Een leveranciersbeoordeling is een gestructureerde evaluatie waarmee een aanbestedende dienst de prestaties van een opdrachtnemer beoordeelt tijdens of na afloop van een contract. Het gaat om meer dan een losstaand gesprekje: in een formele leveranciersbeoordeling worden prestaties getoetst aan vooraf vastgestelde criteria, vastgelegd in een beoordelingsformulier of scorecard en opgeslagen in het contractbeheersysteem van de opdrachtgever.
Het instrument richt zich op de vraag: levert deze partij wat er is afgesproken, op de manier die is afgesproken? Dat omvat kwaliteit van de output, naleving van planning en deadlines, communicatie, proactiviteit bij problemen en eventuele SLA-prestaties.
Leveranciersbeoordelingen zijn standaardpraktijk bij grotere overheidsorganisaties. Rijkswaterstaat, ProRail en diverse ministeries werken met formele beoordelingssystemen. Bij kleinere gemeenten is het gebruik minder gestandaardiseerd, maar ook daar vindt evaluatie plaats, al dan niet informeel.
Leveranciersbeoordelingen raken direct aan je positie bij toekomstige aanbestedingen.
Veel aanbestedende diensten gebruiken referentieprojecten als bewijs van technische bekwaamheid. Een negatieve of gemiddelde beoordeling bij een vorige opdrachtgever kan de waarde van zo'n referentie fors verminderen, zeker als de opdrachtgever contact opneemt ter verificatie. Formeel mogen aanbestedende diensten alleen de in de eigen verklaring opgegeven referenties verifiëren, maar informeel praten inkopers onderling.
Positieve beoordelingen zijn daarentegen krachtige commerciele activa. Ze versterken de geloofwaardigheid van referenties, bouwen vertrouwen op bij nieuwe opdrachtgevers en vormen de basis voor verlengingsopties of nieuwe raamovereenkomsten.
Er is ook een kritische noot te plaatsen bij het systeem. Beoordelingen zijn mensenwerk. Ze weerspiegelen soms de persoonlijke stijl van de contractbeheerder meer dan de werkelijke prestaties van de opdrachtnemer. Een wisselende relatie, een moeilijk project of gewijzigde scope kan een beoordeling kleuren op een manier die niet volledig recht doet aan de geleverde prestatie. Daar heb je als opdrachtnemer maar beperkt invloed op.
Beoordelingen vinden doorgaans periodiek plaats, bijvoorbeeld elk kwartaal of jaarlijks, of na afloop van een project of contractperiode. De opdrachtgever vult een formulier in of voert een gesprek aan de hand van vaste criteria. Soms worden beide partijen gevraagd onafhankelijk van elkaar een score in te vullen, waarna de uitkomsten worden vergeleken en besproken.
Een concreet voorbeeld: ProRail werkt met het SQAS-systeem (Supplier Quality Assessment System) voor het beoordelen van aannemers in de inframarkt. Scores worden geregistreerd en zijn zichtbaar voor andere aanbestedende diensten binnen de sector. Een laag SQAS-cijfer kan je direct raken bij de volgende selectiefase.
Rijkswaterstaat gebruikt de ITB-methodiek (InkomensTechnisch Beheer) waarbij prestaties op kwaliteit, planning en samenwerking worden gewogen. De uitkomsten worden opgenomen in het dossier van de opdrachtnemer.
Bij raamovereenkomsten met minicompetities speelt de leveranciersbeoordeling een rol bij de rangschikking voor nieuwe opdrachten. Wie consistent hoog scoort, staat er beter voor bij de volgende minicompetitie binnen hetzelfde raamwerk.
Behandel elke lopende opdracht als een referentie in wording. De kwaliteit van je uitvoering bepaalt de kwaliteit van de beoordeling, en die beoordeling bepaalt mede je positie bij de volgende aanbesteding. Dat is geen cliche maar een directe causale keten.
Vraag actief om beoordelingsgesprekken, ook als de opdrachtgever dat niet standaard initieert. Een gesprek geeft je de kans om je eigen perspectief te delen, bij te sturen waar nodig en een positieve werkrelatie te onderhouden. Opdrachtgevers die jou zien als een partner die wil leren, beoordelen je anders dan een partij die afwacht.
Houd je eigen dossier bij. Documenteer wat je hebt geleverd, wanneer, op welk kwaliteitsniveau en hoe dat afwijkt van de oorspronkelijke scope als dat het geval is. Als een beoordeling onverwacht laag uitvalt, heb je daarmee de basis voor een gefundeerd gesprek.
Ga bij een negatieve of onverwachte beoordeling het gesprek aan. Vraag om toelichting, geef je eigen lezing en probeer samen tot een gecorrigeerd beeld te komen als feiten daartoe aanleiding geven. Zwijgen is in dit geval geen kracht.
En als je een opdracht afrondt met een sterke beoordeling, vraag dan toestemming om die te gebruiken als referentie bij volgende inschrijvingen. Een contactpersoon die bereid is dat te bevestigen is meer waard dan een zelf geschreven referentietekst.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012