Contractduur is de periode waarvoor een overeenkomst geldt na gunning van een aanbesteding. Simpel gezegd: hoe lang loop je met elkaar op. De duur staat altijd in de aanbestedingsstukken en bepaalt voor welke termijn je je prijs, capaciteit en kwaliteit moet garanderen. Soms is dat twee jaar. Soms acht. En dat verschil is groter dan je denkt.
De contractduur raakt alles. Je prijsopbouw, je personeel, je risicoprofiel. Een contract van twee jaar vraagt een compleet andere benadering dan een contract van zes jaar met twee verlengingsopties van elk twee jaar.
Bij kortlopende contracten is de aanloopinvestering relatief hoog ten opzichte van de opbrengst. Bij langlopende contracten heb je meer ruimte om te investeren in kwaliteit en innovatie, maar draag je ook langer het risico van prijsstijgingen, personeelsverloop en veranderende marktomstandigheden.
Voor MKB-bedrijven is contractduur extra belangrijk. Een te lang contract kan je capaciteit voor jaren vastzetten. Een te kort contract maakt de investering in de inschrijving nauwelijks rendabel.
De contractduur wordt door de aanbestedende dienst bepaald en staat in de aanbestedingsleidraad of het beschrijvend document. Je kunt als inschrijver niet onderhandelen over de looptijd, tenzij het een procedure met onderhandeling of een concurrentiegerichte dialoog betreft.
De meest voorkomende constructie is een vaste looptijd met verlengingsopties. Bijvoorbeeld: een basiscontract van drie jaar, met de optie tot verlenging van tweemaal een jaar. De aanbestedende dienst beslist of de optie wordt ingeroepen. Jij niet.
Neem een concreet voorbeeld. Een gemeente besteedt het onderhoud van openbare verlichting aan voor vier jaar, met een verlengingsoptie van twee keer twee jaar. Dit heeft directe gevolgen voor je prijsberekening. De meeste ervaren inschrijvers rekenen op de basisperiode en beschouwen verlengingen als bonus.
Bij raamovereenkomsten ligt het iets anders. Daar is de contractduur maximaal vier jaar, inclusief verlengingen. Dat is wettelijk vastgelegd in de Aanbestedingswet.
Een veelgemaakte fout is de contractduur los zien van de indexeringsafspraken. Een contract van zes jaar zonder indexering is bij stijgende lonen en materiaalprijzen een tikkende tijdbom. Check altijd of er een indexeringsclausule is opgenomen en welke index wordt gehanteerd.
Toch is er ook een andere kant. Sommige aanbestedende diensten kiezen bewust voor korte contracten om de markt scherp te houden. Maar het leidt ertoe dat leveranciers minder investeren in de relatie en hogere prijzen hanteren. Korter is niet altijd beter.
De Gids Proportionaliteit geeft hier handvatten. Contractduren moeten proportioneel zijn.
Lees de contractduur altijd in samenhang met de verlengingsopties, opzegtermijnen en indexeringsafspraken. Die vier elementen samen bepalen je werkelijke risico.
Stel vragen via de nota van inlichtingen als de contractduur onduidelijk is of als er geen indexeringsregeling is opgenomen.
Maak bij je prijsberekening altijd twee scenario's: een voor de basisperiode en een voor de maximale looptijd inclusief alle verlengingen. Bied je prijs aan op basis van de basisperiode. En wees eerlijk tegen jezelf: als de contractduur niet bij je bedrijf past, is niet inschrijven soms de slimste strategie.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012