Een schrijfplan is een intern werkdocument dat je opstelt voordat je begint met het daadwerkelijk schrijven van je inschrijving. Het legt vast wie wat schrijft, wanneer het klaar moet zijn en welke boodschap je per onderdeel wilt overbrengen. Zonder schrijfplan werken teamleden langs elkaar heen, en dat merk je terug in een inschrijving die los aanvoelt en niet als een geheel overkomt. Een goed schrijfplan is de ruggengraat van je hele aanpak.
Aanbestedingen hebben strakke deadlines. Je hebt soms maar twee tot vier weken om een volledige inschrijving te produceren, inclusief alle bijlagen, verklaringen en kwaliteitsplannen. In die tijdsdruk gaat het vaak mis: iemand schrijft de projectaanpak terwijl een ander de organisatiebeschrijving opbouwt, en niemand heeft afgesproken welke kernboodschap centraal staat. Het resultaat is een stapel teksten die technisch kloppen maar de beoordelaar niet overtuigen.
Voor MKB-inschrijvers is dit probleem groter dan bij grote bedrijven met dedicated bid-teams. Jij schrijft misschien zelf mee terwijl je ook de operationele verantwoordelijkheid draagt. Een schrijfplan geeft dan structuur en voorkomt dat je op het laatste moment in de stress schiet.
Een schrijfplan begint met een analyse van het aanbestedingsdocument. Je leest de leidraad, het programma van eisen en de gunningscriteria aandachtig door en stelt vast welke vragen beantwoord moeten worden. Vervolgens maak je een inhoudsopgave van je inschrijving en koppel je aan elk onderdeel een eigenaar, een woordtelling en een deadline.
Stel dat je inschrijft op een adviesopdracht voor een gemeente. De gunningscriteria zijn kwaliteit (60%) en prijs (40%), met subvragen over aanpak, team en risicobeheer. Je schrijfplan bevat dan kolommen als: onderdeel, verantwoordelijke, kernboodschap, deadline concept, deadline review en status. Voor het onderdeel "Aanpak" staat de kernboodschap beschreven: "Wij werken in drie fases met wekelijkse stuurgroeprapportage, zodat de gemeente altijd grip houdt op het traject." Die zin staat al in het schrijfplan, nog voor iemand begonnen is met schrijven.
Het schrijfplan bevat ook een sectie over toon en stijl. Schrijf je formeel of toegankelijk? Gebruik je de naam van de contactpersoon? Hoe ga je om met technisch jargon? Dit soort afspraken voorkomt tekstuele inconsistentie.
Een tweede onderdeel is de bewijsmatrix. Per gunningscriterium noteer je welk bewijs je gaat leveren: een referentie, een cv, een methodebeschrijving of een concrete casus. Zo zie je in een oogopslag of je voor elk criterium sterk bewijs hebt, of dat je nog iets moet ophalen.
De meest gemaakte fout is beginnen met schrijven zonder plan. Dat lijkt sneller, maar leidt altijd tot herschrijfwerk als je halverwege ontdekt dat de teksten niet op elkaar aansluiten of dat een kernboodschap ontbreekt. Een tweede veelgemaakte fout is het verwaarlozen van de bijlagen. Inschrijvers besteden uren aan de kwalitatieve teksten maar vullen verklaringen en bijlagen in het laatste uur in. Dat is het moment waarop fouten worden gemaakt die tot uitsluiting kunnen leiden.
Start het schrijfplan op de dag dat je besluit in te schrijven, niet pas als de deadline nadert. Reserveer een blok van twee uur direct na het lezen van de leidraad om het plan op te zetten. Die investering win je dubbel terug in de schrijffase, omdat iedereen precies weet wat er van hem verwacht wordt.
Gebruik de puntenverdeling uit de gunningscriteria als leidraad voor de woordverdeling in je inschrijving. Als aanpak 40 punten waard is en prijs 20 punten, geef dan ook minstens twee keer zoveel ruimte aan de aanpak. Veel inschrijvers verspillen woordruimte aan secties die weinig bijdragen aan de score.
Plan een reviewmoment in voor de hele inschrijving samen, niet alleen per onderdeel afzonderlijk. De beoordelaar leest je document van voor naar achter en beoordeelt de samenhang. Een collega die het geheel in een keer doorleest pikt inconsistenties op die je mist als je per paragraaf beoordeelt.
Maak je schrijfplan herbruikbaar. Sla een blanco template op met de kolommen die voor jou werken. Bij de volgende aanbesteding pas je het aan op de specifieke gunningscriteria en ben je in twintig minuten klaar met het opzetten van de structuur.
Let op de minimumeisen. Een schrijfplan helpt je ook om te bewaken dat je geen verplichte elementen vergeet. Maak een checklist van alle knock-out criteria en documentvereisten en hang die aan je schrijfplan vast. Zo loop je vlak voor indiening systematisch langs alle verplichte stukken in plaats van te hopen dat alles erbij zit.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012