Een debriefing is een nabespreking na afloop van een aanbesteding, waarin de aanbestedende dienst aan een verliezende inschrijver toelicht waarom diens inschrijving niet is gekozen. Het doel is tweeledig: de inschrijver inzicht geven in de beoordeling en de aanbestedende dienst de gelegenheid bieden om de transparantie van het proces te waarborgen. Een goede debriefing is een van de meest waardevolle leermomenten voor elke organisatie die structureel aan aanbestedingen deelneemt.

Recht op een debriefing

De Aanbestedingswet 2012 verplicht de aanbestedende dienst om bij de gunningsbeslissing te motiveren waarom een inschrijving niet is gekozen. In de praktijk heeft zich hieruit een recht op mondelinge toelichting ontwikkeld.

• Schriftelijke motivering: bij de gunningsbeslissing ontvang je de relevante kenmerken en voordelen van de winnende inschrijving, je eigen scores per gunningscriterium en een toelichting
• Mondelinge toelichting: je kunt verzoeken om een gesprek waarin de beoordelingscommissie de scores nader toelicht
• Timing: de debriefing vindt plaats tijdens de Alcatel-termijn van twintig kalenderdagen na de gunningsbeslissing

Wat kun je verwachten tijdens een debriefing?

Wat de aanbestedende dienst wel deelt

• Je eigen scores: de punten per gunningscriterium
• Toelichting op de beoordeling: waarom je op bepaalde onderdelen lager hebt gescoord
• Relatieve positie: je ranking ten opzichte van andere inschrijvers
• Kenmerken winnende inschrijving: de relatieve voordelen van de winnaar

Wat de aanbestedende dienst niet deelt

• Inschrijvingen van concurrenten: de inhoud is vertrouwelijk
• Individuele scores van concurrenten: geen inzage in gedetailleerde beoordeling van anderen
• Interne beraadslagingen: hoe de commissie intern tot een oordeel is gekomen

Voorbereiding op een debriefing

Voor het gesprek

• Analyseer de gunningsbeslissing: markeer onduidelijkheden of punten waarover je meer wilt weten
• Bereid gerichte vragen voor: "Waarom scoorden wij een 6 op criterium X?" is nuttiger dan "Waarom hebben wij verloren?"
• Neem je eigen inschrijving door: herinner jezelf aan wat je precies hebt aangeboden
• Bepaal je doel: ga je leren, of ook beoordelen of een juridische stap zinvol is?

Tijdens het gesprek

• Luister meer dan je praat: de debriefing is bedoeld om informatie te ontvangen
• Maak aantekeningen: noteer feedback per criterium, inclusief letterlijke formuleringen
• Vraag door op vaagheden: als de toelichting te algemeen blijft, vraag om specifieke voorbeelden
• Blijf professioneel: de aanbestedende dienst is ook een potentiele toekomstige opdrachtgever
• Neem een collega mee: vier ogen zien meer dan twee

Debriefing-inzichten benutten

Directe acties

• Evaluatierapport: schrijf binnen 48 uur een intern rapport met verbeterpunten
• Juridische beoordeling: bespreek onduidelijkheden snel met een jurist — de Alcatel-termijn is beperkt
• Teambespreking: deel de feedback met iedereen die aan de inschrijving heeft bijgedragen

Structurele verbeteringen

• Patronen herkennen: houd een logboek bij van alle debriefings
• Schrijfkwaliteit verbeteren: veel feedback gaat over formulering, niet inhoud
• Strategische keuzes aanpassen: als je structureel verliest op prijs, herzien; op kwaliteit, investeer in je plan van aanpak
• Referentieportfolio opbouwen: als je verliest op referenties, werk gericht aan verbreding

Debriefing en de Alcatel-termijn

De debriefing staat in directe relatie tot de Alcatel-termijn. Belangrijk: een debriefing schorst de Alcatel-termijn niet op. Plan de debriefing zo vroeg mogelijk, zodat je na het gesprek nog tijd hebt voor juridische stappen.

Veelgestelde vragen

Moet de aanbestedende dienst een debriefing geven?

De wet verplicht een schriftelijke motivering bij de gunningsbeslissing. Een mondeling gesprek is strikt genomen niet verplicht, maar vrijwel alle professionele aanbestedende diensten bieden het aan.

Kan ik informatie uit een debriefing gebruiken in een rechtszaak?

Ja, aantekeningen van het gesprek kunnen als bewijs dienen. Wees je ervan bewust dat de aanbestedende dienst zich dit ook realiseert.

Hoe snel moet ik een debriefing aanvragen?

Direct na ontvangst van de gunningsbeslissing. De Alcatel-termijn bedraagt slechts twintig kalenderdagen.

Krijg ik ook een debriefing bij meervoudig onderhands?

Bij een meervoudig onderhandse procedure gelden minder formele regels, maar het is altijd zinvol om erom te vragen.

Wil je jouw debriefing-proces professionaliseren? Bekijk onze blogartikelen of neem contact met ons op voor een analyse van jouw win-ratio.