CV-eis

Wat is een CV-eis?

Een CV-eis is een geschiktheidseis waarbij de aanbestedende dienst verlangd dat je curricula vitae instuurt van de mensen die de opdracht daadwerkelijk uitvoeren. Het gaat niet om jouw bedrijf als geheel, maar om de opleiding, werkervaring en aantoonbare competenties van specifieke personen. Aanbesteders gebruiken dit om te beoordelen of het team dat straks aan de slag gaat voldoende kennis en ervaring heeft voor het werk.

Waarom is dit relevant?

Voor MKB-bedrijven is de CV-eis soms een struikelblok. Grote opdrachtgevers stellen gedetailleerde eisen aan opleidingsniveau, specifieke certificeringen of minimumaantal jaren relevante ervaring. Als je een cv indient dat net niet aansluit op de gestelde criteria, riskeer je uitsluiting nog voor de inhoudelijke beoordeling begint. Dat maakt zorgvuldige voorbereiding hier geen luxe, maar noodzaak.

Het is een formele geschiktheidseis, geen beoordelingscriterium. Ofwel je voldoet eraan, ofwel je doet niet mee. Die binaire werking maakt de CV-eis scherper dan veel andere onderdelen van een inschrijving.

Verschil met een gunningscriterium op cv-kwaliteit

Sommige aanbestedingen gaan verder dan een geschiktheidseis op cv's. Ze beoordelen de kwaliteit van de cv's als onderdeel van de gunning. Dat betekent dat een senior-consultant met tien jaar ervaring in een relevante sector meer punten scoort dan iemand die net over de minimumdrempel van de geschiktheidseis komt. In die situatie is het cv zowel een toegangskaartje als een scoringsdocument. Lees de beoordelingsmatrix in de leidraad altijd samen met de geschiktheidseisen. Het verschil bepaalt hoe diep je in het cv-redigeren moet gaan: voldoen aan de eis, of zo sterk mogelijk scoren op de criteria.

Hoe werkt het in de praktijk?

Stel dat een gemeente een aanbesteding uitschrijft voor projectmanagementdiensten bij een omgevingsvisietraject. De leidraad stelt dat de projectmanager minimaal vijf jaar ervaring moet hebben met participatieprocessen in de publieke sector en in het bezit moet zijn van een erkend projectmanagementcertificaat. Je levert een cv aan van de persoon die je wilt inzetten. De aanbesteder controleert of de gevraagde jaren ervaring aantoonbaar zijn en of het certificaat geldig is.

Wat je dan ziet in de praktijk: inschrijvers redigeren het cv van de functionaris zodat de relevante ervaring helder naar voren komt. Dat is toegestaan, mits de informatie feitelijk klopt. Een cv dat vol staat met niet-relevante projecten maar de gevraagde kennis pas op pagina vier noemt, geeft de beoordelaar onnodig veel zoekwerk en verhoogt het risico op een gemiste vinkje.

Let op het onderscheid tussen geschiktheidseisen en gunningscriteria. Een CV-eis bepaalt of je meedoet. De kwaliteit van de cv's kan ook een rol spelen bij de gunning, maar dan staat dat expliciet vermeld in de beoordelingsmatrix. Als de leidraad alleen spreekt van een geschiktheidseis, telt het cv niet mee in de score.

Tips voor inschrijvers

Lees de CV-eis woord voor woord. Aanbesteders formuleren soms heel specifiek: "minimaal drie jaar ervaring in de afgelopen zeven jaar" is iets anders dan "minimaal drie jaar relevante werkervaring." Het eerste heeft een tijdvenster, het tweede niet. Kleine verschillen in formulering bepalen of een cv geldig is.

Maak een checklist van alle gevraagde elementen per functionaris en vink ze af op het ingediende cv. Opleidingsniveau, certificaten, specifieke ervaringsgebieden, het aantal jaren per domein: alles moet terug te vinden zijn. Ontbreekt er een element, dan ben je uitgesloten.

Houd rekening met de proportionaliteitsregel. Aanbesteders mogen eisen stellen, maar die eisen moeten proportioneel zijn aan de opdracht. Als een relatief kleine opdracht buitensporig zware cv-eisen stelt, heb je het recht om daar in de Nota van Inlichtingen een vraag over te stellen. Soms passen aanbesteders de eis aan na terechte kritiek vanuit de markt.

Stem intern af wie de sleutelfunctionarissen zijn voordat je de inschrijving start. Niets is frustrerender dan halverwege het inschrijfproces ontdekken dat de enige persoon die aan de CV-eis voldoet al geboekt is voor een andere opdracht in dezelfde periode. Vroeg plannen voorkomt last-minute improvisatie.

Heb je twijfel of een cv aan de eisen voldoet? Stel de vraag via de vragenronde. De aanbesteder is verplicht te antwoorden en dat antwoord geldt voor alle inschrijvers. Je legt daarmee ook een claim als achteraf blijkt dat de aanbesteder jou onterecht heeft uitgesloten op basis van een eigen interpretatie die hij nooit publiekelijk had gecommuniceerd.

Ten slotte: houd het cv beknopt en to the point. Aanbesteders die twintig inschrijvingen beoordelen, hebben geen behoefte aan cv's van tien pagina's. Twee tot drie pagina's per functionaris is gangbaar. Zorg dat de elementen die de aanbesteder wil zien direct zichtbaar zijn, niet verstopt tussen functiebeschrijvingen die geen enkele relatie hebben met de opdracht. Een cv dat de beoordelaar zijn werk makkelijk maakt, wekt vertrouwen.