De opdrachtnemer is de partij die de aanbesteding heeft gewonnen en de opdracht gaat uitvoeren. Je wordt opdrachtnemer op het moment dat de overeenkomst met de aanbestedende dienst is ondertekend. Tot dat moment ben je inschrijver of, na de selectiefase, gegadigde.
Het verschil in terminologie is meer dan formeel. Als inschrijver heb je geen contractuele relatie met de opdrachtgever. Als opdrachtnemer wel. Met alle rechten en plichten die daarbij horen.
De overgang van inschrijver naar opdrachtnemer markeert een kantelpunt. Alles wat je hebt beloofd in je inschrijving, plan van aanpak en kwaliteitsplan wordt nu contractueel vastgelegd. Wat je schrijft telt.
Aanbestedende diensten houden inschrijvingen na gunning regelmatig naast de uitvoering. Als je tijdens de uitvoering afwijkt van wat je in de inschrijving hebt beloofd, loop je het risico op een boete, contractbreuk of uitsluiting van toekomstige aanbestedingen.
Voor MKB-bedrijven is de stap van inschrijver naar opdrachtnemer ook financieel relevant. Je hebt de opdracht gewonnen, maar de uitvoering vraagt capaciteit, cashflow en projectmanagement. Onderschat dat niet.
Na de gunningsbeslissing volgt de standstill-termijn van 20 kalenderdagen. Pas daarna wordt de definitieve gunning uitgesproken en het contract getekend. Vanaf dat moment ben je formeel opdrachtnemer.
De overeenkomst beschrijft de scope, doorlooptijd, vergoeding en de voorwaarden uit de aanbestedingsdocumenten. In de meeste gevallen zijn de inkoopvoorwaarden van de aanbestedende dienst van toepassing. Lees die goed door voor het tekenen.
Een specifieke situatie: je kunt als combinatie inschrijven en samen opdrachtnemer worden. Dan zijn alle combinanten hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering. Als een partij uitvalt, moeten de anderen de volledige verplichting nakomen. Dat is iets om vooraf goed te regelen in een combinatieovereenkomst.
Een ander aandachtspunt is onderaanneming. Je kunt als opdrachtnemer werk uitbesteden aan onderaannemers. Maar je blijft zelf verantwoordelijk voor de volledige uitvoering richting de opdrachtgever.
Zorg dat je inschrijving realistisch is. Beloof alleen wat je kunt waarmaken. Wat goed klinkt op papier maar niet uitvoerbaar is, kost je als opdrachtnemer veel meer dan het je als inschrijver oplevert.
Leg bij combinatieverband de onderlinge afspraken vast in een combinatieovereenkomst voordat je inschrijft. Niet na de gunning.
Zorg na gunning voor een goede overdracht van de tender naar het uitvoeringsteam. De mensen die het werk doen zijn niet altijd dezelfde als de mensen die de inschrijving schreven. Die overdracht is vaker een zwakke schakel dan je denkt.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012