Prijskwaliteitverhouding

Wat is de prijskwaliteitverhouding?

De prijskwaliteitverhouding, officieel Beste Prijs-Kwaliteitverhouding of BPKV, is het gunningscriterium waarbij zowel prijs als kwaliteit meetellen bij de beoordeling van een inschrijving. Niet de goedkoopste wint. De beste verhouding tussen wat je betaalt en wat je krijgt wint.

Sinds de wetswijziging van 2016 valt BPKV onder de paraplu van EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving). EMVI is het overkoepelende begrip met drie varianten:

• Beste Prijs-Kwaliteitverhouding (BPKV) - prijs en kwaliteit wegen mee
• Laagste prijs - alleen de prijs telt
• Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit (KBK) - totale levenscycluskosten

De wettelijke basis staat in artikel 2.114 en 2.115 van de Aanbestedingswet 2012.

Waarom is BPKV belangrijk voor jou?

BPKV is de standaard. Punt. Artikel 2.114 lid 1 schrijft voor dat aanbestedende diensten gunnen op basis van BPKV, tenzij ze gemotiveerd afwijken. Willen ze op laagste prijs gunnen? Dan moeten ze uitleggen waarom. Niet andersom.

In de praktijk wordt bij ruim 94 procent van alle dienstenopdrachten gegund op BPKV. Bij leveringen ligt dat rond de 93 procent, bij werken op 81 procent. Alleen bij relatief eenvoudige, gestandaardiseerde opdrachten zie je laagste prijs.

Dat is goed nieuws als je een kleiner bedrijf bent. Je hoeft niet de goedkoopste te zijn. Je moet de slimste zijn. Een sterk inhoudelijk verhaal kan een prijsverschil van tienduizenden euro's compenseren. Daar zit je kans.

Hoe wordt de prijskwaliteitverhouding berekend?

Er zijn drie gangbare scoringsmethoden. Welke wordt gebruikt, staat in het beoordelingsmodel van de aanbesteding. Lees dat model als eerste. Altijd.

1. Puntensysteem

De meest voorkomende methode. Prijs en kwaliteit krijgen elk een gewogen score. Bijvoorbeeld: kwaliteit 70%, prijs 30%. De inschrijver met de hoogste totaalscore wint.

Stel: jouw kwaliteitsscore is 85 van de 100 en je prijs is 200.000 euro. Je concurrent scoort 70 op kwaliteit voor 180.000 euro. Als kwaliteit 70% weegt, win jij ondanks de hogere prijs.

2. Gunnen op waarde

De aanbestedende dienst kent een fictieve waarde toe aan kwaliteitsonderdelen. Die waarde wordt van de prijs afgetrokken. De laagste 'gewogen prijs' wint.

3. Fictieve korting

Elke kwaliteitspunt levert een fictieve korting op je prijs op. Een voorbeeld maakt het concreet:

Inschrijver A biedt 1.000.000 euro en scoort 9 van de 10 op kwaliteit. Met een fictieve korting van 10.000 euro per punt wordt de gewogen prijs: 1.000.000 minus (9 keer 10.000) = 910.000 euro.

Inschrijver B biedt 950.000 euro en scoort 6 van de 10. Gewogen prijs: 950.000 minus (6 keer 10.000) = 890.000 euro. Inschrijver B wint op papier, ondanks de lagere kwaliteit. Of dat de bedoeling was van de opdrachtgever? Dat hangt af van hoe zwaar ze de fictieve korting instellen.

Vier tips om te scoren op BPKV

• Lees het beoordelingsmodel twee keer. De eerste keer om te begrijpen. De tweede keer om te zien wat de beoordelingscommissie echt zoekt. Vaak zit het antwoord in de formulering van subvragen.
• Reken het door. Maak een spreadsheet. Vul verschillende scenario's in voor prijs en kwaliteitsscore. Bij welke combinatie win je? Bij welke verlies je? Een half uur rekenwerk kan weken schrijftijd besparen.
• Investeer in je EMVI-plan. Bij BPKV is je kwaliteitstekst geen bijlage. Het is je belangrijkste wapen. Schrijf concreet, met cijfers, met bewijs. Geen beloftes maar aantoonbare resultaten.
• Ken je concurrent. Via de Nota van Inlichtingen kun je hints oppikken over wie er meedoen. Als de huidige opdrachtnemer inschrijft, moet je op kwaliteit echt uitblinken.

Veelgestelde vragen

Is BPKV hetzelfde als EMVI?

Niet meer. Sinds 2016 is EMVI het overkoepelende begrip. BPKV is een van de drie gunningscriteria onder EMVI. In de praktijk gebruiken veel mensen 'EMVI' nog als synoniem voor BPKV. Dat is technisch niet meer correct, maar iedereen begrijpt wat je bedoelt.

Wanneer mag een aanbestedende dienst op laagste prijs gunnen?

Alleen als ze dat motiveren in de aanbestedingsstukken. De Gids Proportionaliteit maakt BPKV het vertrekpunt. Afwijken kan, maar niet zomaar. In de praktijk zie je laagste prijs vooral bij gestandaardiseerde leveringen en eenvoudige werken.

Hoe zwaar weegt kwaliteit ten opzichte van prijs?

Dat verschilt per aanbesteding. Gangbare verhoudingen zijn 70/30 of 60/40 (kwaliteit/prijs). Bij complexe dienstverlening kan kwaliteit zelfs 80% wegen. Check altijd het beoordelingsmodel. Daar staat de exacte verdeling.

Meer weten?

Lees ook onze uitleg over EMVI, gunningscriteria en BPKV. De prijskwaliteitverhouding is het hart van elke aanbesteding op kwaliteit. Hoe beter je het begrijpt, hoe scherper je inschrijft.