Een kwaliteitsplan is een document waarin je uitlegt hoe je de kwaliteit van je werk bewaakt tijdens de uitvoering van een opdracht. Je beschrijft welke processen je inricht, hoe je controleert of het werk aan de eisen voldoet en wat je doet als dat niet zo is.
Bij aanbestedingen wordt een kwaliteitsplan gevraagd als kwaliteitsborging een van de gunningscriteria is. Dat zie je vaak bij opdrachten in de bouw, techniek, zorg en dienstverlening. De aanbestedende dienst wil weten: niet alleen wat je levert, maar hoe je zorgt dat het goed blijft.
Een kwaliteitsplan is niet hetzelfde als een plan van aanpak. Een plan van aanpak beschrijft wat je gaat doen. Een kwaliteitsplan beschrijft hoe je controleert of het goed gaat.
Inschrijvers die dit verschil niet kennen, leveren een aanpak in als kwaliteitsplan. Dat scoort laag. De commissie zoekt naar concrete borgingsmechanismen: checklists, tussentijdse evaluaties, escalatieprotocollen, kwaliteitsindicatoren met meetmomenten.
Het kwaliteitsplan telt vaak 10 tot 20 procent van de totale kwaliteitsscore. Bij grote opdrachten is dat het verschil tussen winnen en verliezen.
Een sterk kwaliteitsplan heeft een vaste structuur. Je begint met je kwaliteitsbeleid: wat verstaat jouw organisatie onder kwaliteit in dit type opdracht? Dan beschrijf je de uitvoeringsprocessen en de controlemomenten daarin. Vervolgens leg je uit hoe je rapporteert aan de opdrachtgever en wat de procedure is bij afwijkingen.
Concrete elementen die commissies waarderen:
Een voorbeeld. Een schoonmaakbedrijf schrijft in op een gemeentelijk contract. In hun kwaliteitsplan beschrijven ze maandelijkse inspecties met een gestandaardiseerde checklist, directe registratie in een app die de opdrachtgever kan inzien, en een responstijd van 24 uur bij afwijkingen. De commissie scoort dit hoog omdat het controleerbaar is, niet omdat het veelbelovend klinkt.
Pas het kwaliteitsplan aan op de specifieke opdracht. Generieke teksten over "wij streven naar kwaliteit" scoren niet. Gebruik de terminologie en eisen uit de aanbestedingsleidraad.
Noem altijd een verantwoordelijke persoon bij elk borgingsmechanisme. Anonieme processen wekken geen vertrouwen.
Voeg meetbare indicatoren toe. "We controleren wekelijks" is beter dan "we controleren regelmatig." "Responstijd maximaal 4 uur bij prioriteit-1 meldingen" is beter dan "we reageren snel."
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012