker en geeft je meer speelruimte. Het tweede bindt je hard. Lees de formulering zorgvuldig.
Controleer voor je inschrijft of de functionaris die je opgeeft ook echt beschikbaar is in de gevraagde periode. Klink logisch, maar in de dagelijkse drukte van een MKB-bedrijf gaat dit regelmatig mis. Leg vast welke opdrachten de functionaris al heeft lopen en bereken of het gevraagde percentage haalbaar is.
Als de beschikbaarheidseis strenger is dan wat je kunt bieden, gebruik dan de vragenronde. Vraag de aanbesteder of de eis proportioneel is voor de omvang van de opdracht. Bij een opdracht van twee dagen per week vragen om een functionaris die 80% beschikbaar is, houdt geen stand als dat ter discussie wordt gesteld. Aanbesteders passen eisen regelmatig aan na vragen vanuit de markt.
Zorg voor een back-upplan. Als de leidraad toestaat dat je een vervangende functionaris aanwijst bij onverwachte uitval, leg dan alvast intern vast wie die rol kan overnemen. Aanbesteders vragen hier soms bij gunning om. Een antwoord klaar hebben, toont professionaliteit en verlaagt het risico dat de aanbesteder je beschikbaarheidsverklaring gaat betwisten.
Documenteer de beschikbaarheidsafspraken intern ook schriftelijk. Als na gunning een discussie ontstaat over of de functionaris aan de eis voldoet, wil je kunnen aantonen dat je de afspraken voor aanvang helder had vastgelegd. Mondelinge afspraken houden geen stand als een opdrachtgever de eis later scherper interpreteert dan jij had begrepen.
Realiseer je dat een beschikbaarheidseis bij meerjarige contracten anders uitpakt dan bij kortlopende opdrachten. Bij een contract van zes maanden is een hoog beschikbaarheidspercentage nog beheersbaar. Bij een contract van vier jaar verandert de bedrijfssituatie. Mensen vertrekken, rollen verschuiven, de werkdruk varieert per kwartaal. Bouw die realiteit in bij de capaciteitsplanning die je voor inschrijving maakt. Beloof niets wat je structureel niet kunt waarmaken.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012