Inschrijfgedrag

Wat is inschrijfgedrag?

Inschrijfgedrag is de verzamelnaam voor alle keuzes, handelingen en patronen van een inschrijver gedurende het aanbestedingsproces. Het begint bij de beslissing om wel of niet in te schrijven op een opdracht en eindigt bij de manier waarop de inschrijving wordt ingediend.

De term wordt gebruikt in twee contexten. Vanuit het perspectief van de aanbestedende dienst verwijst inschrijfgedrag naar het gedrag van de markt als geheel. Vanuit het perspectief van de inschrijver gaat het om de bewuste en onbewuste keuzes die de uitkomst van een aanbesteding beinvloeden.

In de praktijk wordt inschrijfgedrag steeds meer bestudeerd als onderdeel van tenderstrategie en bidmanagement.

Waarom is dit relevant?

Omdat de meeste bedrijven meer tijd en geld in aanbestedingen stoppen dan ze terug verdienen.

Een veelvoorkomend patroon: een bedrijf schrijft in op alles wat voorbijkomt, besteedt weinig tijd aan selectie, maakt generieke offertes en vraagt zich achteraf af waarom ze zo weinig gunningen binnenhalen.

Bedrijven die hun inschrijfgedrag bewust sturen, selecteren strenger welke aanbestedingen ze oppakken. Ze analyseren de kans op succes vooraf, kijken naar de geschiktheid van de opdracht voor hun bedrijf, de kwaliteit van de relatie met de opdrachtgever, de concurrentiedruk en de haalbaarheid van de eisen.

Hoe werkt het in de praktijk?

Een installatiebedrijf met 40 medewerkers deed drie jaar lang mee aan elke aanbesteding in hun regio. Slagingspercentage: onder de 15%. Na een analyse pasten ze hun inschrijfgedrag aan: voortaan alleen inschrijven binnen hun specifieke expertisegebied. Slagingspercentage na een jaar: boven de 40%.

Inschrijfgedrag omvat ook de timing van documenten. Inschrijvers die pas op de laatste dag indienen, lopen risico op technische problemen bij het uploaden in TenderNed.

Tips voor inschrijvers

Maak van de go/no-go beslissing een vast en serieus moment. Gebruik een scorekaart met criteria zoals: past de opdracht bij onze kerncompetenties, hebben we de vereiste referenties, wie zijn de verwachte concurrenten.

Analyseer elke verloren aanbesteding. Vraag altijd een debriefing aan. Niet als klacht, maar als leermogelijkheid.

Schrijf geen generieke inschrijvingen. Een inschrijving die specifiek ingaat op de situatie van de opdrachtgever valt op.

Dien op tijd in. Plan de definitieve indiening minimaal twee uur voor de deadline.