Een inschrijfstrategie is het geheel van bewuste keuzes dat je maakt voordat je begint met het opstellen van je aanbieding. Het gaat over de vraag: hoe ga je deze aanbesteding winnen? Niet alleen welke prijs je neerzet, maar hoe je je positioneert ten opzichte van de concurrentie, welke kwaliteitsaspecten je benadrukt en hoe je de beoordelaar overtuigt dat jij de beste keuze bent. Zonder strategie schrijf je gewoon een document. Met strategie schrijf je een argument.
Aanbestedingen worden niet gewonnen door de inschrijver die het meeste tijd in het document steekt, maar door de inschrijver die de juiste keuzes maakt. De meeste MKB-bedrijven die inschrijven op overheidsopdrachten hebben geen expliciete strategie. Ze lezen de documenten, schrijven wat er gevraagd wordt en hopen op het beste. Dat is begrijpelijk, maar het leidt tot generieke aanbiedingen die beoordelaars niet bijblijven.
Een bewuste inschrijfstrategie maakt je inschrijving coherent. Elke alinea draagt bij aan dezelfde centrale boodschap. De beoordelaar ziet een helder verhaal in plaats van een verzameling antwoorden op losse vragen.
Een inschrijfstrategie begint met een analyse van drie elementen: de opdracht, de aanbestedende dienst en de verwachte concurrentie. Over de opdracht stel je vragen als: wat is het echte probleem dat de opdrachtgever wil oplossen? Wat staat er tussen de regels in de leidraad? Over de opdrachtgever: wat zijn hun prioriteiten, wat is hun risicoprofiel, welke ervaringen hebben ze gehad met eerdere leveranciers? En over de concurrentie: wie schrijft er waarschijnlijk in, wat zijn hun sterke punten, waar ben jij beter?
Op basis van die analyse kies je een win-thema. Dit is de centrale gedachte die door je hele inschrijving loopt. Een voorbeeld: een adviesbureau schrijft in op een transformatietraject voor een woningcorporatie. De concurrent is een groot bureau met honderd consultants. Het win-thema wordt: "Wij zijn de enige partij die dit traject volledig met senior adviseurs uitvoert. Geen juniors, geen roulerende teams. U heeft altijd contact met dezelfde twee mensen die uw organisatie kennen." Elk onderdeel van de inschrijving versterkt dit thema.
Strategie heeft ook een prijsdimensie. Bij een EMVI-aanbesteding met 60% kwaliteit en 40% prijs is de vraag: hoeveel kwaliteitspunten kun je scoren en wat kost een extra punt je? Soms is het slimmer om iets hoger in te schrijven en te investeren in een sterkere kwaliteitsaanbieding. Bij een laagste-prijs-aanbesteding is de rekening andersom: kwaliteitsonderscheid telt niet, dus kostenbeheersing is de enige variabele die ertoe doet.
Ga-of-niet-ga analyse is een onderdeel van inschrijfstrategie dat veel bedrijven overslaan. Niet elke aanbesteding is de moeite waard. Factoren als de verwachte concurrentie, de winstmarge, de fit met je kerncompetenties en de tijdsinvestering bepalen samen of je kans van slagen groot genoeg is om in te schrijven. Een inschrijving kost gemiddeld twintig tot vijftig uur. Die tijd steek je liever in een aanbesteding waar je echt kans maakt.
Strategie helpt niet als je besluit in te schrijven zonder voldoende capaciteit om de opdracht goed uit te voeren. Veel MKB-bedrijven schrijven in op opdrachten die net iets te groot zijn, winnen ze op een scherpe prijs, en lopen dan vast in de uitvoering. Een inschrijfstrategie begint daarom ook bij de vraag: willen we dit eigenlijk? Past dit bij onze richting? Een nee op die vraag is ook een strategische keuze.
Stel het win-thema altijd op schrift, in maximaal twee zinnen. Als je het win-thema niet in twee zinnen kunt samenvatten, is het nog niet scherp genoeg. Deel die twee zinnen met iedereen die aan de inschrijving werkt en toets elke alinea daaraan: draagt dit bij aan het win-thema of niet?
Gebruik de nota van inlichtingen als strategisch instrument. De vragen die concurrenten stellen, en de antwoorden die de aanbestedende dienst geeft, vertellen je veel over wat anderen als knelpunten zien. Als jij die knelpunten al hebt opgelost, benoem dat dan expliciet in je inschrijving.
Wees eerlijk over je zwakke punten en ga er actief mee om. Als je minder referenties hebt dan grotere concurrenten, erken dat dan niet in de inschrijving, maar compenseer het door de relevantie van je referenties extra goed te onderbouwen. Een goed gekozen referentie die perfect aansluit bij de opdracht wint het van drie generieke referenties.
Evalueer elke verloren inschrijving. Vraag om een debriefing. Vraag de scores op. Vergelijk wat je dacht te scoren met wat je daadwerkelijk scoorde. Die informatie verfijnt je strategie voor de volgende keer meer dan welke handleiding dan ook.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012