Een meerjarencontract is een overeenkomst die langer loopt dan een jaar. In de wereld van aanbestedingen gaat het meestal over contracten van drie tot zeven jaar. Het idee erachter is logisch: sommige diensten of leveringen vragen om continuiteit, en het heeft weinig zin om elk jaar opnieuw aan te besteden.
Een meerjarencontract verandert de dynamiek compleet. Bij een eenjarig contract lever je, facturer je en ga je door. Bij een meerjarencontract bouw je een relatie op.
Voor MKB-bedrijven zijn meerjarencontracten een tweesnijdend zwaard. Aan de ene kant bieden ze zekerheid. Aan de andere kant leg je een groot deel van je capaciteit voor jaren vast.
Die afweging is persoonlijk. Er is geen goed antwoord.
Meerjarencontracten bij overheidsopdrachten kennen bijna altijd een vaste structuur: een basisperiode met een of meer verlengingsopties. Bij raamovereenkomsten geldt een wettelijk maximum van vier jaar.
Een concreet voorbeeld. Een provincie besteedt het beheer en onderhoud van provinciale wegen aan voor vijf jaar, met een verlengingsoptie van drie jaar. In het eerste jaar investeert de opdrachtnemer fors in het leren kennen van het areaal. Die investering verdient zich pas terug in jaar twee en drie.
Zonder meerjarencontract zou die investering niet rendabel zijn.
Het grootste risico is prijserosie. Je biedt een prijs aan op basis van de kosten van vandaag. Maar lonen stijgen, materiaalprijzen fluctueren en regelgeving verandert.
Indexering is het standaardantwoord. Maar niet elk contract heeft een indexeringsclausule. Check altijd welke index wordt gehanteerd en of die past bij jouw kostenstructuur.
Een ander risico is afhankelijkheid. Als een meerjarencontract vijftig procent van je omzet vertegenwoordigt, heb je een probleem als het niet wordt verlengd. Diversificatie is noodzaak.
Maak een realistische kostprijsberekening voor de volledige looptijd, niet alleen voor het eerste jaar. Reken met scenario's: wat als de lonen vier procent per jaar stijgen?
Besteed in je plan van aanpak aandacht aan continuiteit. Hoe ga je om met personeelswisselingen over vijf jaar? Aanbestedende diensten waarderen het als je verder denkt dan de startdatum.
Lees de evaluatiecriteria voor verlenging zorgvuldig. Vanaf dag een moet je werken aan een dossier dat aantoont dat je levert wat je hebt beloofd.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012