Een MVO-verklaring is een document waarin je als organisatie beschrijft hoe je omgaat met maatschappelijk verantwoord ondernemen. Het gaat over drie pijlers: people, planet en profit. Concreet legt het vast wat je doet op het gebied van milieu, arbeidsomstandigheden, eerlijk zakendoen en maatschappelijke betrokkenheid.
Niet te verwarren met een CSRD-rapportage of een volledig ESG-beleid. Een MVO-verklaring is vaak korter, praktischer en specifiek gericht op wat je als MKB-bedrijf daadwerkelijk doet. Geen glossy brochure van 40 pagina's. Meer een helder overzicht van twee tot vijf pagina's met concrete maatregelen en ambities.
Steeds meer aanbestedende diensten vragen een MVO-verklaring als onderdeel van de inschrijving. Soms als knock-outeis, soms als onderdeel van de MVI-criteria. Bij gemeentelijke opdrachten in de facilitaire sector, bouw en ICT is het bijna standaard geworden.
De reden is logisch. Overheden willen zaken doen met partijen die verder kijken dan alleen winst. Ze willen weten of je nadenkt over je CO2-uitstoot, hoe je met je medewerkers omgaat en of je leveranciers fatsoenlijk betaalt. Die informatie halen ze uit je MVO-verklaring.
Geen MVO-verklaring? Dan mis je punten. Of erger: je inschrijving wordt als ongeldig terzijde gelegd. Dat klinkt streng, maar het gebeurt regelmatig bij aanbestedingen waar duurzaamheid zwaar weegt in de beoordelingscriteria.
Hier ontstaat vaak verwarring. De CSRD is Europese wetgeving die grote bedrijven verplicht om uitgebreid te rapporteren over duurzaamheid. Dat gaat veel verder dan een MVO-verklaring: dubbele materialiteitsanalyse, externe assurance, gedetailleerde datapunten. Voor de meeste MKB-bedrijven geldt de CSRD (nog) niet.
ESG-criteria zijn de meetlat waarlangs investeerders en opdrachtgevers je duurzaamheidsprestaties beoordelen. Een MVO-verklaring raakt aan ESG, maar is geen volledige ESG-rapportage. Zie het als de instapversie. Toegankelijk, haalbaar en voor aanbestedingen vaak voldoende.
Dat betekent niet dat je er met een paar holle zinnen komt. Aanbestedende diensten herkennen copy-paste-beleid op kilometers afstand.
Stel, je bent een schoonmaakbedrijf met 45 medewerkers en je schrijft in op een gemeentelijke opdracht. In de aanbestedingsleidraad staat: "Inschrijver dient een actuele MVO-verklaring bij te voegen waaruit blijkt welke maatregelen hij neemt op het gebied van duurzaamheid en sociaal beleid."
Een sterke MVO-verklaring bevat minimaal deze onderdelen:
Die laatste bullet is cruciaal. Een verklaring zonder doelstellingen is een opsomming van goede bedoelingen. Schrijf op dat je in 2027 volledig overstapt op biologisch afbreekbare reinigingsmiddelen, of dat je het ziekteverzuim wilt terugbrengen van 7% naar 5%. Maak het concreet.
Veel MKB-bedrijven denken dat ze een extern bureau nodig hebben voor een MVO-verklaring. Dat hoeft niet. Sterker nog: de beste MVO-verklaringen worden intern geschreven, omdat ze dan ook daadwerkelijk weerspiegelen wat je doet.
Begin met een inventarisatie. Wat doe je al? De meeste bedrijven doen meer aan MVO dan ze denken. Je rijdt misschien al elektrisch. Je biedt misschien al stageplekken aan. Je scheidt misschien al afval op de werkplek. Schrijf het op.
Vul aan met twee of drie verbeterpunten. Niet tien, want dat is ongeloofwaardig als je ze niet waarmaakt. Kies punten die passen bij je bedrijfsvoering en die je binnen een jaar kunt realiseren. Een installatiebedrijf dat belooft CO2-neutraal te worden in zes maanden is niet ambitieus, dat is onrealistisch.
Laat het document leven. Update het jaarlijks, voeg resultaten toe en pas de doelstellingen aan. Een MVO-verklaring van drie jaar oud zonder updates is een waardeloos document bij een aanbesteding.
Stem je MVO-verklaring af op de opdracht. Een generiek document werkt, maar een verklaring die specifiek ingaat op de thema's die de aanbestedende dienst belangrijk vindt, scoort beter. Vraagt de opdrachtgever veel aandacht voor social return? Besteed daar dan extra aandacht aan in je verklaring.
Verwijs naar bewijsstukken. Een ISO 14001-certificering, een MVO-prestatieladder of een keurmerk van je branchevereniging geeft je verklaring gewicht. Geen certificeringen? Verwijs dan naar concrete resultaten: "In 2025 hebben wij ons papierverbruik met 40% gereduceerd door digitalisering van werkbonnen."
Wees eerlijk over wat je nog niet doet. Een verklaring die erkent dat je op bepaalde vlakken nog stappen moet zetten, is geloofwaardiger dan een document dat suggereert dat je overal al perfect scoort. Aanbestedende diensten waarderen die nuance meer dan je denkt.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012