De Commissie van Aanbestedingsexperts (CvAE) is een onafhankelijke commissie die klachten behandelt van inschrijvers en gegadigden over de manier waarop aanbesteders procedures voeren. Een klacht indienen bij de CvAE is gratis, laagdrempelig en veel sneller dan een rechtszaak. De commissie brengt een advies uit, maar dat advies is niet bindend. Aanbesteders zijn juridisch niet verplicht het op te volgen, al doen de meesten dat in de praktijk wel.
Een kort geding is duur. Voor een MKB-bedrijf dat een aanbesteding wil aanvechten, is de drempel hoog: advocatenkosten, onzekere uitkomst en een procedure die toch twee tot vier weken duurt. De CvAE biedt een alternatief voor gevallen waarbij de inzet niet rechtvaardigt dat je naar de rechter stapt, maar waarbij je het er ook niet bij wilt laten zitten.
Typische situaties voor een CvAE-klacht: een aanbesteder past selectie-eisen toe die disproportioneel zijn voor de opdracht, een nota van inlichtingen bevat tegenstrijdige informatie die niet opgelost wordt, of de gunningscriteria worden anders beoordeeld dan zoals ze in de leidraad staan omschreven. Dit zijn procedurele kwesties waarbij een advies van de CvAE de aanbesteder kan dwingen tot heroverwegen zonder dat je naar de rechter hoeft.
Je dient de klacht schriftelijk in via het online formulier op het CvAE-portaal. De klacht moet concreet zijn: welke actie van de aanbesteder, op welk moment, op basis van welke regelgeving is dit fout? Vage klachten worden niet-ontvankelijk verklaard. De commissie beoordeelt eerst of de klacht ontvankelijk is, daarna volgt hoor en wederhoor waarbij de aanbesteder mag reageren, en tot slot brengt de CvAE een advies uit.
De doorlooptijd varieert, maar ligt doorgaans tussen de vier en acht weken. Dat is sneller dan een bodemprocedure maar niet snel genoeg voor acute situaties, zoals wanneer een gunningsbeslissing dreigt te worden geeffectueerd. In dat geval is een kort geding de enige optie.
Een concreet voorbeeld: een IT-dienstverlener schrijft in op een gemeentelijke opdracht voor softwarelicenties. De aanbesteder vraagt drie vergelijkbare referenties van minimaal 500.000 euro, terwijl de opdracht zelf 80.000 euro bedraagt. De inschrijver dient een klacht in bij de CvAE wegens disproportionele selectie-eisen. De commissie geeft de inschrijver gelijk, de gemeente past de eis aan en de procedure wordt opnieuw opengesteld.
Het is goed om te weten dat de CvAE geen uitspraak doet over wie er moet winnen of wie de beste inschrijving heeft. De commissie kijkt uitsluitend naar de rechtmatigheid van de procedure. Als jouw klacht gaat over de beoordeling van jouw specifieke prijs of kwaliteitsscore, is de CvAE het verkeerde forum.
Dien je klacht zo vroeg mogelijk in. De CvAE verwacht dat je klaagt zodra je het probleem hebt geidentificeerd, niet pas als de gunningsbeslissing al is gevallen. Als je een procedurefout ziet in de aankondiging of leidraad, is dat het moment om actie te ondernemen, niet na sluitingstermijn.
Onderbouw met regelgeving. Benoem expliciet welk artikel van de Aanbestedingswet, de Gids Proportionaliteit of het ARW 2016 de aanbesteder heeft geschonden. Een klacht die alleen zegt "dit voelt oneerlijk" haalt het niet. Een klacht die zegt "artikel 1.10 van de Gids Proportionaliteit vereist dat selectie-eisen in verhouding staan tot de opdracht, en dat is hier niet het geval" heeft kans van slagen.
Combineer niet altijd met een kort geding. Een CvAE-klacht en een kort geding tegelijkertijd instellen kan, maar vraagt om goede coordinatie. Rechters nemen CvAE-adviezen mee in hun oordeel, maar zijn er niet aan gebonden. Overleg met een aanbestedingsjurist welke route in jouw situatie het meest effectief is.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012